筒仓效应(也称谷仓效应)指企业部门间各自为政,只有垂直的指挥系统,没有水平的协同机制,就像一个个的筒仓,各自拥有独立的进出系统,筒仓之间缺少沟通和互动。
你和隔壁部门的同事一周互动多少次?哈佛商学院曾进行过一项关于业务部门之间沟通的研究,发现在同一战略业务单元、职能或办公室的两个人比不同的两个人互动的频率高1000倍,也就是说企业内跨越界限的互动非常少。这便是筒仓效应带来的影响。
为什么企业内部会形成筒仓效应?企业发展日益扩大,为解决日益复杂和庞大的组织问题,企业一般会将内部划分成许多部门,借由各部门权责分明,提升营运效率。这种明确分工分类系统虽然让组织井然有序,但部门拥有各自管理层,相对独立封闭,专注于部门盈亏而非公司整体利益,易导致部门之间互不沟通和互动,缺少协作协调,甚至刻意隐瞒信息,不愿意和其他人共享信息。企业的知识和技能孤立地存在于这些筒仓之中,不同部门的人员难以跨越内部界限,共享信息,突破差异,有效整合企业资源,合作创新。筒仓效应会让企业的运作效率降低,资源浪费,进而失去创新应对外部环境变化的能力。
企业如何才能做到大而不僵,走出筒仓效应?
【横向统一目标】
企业目标管理常是自上而下分解的,权责明确但导致各部门目标不一致。力不往一处使,便难以形成合力,无法发挥力的极致。打破筒仓的关键就在于统一利益,目标管理不仅要纵向对齐,也要横向对齐,企业内部明确某段时期的核心目标,各部门有了共同目标,自然就容易促成合作了。
简单的做法是组织企业策略会议,各部门都各抒己见,明确量化共同目标,交流中让每个部门都能认可目标,能从目标实现中体现部门价值。
【跨部门合作】
在企业内部统一目标后,下一步就是从形式上激发各部门接触交流。企业一般会从各部门抽调人员组建跨部门团队,给他们布置需要知识资源融合才能完成的任务,新团队直接向高层汇报负责。但新团队被赋予某种特殊地位,长期独立自治,不但不能为公司派出筒仓效应,还自己成为新的筒仓。
解决方法是采用项目制,团队成员是保留原部门职能,同时参与到新项目中,项目结束后重心回到原部门工作。这样的好处是团队成员参与跨部门合作项目后回到原来圈子中,他们成为原圈子的联系员,促进不同部门传播信息。
【建立信息共享系统】
要打破筒仓,让信息流动起来,需要在公司建立信息共享系统,让员工可获得同等的信息。首先是目标执行信息共享,比如利用看板方法,目标实现流程视觉化,制定计划并在计划上列出所需要做的事,谁在做,完成时间和完成效果。员工通过系统可清晰了解其他部门的工作和进展。企业定期组织会议追踪工作情况,不断优化目标关键工作,共同讨论潜在障碍,并向其他部门寻求帮助。
【企业文化影响】
企业文化是灵魂,鼓励破除筒仓,给员工创造接触机会,将合作精神融入员工日常工作中。例如建立知识分享体系,要求每个部门定期通过公开课、文件等形式分享专业知识,鼓励员工开放学习。定期组织职业能力训练营,一方面提升员工工作能力,另一方面让员工突破部门局限私下建立第二人际关系,私人友好关系能促成和谐的合作。