从上一节的内容，我们学习了如何与上级协调一致，优化彼此的相处模式。但是，像之前说过，每一个管理者给下属的时间只有3%，你还必须主动出击，定期向你的上级汇报工作，展示自己的能力和潜力。
说到汇报工作，它不只是一种工作形式，汇报工作本身就是你职责的一部分。通过汇报工作进展，上级才能感受到自己的管理活动在控制之中。每一个老板其实都希望下属能主动汇报，而不是等他问了才说。我们常常误以为沟通的主动权是掌握在上级手中的，他不找自己，自己就可以安心地不去主动沟通和汇报。长此以往，其实会影响自己的工作开展。因此要改变行为，首先要转换心态：你需要为自己的工作和前途负责。主动汇报是你工作的职责所在。
但是，汇报工作是有技巧的，我们需要明确三个问题：
- 1.what：汇报什么内容
- 2.when：在什么时机汇报
- 3.how：通过什么方式汇报
接下来，我们一个个展开来说。
1.汇报什么内容：
汇报之前，我们先要对汇报的类型进行了解，通常是4种类型，分别是汇报工作计划、汇报工作进度、汇报意外或困难、汇报结果。
1)汇报工作计划
我举一个例子来帮助你理解，比如我们（圈外）团队的运营小明为了提高学员的学习活跃度，想找一位领导力的讲师来给学员做视频直播，于是他需要做好一份工作计划，包括计划目标、背景、完成时间、涉及人物、最终效果等等，向他的上级做了汇报。这样，上级了解了计划的内容，就会提出一些建议或意见，避免小明在工作开始后做无用功。此外，如果需要申请人力或物力来支持工作，也应当在一开始的工作计划里提出需求，这样上级也能更好地评估投入产出比。
2)汇报工作进度
好的，小明开始工作，为了保证让他老板对工作进展有所了解，他和老板商定汇报进度。我们通常都以为等到工作结束了，才需要对上级汇报，但其实这样做有很大风险，如果是事情顺利还好，万一事情进展不顺，这个时候老板就没有时间来做出应变，无法采取措施挽回损失。
通常有两种方式汇报工作进度，一是按照重要的时间节点，比如小明把这项工作分为五个阶段的任务，分别是①确定老师、②确定议题和大纲、③直播宣传、④排练演习、⑤现场直播；每个阶段规定所需的时间，然后到了相应的时间节点就需要和上级说一下这一阶段的工作情况。
二是按照常规的汇报节点，比如你们部门是规定每周周一开例会，那就直接向老板汇报上一周工作。无论是哪一种方式汇报工作进度，我都建议你做一个图表，就是列出每一个任务并标清时间轴，这样可以看清整个计划的周期，每一次汇报有图可依，让老板了解上一步是什么，下一步是什么，还有多少步就到达目标。
3)汇报意外
我们继续看回小明的例子，筹备直播的进展有条不紊，但是有一天合作老师突然说有事情，不能在约定的时间做直播了。怎么办呢?直播的宣传已经做了，这个时候突然发生意外会打乱整个原计划，小明想到要临时换其他老师，又或者延期直播的时间，哪到底要采取哪个方案呢?这时候就需要及时汇报给老板，寻求支持和帮助。 一般情况下老板的能力素质、人脉网络，总是比我们要更胜一筹，寻求帮助的话胜算更大一些。多数人有喜不报忧的毛病，特别是意外是由自己造成的情况下。实际上，碰到这种情况，就更加不能隐瞒，不好的消息越早汇报越有价值，因为有利于上级及早采取相应的应对策略，以减少损失。
4)汇报结果
那在老板的协调下，小明最后找到了另一位合作老师完成了直播，工作结束后，他要把整个工作的完成情况向老板做个汇报。需要说明原来的工作目标是多少位学员参与直播、实际参与人数多少、还差多少、直播之后学员有什么反馈，之后几天的学习活跃度是否有增长，等等。尽量使用可量化的数据，有重点有层次地汇报。最后总结工作中哪些是做得好的，需要继续发扬的；哪些是存在问题，需要改进的，以及如何改进等。
2.汇报的时机选择
知道了汇报什么内容，接下来，我们要找到合适的时机汇报。很多人觉得一找老板沟通他就显得不耐烦，认为对方不喜欢自己，不愿意跟自己沟通，自己也因此害怕跟老板接触。其实这有可能是因为，你没有选择合适的汇报时机。
通常来说，一些具有连续性和常规性的工作内容，比较适合固定时间的常规性汇报，例如每周一上午、每周五下午的汇报、每周的定期例会等等。而对于一些临时性突发事件，比如你工作进展出现意外，则需要立即汇报。
另外，汇报时机还要考虑2个因素
1)确定场合：公开场合还是私人场合?如果你想制造私人场合沟通，但上级的时间有限，可以利用他的零碎时间，例如开会休息喝茶的间隙、上班下班的路上、电梯上、用餐的时间等等。我（圈圈）之前在咨询公司的时候，我们会通过在去见客户的出租车上、或者约老板吃午饭，跟他们进行沟通。
2)确定状态：对方当下是不是在忙其他更重要更紧急的事情、当时的心情等等。你可以观察一下，还有可以问一下刚刚和老板接触过的同事，如果老板刚刚骂完同事发了一通火，刚挂掉一个让人生气的电话，或者刚刚被他自己的上司骂完，这些时候你撞进去，不仅得不到想要的结果，还容易踩到地雷。
3.用什么沟通方式汇报
确定汇报的内容和时机之后，第三步我们要考虑采用什么方式跟老板汇报。从沟通的时效性来看，所有的沟通方式可以分为两类：
- 一类是即时性的沟通，例如面对面沟通、视频、电话沟通；
- 一种是延迟性的沟通，例如邮件、微信、QQ留言等其他通讯工具。
重要紧急的事情优先采用即时沟通工具，例如直接去老板办公室找他，或者打电话给老板；重要但不紧急的事情，可以通过邮件，短信、微信、QQ等留言。
有时候，这两种形式又需要结合起来一起用。例如，紧急的事情，你跟老板沟通得出结论之后，也可以通过邮件或者微信，把讨论出来的解决方案和下一步行动计划发给老板，做一个简单的总结备忘；而你发了邮件或者微信留言之后，如果一时半会儿没有得到回复，可以在方便的时候，当面提醒一下，免得他信息太多而漏看了你的邮件或者短信。
为了方便你使用，我把前面的三大步骤，变成一个问题清单，在你跟上级汇报工作之前，可以对照一下：
第一个问题，这个汇报内容属于哪种类型?
如果是汇报工作计划，记得做好详细准备并预估是否申请资源。
如果是汇报工作进度，记得约好汇报的时间节点。
如果是汇报意外，记得要第一时间马上沟通，不能隐瞒。
如果是汇报工作结果，用数据说话，总结优劣。第二个问题，对于这些重要的内容，目前来看是不是紧急的?
如果紧急的就要马上汇报。
如果不紧急的话，选择一个常规的汇报场合。
条件允许下，尽量挑对方不忙、心情比较好的时机。第三个问题，选择什么方式来汇报?
紧急的事情应该打电话或者当面沟通，
不紧急的事情可以先通过邮件、微信等通信工具留言，并且适当的时候提醒对方留意。
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