对年鉴文稿的编辑和审校就是依照年鉴的规范和要求对条目内容进行“加工制作”。条目是以年度事实和资料为主题记载客观事物的独立信息单元，是年鉴的基本构成单位。“年度”二字体现了年鉴的年度性，“以事实和资料为主题”反映了年鉴条目有别于其他工具书条目，“客观事物”指记载对象—人、事或物的客观性。年鉴也被称为“地方百科全书”“资料大全”“文献总汇”等，体现了年鉴的全面性、综合性。但年鉴的全，不是面面俱到的全，是有重点的全，有特色的全，有选择的全。年鉴不可能穷尽所有的资料、信息，只能择大而记，择要而录，强化重点，淡化一般。

（一）条目选材规范

      条目选题应当以满足检索需求为目的，要从读者的检索愿望、检索习惯出发，尽量选收读者普遍关注、查检率相对较高、能够独立检索的题材，将无法检索、难以查考的题材排除出去。例如“工作措施”“自身建设”“队伍建设”“社会服务”“加强宣传”“开展交流”“拓展业务”“内部管理”“服务管控”“责任考核”“基础设施”等，这些条目没有独立检索意义而被称作死条。在常规的年鉴三级目类目、分目、条目框架的整体设计中，根据实际情况适当的增加次分目和子条目等特殊层级目设置，不仅有利于体现地域特色，更能合理安排应该详述的具体材料。

在常规性条目之后增加动态性条目，提高年鉴条目的有效信息含量，为修志积累成熟素材。将最体现本区域和年度特色的发展情况内容集中类目化，体现年鉴信息特色性和年度性，优化年鉴区域参考价值。

（二）条目选题原则

      条目是年鉴所反映的动态信息的主要载体。要从纷繁复杂的年度信息中挑选出必写条目，并遵循以下的选题原则。1.年度性。条目选题首先要着眼于系统或领域年度内发生的事情，从当年1月1日到12月31日，一般不跨年，如果一件事情的发展跨越若干年份，可以选择事件发展中当年的重要情况来记载。有时也可以根据年鉴功能的需要，适当上溯或下延，以反映所记载事物的全貌。2.真实性。选题时，要把握所选内容是否真实可靠，这是增强年鉴权威性的关键点。如果选择的条目与事实不符合，年鉴失信于读者，对年鉴的危害十分严重，会产生误导后果。3.连续性。年鉴一般一年一卷、逐年编纂出版。要全面反映一个系统、一个领域的情况，设置一些每年必有的条目是必须的，这样可以发挥年鉴的纵横可比性。反映在综合性条目中（常称为常规性条目），其所包含的要素基本相同，组稿时可以作范式化写作；对单一性条目，同一时间也可以连续逐年反映，这样通过不同年份同一年鉴同一个标题或同一个事件内容（即相同条目的内容）的比较，可以看到一项事业或某一事物在一个时期内发展变化的全过程。这也符合地方志书体例，为续志编纂积累材料。4.系统性。选题时要注意分目（栏目）所覆盖内容的完整和系统，要注意发现每一个方面、各个层面事物的变化，以确保要项不缺、要事不漏。5.特色性。对某一领域、某一行业、某一学科、某一时期要着力体现其地域特点、行业特点和时代特点。6.价值性。要充分考虑年鉴的使用价值、借鉴价值，主动为现实服务，要从年鉴用户需求的角度出发，来决定年鉴条目的取舍，提高年鉴独有的、无可替代的使用和参考价值。7.全局性。年鉴所选条目要着眼于全局，对整个系统、整个领域有普遍意义，即使是一件小事，也要考虑其是否带来全局性意义。8.新颖性。要注意选择介绍新事物、新举措、新情况、新特点、新变化、新趋势、新经验，使年鉴常编常新，年年都能记载实实在在变化的事件。9.精要性。在选择条目时，要注意剔除不必要的冗余信息，要通过精细挑选，使年鉴的信息含量大而密集，在有限的篇目内，反映尽可能多的有价值信息。

（三）条目编审规范

      首先要清楚年鉴条目写法与其他文体的区别。一是与工作总结的区别。年鉴和工作总结都是对过去一段时间内、某个范围或某个方面情况的回顾和综述，记述工作成绩，总结经验教训，找出问题与差距，为以后的工作提供借鉴、参考。但二者的差异在于，工作总结可以罗列方方面面的情况，描述具体的工作过程，在总结过去的同时也可谈谈今后的计划、打算，可采用口头语、议论式文体。但年鉴条目只记大事、要事，不必详细介绍具体做法、工作过程和经验，应简洁明了，开门见山，述完为止。而且只记述已发生的事，不作未来描述和预测。二是与新闻报道的区别。两者都可以记述某一地区或部门发展变化情况。差异处在于新闻报道采用多种写作手法，如描写、比喻、对话、评论等，以增强报道感染力，使读者有身临其境的现场感，且一般都有导语，可夹叙夹议，注重文字的冲击力。而年鉴作为资料性工具书，写法强调朴实精炼，开门见山，准确规范，注重文字的信息含量。三是与辞书的区别。年鉴与辞书都以条目为主要载体和表现形式。辞书的条目通常是一种注释性的说明文，解释事物的定义、性质，在记述对象时，其特征为“是什么”。而年鉴的条目通常是以记述为主兼具说明，故记述对象时，要求写清楚“怎么做”“怎么样”。有关的解释性、通典性、定义性的记述，属辞书范畴，在年鉴中不应出现。

年鉴条目编审规范，应从内容和文字表述入手。内容表述的规范可概括为要素齐全、内容鲜活、体现特色、实事求是、文字精炼等“全、新、特、实、精”五字要诀。“全”即在本行政区域、本部门、本行业内，记载内容要全面系统。基本情况和基本的举措、成果、经验、大事、要事，都要收录，不可或缺。时间、地点、主体、过程、结果、主要数据等要素齐全。要做到大事、要事不漏。“新”即内容要新鲜。着力反映年度发生的新事物、新举措、新进展、新成果、新经验、新问题，充分体现时代特点。对一些重要事件、重要成果、重大改革措施，要单独列条，详实记录。“特”即着力突出本行政区域各行业特色，包括经济社会发展中比较独特的方面。如突出成绩、优势和较大影响的事情，并重点记载。“实”即所有条目内容都必须实事求是，如实记载已经发生的、客观存在的事物和事件。列入规划、计划或写进报告的，但没有变成现实的事物，不应记载。“精”即对事件的记述要扼要，不能事无巨细，面面俱到，该一句话写完的，绝不能用两句话赘述。要尽量将每个条目蕴含的有效信息量变大。

条目文字表述的规范方面，忌穿靴戴帽、空洞无物、细节描写和绝对化。还应该注意词语表述的规范。1.少用附加句，在表述上要词语简洁，多短句，多实词，多主谓句；少长句，少定语、状语、补语，少副词、助词、形容词、夸张词语等附加成分。2.少用“了”字句，如“取得了”“促进了”“改善了”、“达到了”等。“了”是时间助词，表示动作的变化或完成，而年鉴记述的都是已发生的事。3.少用“的”字句，“的”字太多，句子被拉长。只要适当提炼，有些“的”字可不用。4.少用“为”字句，年鉴条目应少用公文写法，不用“为”字造句。如“为了……”“产值为……”等。这些句子去掉“为”字，语句会紧凑，效果更好。5.少用“共”字句，如“全县规模以上企业共××家”“建成项目共××项”“全市共……”等。6.少用“已字句，如“已完成”“己建成”“已取得”等。年鉴记述的都是已发生的事，故许多“已”字可省略。

（四）条目名称设计

      标题要准确概括条目内容，应该突出关键词设置。如“颁布地方志工作条例”的条目，名称就应该改为“地方志工作条例颁布”。标题应简明扼要，准确反映主题，避免使用夸张形容和口号式宣传的句式。

（五）图照选用的关键要求

年鉴图照是承载以政府名义宣传和存史不可或缺的重要表现形式。在现代的年鉴编纂中，图片和文字一样，其资政、存史、育人的作用越来越受到重视，并已成为年鉴体例重要的组成部分。

中国地方志指导小组颁布的《地方志书质量规定》中关于图照的规定有3个方面的要求：1.图照注重典型性、资料性，从不同角度反映变化的情况；2.照片主题明确，图像清晰，注明时间、地点、事物、需要说明的人物的位置及时任职务等；3.照片无广告色彩。除人物传、人物简介外，不能出现个人标准像。

配图同条目的要求一样，可以概括为“大、要、新、特”四个字。“大”即规模大、影响大，给社会和人们心理带来强烈震撼和冲击的事情；“要”即意义非同寻常、对今后将产生重要影响的事情；“新”即处在萌芽状态或探索阶段，代表未来社会发展方向的事情；“特”即具有行业特点或专业特色的事情以及反常的特殊现象。从另一个角度解释就是要做到：客观求实，即客观反映年度的真实情况，尤其要注意反映热点问题和重大民生问题，对年度内发生的重大事故、重大失误也不要回避；体现重点，在充分积累图照素材的基础上，精心筛选，好中选优，把一年中最有价值、最具典型意义的图照编入年鉴；展现特色，围绕自身的业务范围和职责分工搜集图照，突出专业特点，少上或不上内部管理、行政事务、年度例行会议等照片。从图照积累的素材到成为年鉴适用的图片必须经过一个筛选、转化、提炼、升华的过程。要按照“大、要、新、特”标准，及条目遴选符合“一事一条”的标准，配套图照信息，扩大条目的信息量和存史价值。

图片文字说明要规范、完整。任何历史事件都发生在一定的时间和一定的空间，历史人物和事件也总是在一定的时间和环境里活动和发生。这句话就说明了文字说明对图片的作用。图片辅以文字说明才能更为客观有效地传递信息。有专家曾经风趣地说，“照片是哑巴”，文字说明就是让照片说话。图注必须信息完整，要素齐全；表述精练、简洁、明确、规范；兼具检索功能。搜集、斟选到的合格图照，只有配上完整、准确的文字说明，才能实现图照所蕴涵的信息和价值。