day3 不为人知的排序和筛选

前言

对数据进行排序或者筛选是数据分析不可或缺的组成部分。例如:将名称列表按字母顺序排列;按颜色对进行排序有助于快速直观地显示数据,并更好地理解数据,有助于组织并查找所需数据,有助于做出更有效的决策。用户可以对一列或多列的数据按文本,数字以及日期和时间进行升序和降序。还可以按钮自定义顺序(如大,中,小)进行排序。大多数排序操作都是针对列进行的。下面就让们一起走进不为人知的排序和筛选吧。


学习大纲(补充一个动态筛选)

学习大纲

一、基本用法

1、排序

排序前后对比

排序前,人的眼睛需要上下移动多次,对数字进行比较,有一个反应时间;

排序后,视线从上而下自然移动,能更快一步发现最大值和最小值。

注意:一起筛选进行升序或降序。当排序提醒时用排序扩展选项。

2、筛选

2.1 筛选包含1的数字,在搜索框中输入1即可。

2.2 筛选以1开始的数字,在搜索框中输入1*,这里的*是通配符(wps没有此功能),可以是任意多个字符

2.3 筛选以1结尾的数字,在搜索框中输入*1,这里的*是通配符,可以是任意多个字符

2.4 筛选4位的数字:在搜索框中输入????,四个,这里?是代表一个字符。

2.5 筛选以1开始和以8开始的数字中搜索框中输入1*,点确定,再输入8*,将当前的内容添加至筛选器打勾,再点确定。

2.6 精确筛选7,英文状态下在筛选器上输入"7"

2.7 筛选*,按~*,即可把带*号搜索出来

这里解释下“*”和“?”,这两个是符号是excel中的通配符,“*”代表任意一个或者多个字符,“?”代表单个字符。

注意:“?”必须是英文状态下输入哦。

二、排序筛选进阶

2.1 多条件的排序

选择菜单栏工具栏下的排序按钮—选择数据任意单元格(默认选择全部数据,注意中间不能有空行,如果有空行,数据只能选择空行以上的数据)—选择主要关键词和排序依据,根据自己需求进行升序或者降序—添加次要关键词

(大家根据需求添加更多条件)

可以进行多字段排序

2.2 按颜色排序

和2.1一样,只是排序依据改成按单元格颜色排序,也可以按照字体颜色和条件格式图标排序。

按单元格颜色排序

2.3 按颜色筛选

选择数据内单元格的颜色,右击鼠标,选择筛选,按所选单元格颜色筛选

2.4 按单元格值筛选

选择数据内单元格的值,右击鼠标,选择筛选,按所选单元格值筛选

三、自定义排序

正常情况下是按照拼音首字母排序。

举例:

正常的按拼音字母顺序排序

但我们想要按照总办、财务部、人事部、销售部排序呢,怎么办,不要急。

首先我们要打开文件—选项—高级—找到编辑自定义列表—点击进去,跳出自定义序列对话框—导入事先已经按照自己定义的排序(也可以直接添加)

小伙伴们是不是很溜啊,还有更精彩的呢。

四、横向筛选

Excel里即然提供了竖向筛选,那么我们想办法把表格倒置一下,原来的行变成列,列变成行。完成转置有两种方法。

方法1、选择性粘贴—转置

选择原数据—复制—在转置后数据区域—右击鼠标—选择性粘贴—转置

注:转置后数据不能联动

方法2 、函数转置。transpose函数可以把一个区域进行行列转换。即然是公式,原表变化,公式结果当然也会跟着变化。这种方法是我们所要的。

选取区域后,在编辑栏中输入=TRANSPOSE(C5:I10),光标放在公式结尾处,按ctrl+shift同时再按 回车键,再同时松开三键结束公式输入。

注:transpose是一个数组公式,一定要三键结束。

五、数据透视表筛选

正常的情况下,点击数据区域,进行筛选,是可以筛选的,但是数据透视表是不能进行筛选的,工具栏是灰色的。那怎么办呢,告诉大家一个小技巧。

数据透视表筛选

我在数据透视表旁边的空格填充黄色,便于小伙伴们好理解。在数据透视表旁边的空格(黄色填充区),选择,找到数据工具栏下的筛选。点击,OK了。

这样就可以进行排序了

六、辅助列的应用

1、制作工资条,作为人事部门的你,是不是每个月都要做工资条呢,是不是问了工资条的排版伤透了脑筋了呢?下面我们来一起学习吧。

第一步:首先在数据最后建立辅助列,填充序号(在数据旁边)

第二步:复制序号填充

第三步:复制在下方

第四步:将表头复制在下方区域

第五步:对辅助列进行升序排列

注:如果工资条每行添加空行,要对辅助列复制三对。

2、筛选后粘贴

添加辅助列—添加序号按部门排序—粘贴—再将辅助列升序排列

七、高级筛选

1、单条件筛选

选择数据任意单元格—选择高级—默认选择整个数据区域—方式选择在原有区域显示筛选结果—列表区域默认所有数据—条件区域选择自己创建的条件—确定

2、多条件筛选

选择数据任意单元格—选择高级—默认选择整个数据区域—方式选择在原有区域显示筛选结果—列表区域默认所有数据—条件区域选择自己创建的多个条件—确定

3、筛选明细(进阶)

怎么能把所有明细筛选到下面呢

点击高级筛选—方式选择将筛选结果复制到其他位置—列表区域选择原数据—条件区域选择自己创建的—复制到选择表头—确定

那么怎么实现根据条件的变化明细也跟着变化呢,这就要请出高大上的录制宏了。

录制宏的方法的昨天说到了,今天不详细说了,来说一下步骤:

点击录制宏—定义宏名称和快捷键—按照上方高级筛选明细步骤操作一遍—停止录制—选择条件—按定义好的快捷键—OK

八、动态筛选

1、首先我们要全选数据或者直接快捷键CTRL+T(制作高级表的表格样式套用)

2、设计—插入切片器。

自由选择你想要的内容,实现筛选。

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