大学期间,小A的成绩平平,能力平平,内向寡言的他在一家公司担任财务助理。大多数的时候,其他人在闲聊,他就在埋头工作。而他的工作,无非就是帮老板整理各种需要报销的票据而已。小A总是一丝不苟地将那些邹邹巴巴的票贴得整整齐齐,一边贴一边还在笔记本上做各种记录,暗地里大家还常常拿这个取笑他。
久而久之,小A成为了办公室公认的“透明人”,看似最平庸又没发展潜力的“职场小白”。却在一年后,升级为财务主任。原因是他在公司的一次财务预算会议上,拿出了自己精心制作的财务预算方案,他结合一年里的各种票据,建立了一个有用的表格,总结规律和模式,从而提出了一个合理的,有计划的财务预算方案,解决领导的问题。
这就是职场,有些人工作很多年还只是一个不起眼的小职员,有的人却是一路高升,晋升为管理人员。普通人与精英之间的差距,就在解决问题与抱怨中拉开的。如何解决企业老总的问题,我们可以先从提案开始着手,那又该如何制作一份打动人心的方案呢?《精准表达——让你的方案在最短的时间内打动人心》这本书给出了我们2个条件,4个基础能力,从逻辑思考到制作商务文本,全方位教我们如何精准表达自己的想法,提交一份出色的方案。
毕业于日本京都大学法学部的高田贵久,曾在Arthur D.Little和BCG等知名的咨询公司工作多年。作为一名职业咨询顾问,他在工作中提交过不计其数,各种各样的方案,也熟知让方案快速得到认可的技巧。
《精准表达》以一个提交方案的商务虚拟故事为题材,详细介绍问题及解决方法。不仅可以在书中感受到真实的咨询公司的工作氛围,还能够跟随故事的主人公的行动来分阶段地体验提交方案的过程。从合理思考及妥当表达这个两个大条件的基础上,来解说逻辑思考、验证假说、会议设计、制作商务文本能力的提案技巧。
1、逻辑思考能力
“逻辑”是一个常用词汇,经常跟别人没法愉快聊天时,我们就会说:“这个人的逻辑思路不行”。逻辑是指“把语言合理地组织起来”。什么才算合理,一横一竖的组织方法。纵向逻辑代表因果关系,增加语言的说服力,横向逻辑代表总分关系,避免重复和遗漏。
很多人会说方案跟逻辑有何关系,提案的目的是为了别人能接受我们的建议,从而使建议朝着自己设想的方向前进发展。而逻辑思考能力就是我们通往说服对方的一个准备工具。如果我们的言语中纵向逻辑、横向逻辑在对方脑中未能组合成形,对方就会产生各种质疑,最常见的质疑有纵向逻辑——“真是这样吗”、横向逻辑——“仅仅如此吗”。如何避免逻辑混乱,作者高田贵久给出三个原因及三个步骤:
纵向逻辑因果薄弱三大原因:
1、前提条件不同——范围过小,明明脑子里想象了各种情况,却只阐述一种情况,即前提条件过于模糊。
2、把不同性质的东西混为一谈——范围过大,涵盖的内容较广,也就是说,各种情况都被混杂一起了。
3、偶然的必然化——因果推论过于牵强,却将其视为理所当然。简单说就是,把偶然误以为是必然。
横向逻辑的三个步骤:
第一:保持语言的层次感一致。避免同一频道上的鸡同鸭讲。
第二:使用架构,发挥六维度想象力,避免内容的遗漏。
第三:Mece模型制表,消除重复。
2、验证假说能力
前面说过逻辑思考能力只是通往说服对方的一个工具,不要以为自己有逻辑了,就可以强词夺理让对方接受。毕竟,一千个人眼中有一千个哈姆雷特。所以,我们要避免自我逻辑思考的陷阱,学会构建假说的能力。
构建假说需要经历五个步骤,其中,探知对方可能提出的问题需要两个,提前准备客观证据以回答对方的提问有三个。
探知问题:要想回答对方的提问并让对方感到满意,首先,必须知道交流的目的、弄清自己的立场、理解对方的要求,其次,用感性思维引导对方做出判断。最后,根据这个判断得出该项目的主要论点。
回答提问:通过前面的主要论点,在根据个人的经验把假设性答案提供给对方,让对方做出选择。在针对对方的疑问,做出一系列的验证,来增加假说的确凿事实根据。最后,传达出自己总体想要表达的核心信息。
以上就是高田贵久提出的验证假说五步骤:目的→论点→假说→验证→启发。
3、会议设计能力
在日常工作中,我们几乎离不开会议。可每场会议的设计原因却很少有人去探查究竟。成功的会议有两个重要因素:着陆点和着陆方式。
着陆点:认清每次会议的讨论点,是说明,还是讨论,亦或决策。
着陆方式:提前确认参会者的级别、特征、人数,在迎合这些人物特点制作相应的方案内容模式。
4、商务文本能力
来到提案的最后一步——把自己想表达的内容总结成书面形式,制作成一份商务文本。同样也是五步骤:文字→图表→幻灯片→资料包→资料群。
文字信息应简洁易懂,先结论,后理由。在选择符合事实根据的图表内容、然后利用幻灯片来进行排版,然后,在将幻灯片打包成资料包,分类整理成资料群。在制作商务文本方案时,只要牢记一个大前提:简单明了、一目了然、不被误解。
讲完了提案的4个基本能力,《精准表达》这本书给我的定位,是一本商务技巧的实用型书籍。“逻辑思考能力”和“商务文本能力”特别适合职场新人,我们每天都需要条理清晰地传达工作内容,还需要做各种各样总结计划的书面文件。而另外的两种能力,则比较适合上司或领导。不过,我们也可以通过学习这两种能力来了解领导的思维模型。不管是那种能力,对于自我成长都是有很大的帮助。想要在职场上,获得成功,就必需学习各种商务技巧能力,唯有技巧才能使你不落后于他人,唯有能力才能保全你的饭碗不轻易被人打碎。