大家好，欢迎来到“卡卡读书”。今天要为大家解读的是第二本时间管理相关的书《搞定Ⅰ：无压工作的艺术》。
现代社会生活节奏很快，工作的事儿，家庭的事儿，一大堆，每个人一天下来都是焦头烂额。
面对这种情况，很多人第一反应就是制定一个时间表，规定好某个时间干某件事，这样既能把时间用在刀刃上，又显得很有条理，不会遗漏任务。
但事情根本不会这么简单，因为时间表有一个明显的缺点：不够灵活。
比如，你规定自己9点-11点写完一篇文章，然后中午11点-12点和好友共进午餐。结果文章写到一半，卡壳写不出来了，或者在规定时间内写不完了，怎么办？
遇到过类似情况的小伙伴都知道，你马上就会感到压力，变得焦虑，然后陷入一个恶性循环：压力越大，效率越低；效率越低，压力越大……如果这时又有一个你不得不立即处理的突发情况，比如领导给你一个紧急任务，你大概有骂人的冲动。
因为既难以精准预测每个任务的完成时间，又无法应对突发情况，所以越精确的时间表，使用起来越容易变得混乱（而过于粗放的时间表又没有意义）。
混乱带来压力，会干扰我们的大脑，严重影响我们的效率和创造力。
那么问题就来了：如果不用时间表，我们该如何应对数不清的任务呢？
《搞定》这本书，提供了一个以英文书名“Getting Things Done”缩写“GTD”命名的新方法：不管理时间，直接管理任务。其核心理念就是把所有任务都转化为可执行的行动，并赶出我们大脑，为大脑制造一个没有压力的环境，充分释放大脑的创造力，高效完成工作。
因为GTD能够消除压力、提高效率，所以说越忙的人，压力越大的人，越应该试一试这个方法。据说40%的世界500强企业都在使用GTD管理方法。
《搞定》的作者戴维·艾伦，是开发个人潜力、提升企业效率的世界级权威，曾被《福布斯》杂志评为美国最优秀的管理教练之一。
1 什么是GTD？
了解GTD之前，我们首先得弄明白工作压力来自何方。
很多人认为，压力是因为事情太多，可仔细想想，你会发现，压力的来源不是事情太多，而是对完成这些事情的承诺。
比如，你今天的任务有如下几个：上午10点和同事讨论新的工作方案，下班前做完PPT，下班后给自己买一件新衣服，给孩子买一本新书。
这些任务中都隐含着承诺，讨论工作方案，做PPT是对老板的承诺，他给你开工资，你得把活干完；给孩子买书，让孩子开心，是对孩子的承诺；买衣服，让自己看起来更漂亮，是对自己的承诺。
承诺让我们总担心完不成任务，让我们陷入了压力之中；如果没有承诺，任务是否完成无所谓，我们就不会感到任何压力了。
GTD通过完成承诺，帮我们消除压力，高效工作。
第一步是以结果为导向，把所有任务都转化为可执行的行动。
我们回想一下平时是怎么记录任务的？比如今天只有一个任务（这是为了方便说明，当然每天不可能一个任务）：和朋友吃饭。你可能在头脑中，或者在手机上记录个关键词：吃饭。
这种传统的记录方法，会给大脑带来额外负担。在哪吃饭，几点出发，开车还是地铁，开车万一堵车怎么办，地铁卡带着了吗，吃饭时要不要和朋友讨论正式的问题，要不要准备一下措辞……
只一个任务，大脑就要考虑这么多，如果是五个任务、十个任务呢，大脑很容易就陷入忙乱。而且，这些问题会盘踞在我们脑海中，时不时地跳出来，分散我们的注意力，影响我们的专注度。
通过把任务转化为行动，GTD能有效解决这个问题。
我们先事先思考一下，任务完成的结果是什么。
以和朋友吃饭为例，你希望得到的理想结果是什么？
为了推动事情进展，你采取的下一步行动是什么？
你希望不迟到，所以决定乘坐更准时的地铁；你希望和朋友愉快地聊天，不受别人打扰，所以最好定个包间。这样，我们通过提前思考，把每一个任务都转化为具体行动。
然后，我们不再记录“吃饭”这个任务而是转化后的行动。比如，“中午12点定包间”、 “下午两点四十乘坐地铁去餐厅”这样的可执行的行动。
这个看似微小的调整，却改变了我们解决问题的方式：我们随时拥有一个可执行的“下一步行动”，每个行动可能用一两分钟就能完成，但这些行动却扎扎实实地推动了整个任务的完成。
第二步是把这些行动列成清单，放置在一个可靠的存储器中，清空大脑，让大脑处于高效工作状态。
这种存储器，可以是笔记本，可以是手机软件，不管是什么，总之逻辑性要强，能分门别类的记录清单，并可以随时查询。这样，我们大脑就可以不用记录这些行动，而是把精力解放出来，全部投入到正在执行的、唯一的行动，高效地完成任务。
人的大脑就像电脑的CPU，是用来工作而不是记忆的。如果记忆区域占了太多缓存，工作区域的效率就会降低。清空大脑就像清空CPU的缓存，为的是释放更多的能量，用在工作而不是记忆上。
GTD的核心理念我们懂了，那么，具体怎么使用这个方法呢？很简单，我们通过横向管理和纵向管理两个方面，就可以轻松掌握这个方法。
2 GTD的横向管理
GTD通过横向管理，把能想到的行动和项目都管理起来，事无遗漏，一一完成。
横向管理，搜集任何一件材料，记录成清单，放入存储器中。
材料包括什么呢？任何进入我们精神世界中，没有指定下一步行动的东西，都叫做材料，工作、购物、和朋友吃饭、读书、遇到一篇好文章、收一条微信、发一封邮件，遛狗、浇花等等，任何生活和工作中可能需要行动的事件都算。
然后，这些材料要分成两大类：
不需要行动类：
垃圾：永远不需要行动的，可以扔一边不管。比如你已经核对完的账单。
参考资料清单：可能作为某个行动的参考资料。比如，发现一篇好的理财文章，写稿可能用上。
将来也许清单：现在不会，但将来可能采取行动。比如，等孩子放假后带他去迪士尼玩。
需要行动的：
立即执行：行动能在两分钟之内完成的，立即执行。比如给别人回一条微信。
下一步行动清单：如果这份工作需要尽快完成，记录到这个清单中。比如要求定时完成的工作。
日程表：两分钟内不能完成的行动，需要指定时间内完成的，放在日程表里。比如，读完一本书。
等待清单：如果这个工作要指派别人完成，那么指派别人，记录到清单中。
工作和生活中，还有一些由多个行动组成的项目。所以，我们还需要一个“项目”清单。
项目清单：把项目中的行动，都拆解到清单中。比如写一本书，就是一个项目，因为它需要查资料、列提纲、写初稿等很多行动组合完成。
6个清单（去掉垃圾和立即执行），包括了我们生活和工作中的所有行动。
列出清单后，我们要在固定时间定期回顾，对下一步行动进行筛选，对清单进行检查。一般来说，回顾最频繁的，应该是日程表。
为了实现履行承诺、减少压力的目的，日常表应该是神圣不可侵犯的，里面的任务必须完成。然后是下一步行动，一有时间就应该完成。“项目”、“等待”、“将来也许”这三个清单，定期回顾，对行动进行追踪就可以了。
如果我们遇到了突发事件，我们可以按照组织整理的步骤，把突发事件转化为行动，或者立即执行，或者列入其它清单中等待处理。
回顾会不断完善整个系统，让系统竟然有序，最终形成良性循环。可以说，回顾是成功执行GTD的关键因素。
3 GTD的纵向管理
大多数情况下，我们只需要“横向”管理就能搞定生活和工作中的任务了。但有时，我们会遇到包含多个行动的项目。
这时，我们就需要通盘考虑，把项目分解为若干具体的、可执行的行动。这个过程，就叫做“纵向管理”。
我们来举例说明一下。比如要写一篇稿，就可以视为一个项目。这个项目中，会包含搜集资料、学习同类作品、列提纲、写初稿等很多行动。我们把“写稿”这个项目分解为“搜集资料、列提纲”等具体行动，就是一个典型的纵向管理。
对于项目管理，不用刻意进行，最有效的纵向管理方式是自然计划。
所谓自然计划，就是遵循头脑的自然规律来思考问题。比如我们要吃饭，很自然地就会想到到哪吃，吃什么，怎么去，这就是遵循头脑的自然规律。
我们如何才能做好一个自然计划呢？
首先，我们要考虑目标。为什么要做这个项目？要达到什么样的目标。比如你想写一本书，你的目标是什么？是为了实现出书的梦想，还是想写出畅销书，或者想写出流传后世的经典作品？不同的目标，要执行的行动时绝对不一样的。
其次，自然计划需要我们想象项目完成时的情景。想象会让大脑激发相应的生理反馈，当大脑对我们所渴求的前景产生一个清晰的镜像时，大脑就会自动帮我们填补现状和结果之间的空白，帮我们完成计划的制定。
这种想象胜利的做法并非自欺欺人。人类大脑皮层中有一种网状组织，用于连通我们自身意识的途径。当我们开始想象胜利景象时，就像打开了电源开关，网络系统会被激活，自动搜索储存在意识深处的思想和信息，帮我们高效率地制定出计划。
不过需要注意的是，在所有项目中，大概有15%左右的项目，靠简单地自然计划难以分解为若干具体行动。
这时，我们就需要进行一番头脑风暴。我们可以使用思维导图之类的工具，捕捉想法，把可能想到的行动都列出来，不判断不评估不质疑，只求数量，不求质量。
自然计划的最后一步，就是对所有想法进行组织整理，转化为行动。整理时，我们可以按照先后顺序、重要程度来确定优先级，明确下一步行动方案。这个过程中，如果某些行动依赖一个中心行动才能推动，那么这个中心行动一定要优先执行。
GTD这种工作方法，看似清单很多显得繁琐，但用习惯了其实一点也不难。更重要的是，它能让我们的大脑变得高效，让我们的思路变得清晰。就像哲学家蒙田说的：“清空你的大脑，比清空你的胃更加重要。”
