你有没有这样的困扰?每天到下班时,总是有工作任务没有完成,明明已经把能利用的时间都利用起来了,可时间总是不够用;周末休息时,忙忙碌碌一天,临到睡觉时,发现自己想要做的事情还没有来得及做,这一天就过去了。因为时间不够用,你也很苦恼,可每天的时间也就24小时,不可能会多出几个小时。面对这种情况,你也没有办法,只能将原因归结为事情太多。但是事实上真的是这样吗?
其实这是因为你没有掌握时间管理的技能。那什么是时间管理呢?在《成功心理学:发现工作与生活的意义》(以下简称《成功心理学》)一书中,作者丹尼斯‧韦特利指出,“时间管理指的是有计划、有效地利用时间。”而反观我们自己的生活,我们好像都是在被时间拽着跑,什么事情着急就先做什么事,每天都手忙脚乱,更不用谈利用时间了。
那我们怎么做才能做好时间管理呢?作者丹尼斯‧韦特利在《成功心理学》一书中,给我们分享了时间管理的三个基本步骤:首先要知道自己的时间都用在了什么地方,其次是知道自己想把时间用到什么事情上,最后是制定时间使用计划表。
01/了解时间的去向
回想一下自己的工作和生活,你知道自己的时间都去了哪里,用在什么地方了吗?看到这个问题,也许你只能回答个大概,每天的时间自然是用在工作、上班路上、一日三餐、休息和睡觉上面了。但是这些还远远不够,我们还需要确切地知道自己每天的24小时是如何度过的,也就是要分析自己是如何使用时间的。
要分析自己是如何利用时间的,我们需要做一个工作,那就是如实地记录自己一天的时间利用情况。在记录时间时,可以将活动划分到三个时间类别里:
第一个类别,承诺时间。这个指的是占据每天某个固定时间段的活动的时间。简单来讲,作为上班族,我们每天的承诺时间会花在上下班通勤、工作、或者进修上。我们可以统计这些活动占用了多少时间。
第二个类别,维护时间。这个指的是为了维护和关照自己,或者周围事情上所花费的时间。比如,为了照顾自己,我们每天要吃饭、睡觉、打扫卫生、锻炼身体等等。这些活动所占用的时间都属于维护时间。
第三个类别,自由支配时间。这个时间指的是除承诺时间、维护时间外,自己想做的任何事情所花费的时间。比如,在周末和同学聚会、和家人去看电影或者安静地读本书。这些活动所占用的时间是自由支配时间。
按照以上分类将相应的活动记录在三个时间类别里,坚持记录一个星期。我们可以用笔和本子来记录,如果不方便用笔和本子进行记录,我们可以使用手机里的备忘录。无论是哪一种方式,在坚持记录一个星期后,我们可以清楚地看到自己每天的时间都用在了什么地方。
02/对时间进行安排
在了解了自己的时间是如何利用了之后,接下来要做的工作,就是对时间进行安排,也就是决定自己想把时间用在什么事情上。这个工作是为了让我们拿回做事的主动权,不再像以前一样,被事情牵着走,而是把所有的事情都了然于胸,按照事情的重要性安排自己什么时间段做什么事情。
比如,我们要在两个月后参加某个职业资质的考试。我们也知道复习的重要性,可是总是没有时间复习。按照上文所说的方式,我们将自己的时间使用情况进行分析后,发现自己每天都有一个小时花在追剧上。那为了成功通过考试,我们就可以将这一个小时的追剧时间用在复习上。也就是将追剧所用的自由支配之间减少,增加承诺时间。
这样做,是为了给对自己重要的事情、重要的目标,腾出时间来。与此同时,也可以解决时间不够用的情况。
03/制定时间使用计划表
在做完了前面两个步骤之后,接下来就是要对时间做一个总体规划了,也就是制定时间使用计划表。这样做,也是为了让自己可以对时间进行统筹安排。
那具体要怎么做呢?我们可以列出一个待办事项清单,将这些待办事项填写到时间表里。这样不仅可以提醒自己什么时间要做什么事情,而且还可以为待办事项留出时间。需要注意的是,我们要对待办事项所花费的时间进行合理的预估和安排。
比如,我们给自己每天的工作和生活安排制定了一张时间表。我们就可以把接下来的待办事项也放进去。例如,三天后,在晚上7点到9点留出时间给母亲过生日;或者为了完成月底需要交的某个工作报告,我们可以在每天都安排1小时来写,这样每天都完成,月底自然可以按时提交报告。
这样对时间进行统筹安排,不会出现忘记某件事情的情况,也不会再出现时间都去哪儿了的疑问,更不会再出现,一到截止时间,发现时间不够用的情况。
那么接下来,我们就要停止抱怨时间不够用这件事情。因为抱怨不能解决时间不够这个问题,唯有学会管理时间才可以。从现在开始,按照《成功心理学》书中所提到的方法和建议,全面了解时间的去处,确认将时间用在哪些事情上,为自己的生活制定一张可行的时间计划表。唯有此,才能解决时间不够用的问题。
说到底,时间管理的核心不是管理时间是怎么使用的,而是管理我们自己的工作和生活。我们要清醒地知道自己每天是怎样工作和生活的。为了实现目标、达成心愿、过上想要的生活,我们需要在哪些方面努力,在哪些方面进行调整,这些才是管理时间的最终目的。
希望我们每个人都可以好好珍惜时间、利用时间。最终通过管理时间,解决时间不够用的问题,实现我们的目标,过上我们想要的生活。