随着社会全面深度发展,每个社会人每天面临的工作越来越复杂,特别在压力重重的环境中,时效性、正确性的要求越来越高。在这种现实存在的大环境下,“如何持续、正确、安全地把事情做好?”,尽可能减少甚至避免犯错,正是作者在这本书中要解答的问题。为此,作者提出了“清单革命”的方法理念。乍一看,这一提法和早已在各行各业广泛采用的“标准化操作流程(SOP)”类似,研读此书后,个人认为“清单”确实也是一种操作流程,但不仅仅是标准化的操作流程,是更优化、更重要的关键流程,值得在工作中加之借鉴运用。
一、正确认知错误
作者是一位医学专家,通过对近年来医疗事故数据分析得出,随着医疗科技的发展,涉及的知识体系结构日益庞杂,即便是业内的超级专家也难以避免犯错,酿成了不少不可挽回的严重事故,十分痛心。作者认为,人们的错误主要分为两类:一类是“无知之错”,是因为我们没有掌握正确或者足够的知识犯下的错误;一类是“无能之错”,是我们掌握了相关知识,但是没有正确使用而犯下的错误。特别是当前,科学的发展为我们积累了大量的知识,使得我们现在较少应对“无知之错”的挑战,更多是投入大量精力来应对“无能之错”的挑战。现代科学的复杂性以及我们在运用复杂知识时所面临的紧张和压力,使得我们正确运用所掌握的知识也越来越难。前者可以被原谅,后者则不能被原谅,特别是后者,如果明明知道该怎么做,却没有做到,那么这类错误就会让我们暴跳如雷、痛心疾首。
二、寻求解决方法
针对上述两种错误,一方面,要求我们不断学习、训练掌握更多的专业知识和操作技能;另一方面,需要我们寻求一种行之有效的方法,来确保每个人能够正确运用所学的知识。作者进而对“无能之错”进行深入分析研究,发现人们在复杂的环境中,要应对两大困难:一是人类记忆和注意力的谬误,在强大压力下,人们特别容易忽视一些单调的例行事项;二是人们会麻痹大意,故意跳过一些明明记得的步骤。作者认为,需要立足已有的经验,利用当前人们所掌握的知识,通过开展一场变革,采取一种简单而实用的方法来应对超级复杂的问题和情况,来弥补人类不可避免的缺陷和不足,以防止错误与失败。他从航空领域广泛使用的“飞行清单”受到启发,提出了“清单革命”的想法。要将人们通过长期实践和理性选择确定的“关键要素”和“必不可少的基本要素”列成工作清单,以帮助人们在具体工作中记住必要的关键步骤,并且十分清晰的明确操作过程中必不可少的基本步骤。
三、需要注意事项
作者对建筑施工、抢险救灾、餐厅厨房、投资理财等不同领域运用清单的情况进行梳理,分析得出了在运用落实清单方面需要引起关注的几个问题:
1.运用落实清单,必须抛弃大师单枪匹马的工作体系,需要井然有序的团队合作。一方面需要采取必要形式,使得团队人员相互熟悉,建立基础的信任,作者从心理学的角度特别强调了这一点重要性,认为团队成员彼此之间仅仅是知道名字与否这个小细节,就能对团队合作效能的发挥产生较大影响;另一方面需要团队所有人对清单进行共同研究,发动头脑风暴、集思广益,预先发现工作筹划上的漏洞和缺项,及时协调解决消除可能产生的冲突,确保清单的完整性和可行性;再次,在团队中营造主动团结协作、相互提醒补台的良好工作氛围。
2.运用落实清单,必须放权、分权,让每个层级、每个人担负起应有的责任。专业的事情让专业的人来做,让一线的“指挥官”根据最新形势,在权限范围内自主行动、相互协同,提高应急处置的时效性。高层需要关注的是设定目标、监控进度和保持与一线的联络,及时协调资源、消除或平衡矛盾冲突。其他的事,放手让一线去干!
3.运用落实清单,必须坚持“简单、可测、高效”原则。清单不是大而全、无所不包的操作手册,必须是直击要害的“关键点”,最好是技术含量低、配套要求少的操作步骤。编制清单必须注意6大要点:①要有清晰的检查点,以及明确的检查程序;②需要明确“操作——确认”或“边读边做”那种模式;③必须简洁,不能太长,一般不超过9项;④要用精炼、准确,使用者熟悉的语言种类和专业用语;⑤合理排版,便于直观查阅使用;⑥必须在实践中得到检验。
4.运用落实清单,必须持续改善,保持清单的自我进化能力。要根据技术的发展、新增工作经验或者教训、团队人员组成、对象个体差异、具体外部环境条件等因素,及时对清单进行修改完善,以提高其适用性和有效性。
最后,作者强调,要树立运用清单的理念,建构注重合作和纪律的文化,要具备无私奉献、训练有素、值得信赖、遵守纪律的职业精神。作者认为,清单要能够发挥实际功效,取决于清单的正确与否,只有精确、高效、切中要害的优秀清单,才能在危急情况下才能便于使用、发挥效能。同时,在最危急的情况下,人仍然是解决问题最根本的因素,人的主观能动性在关键时刻决定成败,但清单仍然是不可或缺的助力。