一、多表总计:结构相同
在连载的上一篇文章中,我们完成了店铺 A~G 分别的成交量小计:
其中,各个分店的成交量表格结构完全一致。
工作表 Tab 的最后一项为【总部】,用来对前面所有分店的成交量进行汇总,计算总部 2019 年 ~ 2020 年各类产品的成交量。
此处,我们的多张工作表结构完全相同,要合计的位置也完全相同。因此,可以使用 SHIFT 键来选中多张报表的相同位置,作为 SUM 函数的参数,计算汇总结果。具体步骤如下:
首先,打开【总部】工作表,在 B2 单元格录入 =SUM(
:
来到【A】工作表,选中 【A】表中的 B2 单元格:
然后,按住 SHIFT 键,点击【G】工作表:
此时,SUM 函数求和的范围变成了 'A:G'!B2
,也就是工作表 A~G 的 所有 B2 单元格。
接下来,录入 )
,回车,得到汇总结果:
最后,只需要使用【自动填充 - 不带格式填充】完成剩下的汇总项即可。拖动 B2 单元格的右下角,向右填充数据:
点击 D2 单元格右下角,完成所有汇总项:
以上就是结构相同的表格汇总方法了,从这个过程中,我们也可以感受到 SUM 函数求和相比 + 求和带来的便利,前者的参数可以是一个范围,比如 'A:G'!B2
,而后者必须是一个值一个值的加。
当然了,SUM 函数配合 SHIFT 的方式只适合于表结构完全相同的汇总,但实际工作中,我们往往会遇到的表格,其结构不一定完全一致。
下面,小鱼和大家一起学习结构不同的表格如何汇总~
二、多表总计:结构不同
下面是 1 ~ 3 月份的各渠道推广费用,需要注意的是,3 张报表中项目的顺序不同,并且渠道的字段顺序也不同,3 月份还新增了推广渠道:
接下来,我们需要汇总出各个渠道在一季度产生的推广费用分别是多少。根据已有的经验,我们可以借助 Power Query 编辑器实现,关键步骤如下:
在需要汇总的工作表数目比较多时,使用 Power Query 会很便捷。
不过小鱼接下来要提到的方法针对于汇总表格比较少的情况,会更方便,那就是 Excel 自己的功能【合并计算】。
点击【一季度推广费汇总】工作表的 A10 单元格,来到【数据】选项卡,点击【合并计算】:
弹出【合并计算】对话框,点击引用位置右侧的箭头,选中 1 月份的数据范围,点击【添加】按钮,该引用位置就会被添加到下方的【所有应用位置】。
同样的方式,完成各分表数据范围进行添加即可。最后,需要我们勾选【标签位置】:首行、最左列。
道理很简单,我们需要根据第一行的渠道和第一列的项目进行匹配,同一个项目的同一个推广渠道,它们的费用才可以进行相加。
点击确定之后,合并计算的结果就出现了,和小鱼使用 Power Query 计算的汇总结果是一致的。
温馨提示:Excel 合并计算中的标签位置只有首行、首列两个选项,因此用于合并计算的表格最多只能有 1 行 “行标题” 或 “列标题”。如果是包含复合标题的,还是需要使用 Power Query 多工作表合并后再汇总。
三、总结
对于多表汇总,如果报表结构相同,可以使用 SUM 结合 SHIFT 实现快速求和;如果报表结构不同,在报表数量不多的情况下,可以用合并计算实现。