在职场摸爬滚打十余年,我算是职场的老司机,却又一直奔波在小白的路上。
我讨厌机械的重复,却又不得不时刻将温饱提上日程。所以,这些年,我虽然一直在努力,却也在不断的折腾中依旧只是混了个普通白领。
也不是因为我贪图安逸,只是像我这种穷苦人家出生的孩子,本身就没有多少冒险精神。不过,关于“偷懒”的诀窍我到底还是会了一些的,不妨说来听听。
1.合理使用函数和快捷方式能让你事半功倍
学电脑也是一个慢过程,很多简单化的操作都是在实操中慢慢悟出来的。
从最初做文员时只会打字,到后来学会一些快捷方式,再到后来学会使用函数和数据透视表,我是越来越体会到电脑的神奇力量。
首先,说说常用的快捷方式吧!网上一搜就是一大把,但我不建议你收藏那么多,贪多嚼不烂啊!根据我多年的工作经验,办公中常用到的差不多就只有以下几种——
Ctrl+S 保存
Ctrl+P打印
Ctrl+Z 撤销
Ctrl+F 查找
Ctrl+X 剪切
Ctrl+C 复制
Ctrl+V 粘贴
Ctrl+A 全选
当然如果你记性不错,你也可以把度娘里那些快捷方式都搜来记着,但我总觉得多了反而更容易鱼目混珠。
其次,说说常用的一些函数吧!函数的种类也很多,学习的定位主要看你的工作内容。我之前在小公司做过物控,因为ERP系统是自己公司研发的,功能并没有市场上那么全面,所以完全靠合理运用函数来提高工作效率。常用的有以下几种——
SUMIF,用于对满足条件的单元格求和;
COUNT,用于包含数字的单元格以及参数列表中的个数;
COUNTIF,用于对满足条件的单元格求和;
VLOOKUP,按列查找,最终返回该列所需查询列序所对应的值;
HLOOKUP,按行查找,最终返回该列所需查询列序所对应的值;
RIGHT,用于从文本字符串中最后一个字符返回指定个数的字符;
MID,用于返回文本字符串中从指定位置开始的指定数目的字符;
LEFT,用于返回文本字符串中第一个字符开始至指定个数的字符。
还有一些是整合利用的,比较复杂,但是功能更强大些,这里就不一一列举了。如果公司有正规的ERP系统或SAP系统的话,这些函数就很少能用到了。
温馨提示:函数引用到表格后,最好粘贴成数值再保存,以免乱码或丢失。还有关于这些函数的具体应用,如果你觉得有用需要学习的话,最好去百度里搜视频看,这样学习的效果会更好。
关于电脑知识,没有最厉害的,只有更厉害的,但一定要不断学习,也要及时更新所学知识,否则就很容易被时代淘汰。
2.合理利用时间,做好工作计划,是提高工作效率的必杀技
2015年三月份,我应聘到一家港资企业做业务跟单,部门分给我的四分之三的客户都是国外的。
刚接手的时候,真的忙得晕头转向,要安排好生产计划和相关采购事宜,要追踪货物的入库和品质状况,要安排空运和船运,要回复客户交期,每天还要安排发好几个国际快递。
更要命的是,那时候我的英语水平也不怎么样,可是我工作的内容却大部分都涉及到英语。每天要用英语在SKYpe上回复客户信息,要用英语应付一大堆邮件,所以又不得不见缝插针地恶补英语。
那时候,基本上每天都是加班到八九点,有时候实在做不完还将资料发到笔记本电脑上回家继续加班。
为了不遗漏必须做的事情,我基本上每天下班前都会列出第二天的工作清单。然后按照4D原则将重要且紧急的事情第一时间去做,接着是去做重要且紧急的事情,然后是不重要但紧急的事情,对于不重要且不紧急的事情就先放在一边。
因为那时打印机离我比较远,为了节约时间,在打印快递单(有时要100多张,多少箱货就打印多少张的2倍)的时候,我会同时去报关部和物控部把报关单和条码标签一起取了;我会在送资料去仓库的时候,同时跟仓管核对当天的入库清单;我会在周二的时候就准备好周四的空运资料和周五的船运资料,并与相关部门做好衔接工作。
出口货物的资料很繁琐,都是环环相扣的,不规划好时间,只要漏掉其中一个环节,所有的工作都将前功尽弃。所以合理利用时间,做好工作计划,不仅能提高工作效率,也能避免许多不必要的麻烦和错误。
其实,这么多年来,感觉自己效率最高的就是2015年,那时候工作很忙,业余要照顾上小学的儿子,有点时间还去培训班学英语。日子过得很苦逼,但也很充实。
今天随意翻了一下自己之前写的说说,有一段话不记得在哪里抄的,很经典,也很励志,是这样说的:
当你很累很累的时候,你应该闭上眼睛做深呼吸,告诉自己你应该坚持得住,不要这么轻易地否定自己,谁说你没有好的未来,关于明天的事后天才知道,在一切变好之前,我们总要经历一些不开心的日子,不要因为一点瑕疵而放弃一段坚持,即使没有人为你鼓掌,也要优雅地谢幕,感谢自己认真地付出过。
感谢自己认真地付出过,希望自己有一天在回首往事的时候,不会因为虚度年华而悔恨,也不会因为碌碌无为而羞耻。