一、确定目的
着手会议准备时，会议目的直接关系着具体议程内容、邀请对象、会议时间与地点等其他重要步骤。会议涉及几大基本目的：
解决问题。所面临的挑战已经明确，例如预料之外的业务快速发展或者产品质量的急剧下滑，与会者要开会讨论应对挑战的种种方式。为确保此类会议取得最大成功，与会者必须充分了解问题所在。大家需要足够的精力和专业技术知识，才能解决问题。
制定决策。团队选出要执行的解决方案。此类会议中，与会者需要就决策达成一致。
不断更新你的反馈。与会者就某事汇报最新情况并给予反馈，例如某重要项目的进展。
集思广益。与会者尝试形成尽可能多的想法，例如有关新产品、服务、业务流程或业务模式的想法。
提升团队凝聚力。领导者发表演讲，力求鼓励与会者采取特定行动。
二、你是否需要召开会议？
大部分管理者都不得不将太多的工作时间花在各类会议上，你也许也不例外。会议会打断你的工作安排，吞噬你的工作时间，从而降低你的效率。
虽说我们经常不可以避免地要将人员召集在会议室或通过电话会议讨论一个问题，但管理者亦很少会停下脚步，审视是否真的需要召开会议。
要确定你是否需要召开会议，请仔细审视会议目的。同时，还应思考其他标准，例如是否真正需要团队提供意见，或者会议主题是否值得大家花时间进行讨论。
何时召开会议
通常，在下列情况下可以召开会议：
需要团队参与决策制定、问题解决、信息更新或集思广益
想让团队了解最新情况，包括项目进度、成果、关注点等
遇到问题，需要不同团队的成员提供意见
发现团队成员想开会的强烈需求
何时不需要召开会议
对于下列情况，最好不要召开会议：
主题涉及个人问题，比如员工绩效差，这类问题最好以一对一面谈的方式处理
你没有时间做会议准备
团队成员因为冲突或其他问题而感觉沮丧，而且需要一段时间才能准备好并能够解决此问题
选择电子邮件、电话、短信等其他沟通方式也许效果会更好
三、制定议程
如果决定召开会议，应制定具体议程，即确定议程项目、会议时长、讨论顺序，并指定后勤事宜。
议程项目
要确定议程项目，应先考虑会议的目的，然后思考为实现会议目标需要讨论哪些事项。为各个事项分配讨论时长。
议程项目不应一味求多，确保团队能够在会议指定时间内完成讨论。
会议时长
根据会议目的和议程项目，确定会议时长。大多数工作会议为 30 分钟至 2 小时不等。
通常来说，短会议比长会议更为有效，因为人们集中注意力的时间很有限。研究表明，人们集中注意力的时间约为 30 至 40 分钟。如果会议太长，与会者容易躁动不安、无法集中。确定好会议时长后，一定要谨记时长并确保会议不会超时。
决定要邀请的与会者
根据会议目的决定要邀请哪些与会者。确定需要参与会议的个人。确定适当的与会人数。阐明每个人在会议中所扮演的角色。
人员
邀请下列人员参与你的会议：
所涉及问题的重要决策者
能提供相关意见的人员
问题的利益相关者、责任承担者或相关角色
需要会议中的信息才能开展自己工作的人员
需要实施会议决策的人员
为确保关键人员都能参加会议，务必亲自向相关人员发出会议邀请，并确认他们是否有时间与会。提醒他们，参加会议可以为他们及其他人带来哪些好处。如果需要他们扮演特定角色，应当提前通知他们。
人数
按 "8-18-1800" 原则确定与会人数：
如果你必须解决问题或制定决策，则邀请的人员不应超过 8 人。若超过 8 人，与会者的意见可能会分歧很大，导致你无法即时处理问题或制定决策。
如果你想召开头脑风暴会议，那么最多可邀请 18 人。
如果会议目的是提升团队凝聚力，那么人数可以为 1,800 人或更多。
如果会议目的是宣布最新消息，那么邀请所有需要了解此消息的人。如果与会人员都需要更新各自的信息，那么人数不应超过 18 人。
角色
选择与会人员时，思考一下会议需要涉及的角色与职责。一个人可以在会议中充当几个角色。
职位职责
领导者明确会议目的、目标、限制和权限
可主持会议，也可不主持
负责跟进
主持人引导团队进入会议各个阶段
可能负责会议前后的后勤事宜
记录员记录会议中产生的核心要点、想法和决策，最好是记录在挂纸板或白板上
可能还负责起草会议记录或会后记录
发言者积极参与讨论，提出个人观点，并使讨论不偏离主题
专家根据需要，针对特定问题提供专业知识
如果专家不是团队的正式成员，可以不参与会议的其他环节
计时员记录议程各项目所花的时间
在必要时提醒与会者进入下一个议程项目，以确保会议的顺利进行
你的角色
身为会议的领导者，你在会议期间可能担任多重角色，以应对可能出现的种种挑战。
角色你的工作内容
监督者确保会议按照议程进行，想发言的每个人都已发言，并且没有人垄断发言机会。
唱反调的人对过早出现（即欠缺充分考虑）的一致意见提出质疑。
一致意见形成者发现并强调成员之间的一致之处。
赞扬者在适当的时候给予与会者诚挚的赞扬。
诙谐者缓解紧张气氛并提醒成员他们之间存在共同纽带。
五、确定沟通工具和技术设备
明确你在会议中需要使用的工具类型，譬如电话、白板、计算机、挂纸板和记号笔。
同时，还要考虑通信技术的需求，例如视频会议、基于互联网的电话会议与网络会议。最佳的会议形式是面对面，尤其是当涉及存在极大分歧的问题或者较为感性或敏感的议题。但是，随着异地办公的普及，不是所有会议都能面对面展开。事实上，当今越来越多的会议不是大家围着一张会议桌进行，而是通过各种通信技术来实现：
视频会议。视频会议可让不同地点工作的同事在不离开办公室的情况下“会面”。但是，视频会议较为复杂，需要技术人员的协助。与会者参加视频会议所需的基本条件包括计算机、摄像头、音频设备、软件和互联网连接。
基于互联网的电话会议。如果你需要与异地与会者沟通，即时分享视觉材料或数据，那么基于互联网的电话会议可作为视频会议的有效替代手段。如果你要分享大量数据，应确保所有参与方都具有高速互联网连接。否则，通信可能存在延迟，从而使部分与会者无法跟上进度。预先测试网络连接。如果有人不熟悉要用的软件或网站，则应在电话会议开始前向每个人提供快速教程。
网络会议。从网站上简单的幻灯片共享到完整的流式视频，网络会议包含无限的可能性。通常，需要的带宽越大，尝试的传输越复杂，会议可能出现问题的机率也就越大。应预先测试相关技术，并选择尽可能简单的连接。
六、完成最后准备工作
会议之前，完成最后准备工作：
收集相关的文件与数据资料。
预先分发相关信息，尤其是在这些信息有助于缩短会议时间的情况下。
分发你已制定的议程。
与利益相关者交谈，了解他们对会议的意见和预期目标。
鼓励利益相关者完成会议所需的各种准备工作，例如阅读文档或思考建议。
如果有人对会议预期成果感兴趣，但又无法出席，可以将议程发送给此人，让其知晓你将会主持该会议。
最后检查时，确保自己已做足准备，思考一下：
我是否明确知晓会议目的？
我们是否真的需要召开这次会议？
我是否已将所有必要信息纳入议程当中？
我是否知晓会议期间会如何制定决策？
如果有任何一个问题的回答为“否”，请采取必要行动进行改进，直至回答变为“是”。
