1、不要把时间浪费在“努力”工作上

丰田公司曾经总结过生产线上的七大浪费： 过度生产、质量返工、库存过高、没用的搬运、多余的动作、不增值的工艺以及没必要的等待

上文提到的“没必要的等待”虽然说的是生产线上的浪费现象，但实际上在我们的日常工作中，许多宝贵的时间往往会被那些无意义的事情所消耗，这才是导致我们整日努力工作却始终赶不上进度的最大元凶。

也许你在工作中也经历过下面这三种情况。

第一种是“完美主义”。

除了军工、航天、医疗等高精行业必须要以六西格玛的标准追求完美和卓越，力求做到零误差。对于我们这些普通职场人来说，凡事追求完美既是一项难以做到的任务，也是完全没有必要的。

一旦你真的把手上的某项工作“完美”了一次，就相当于提升了领导和同事对你工作能力的期待值。假如你的下一次工作稍微差了那么一点，没有做到完美，领导不一定会因为你完成一个99分的工作而表扬你，反而有可能会对你表示失望，认为你没有把工作做到100分，辜负了领导对你的期待。

同时，把工作都做到完美是要付出很大代价的，那就是你的时间和精力的巨大投入。你把一个只需要做到80分就可以的工作做到了100分，看似你非常努力、非常敬业，但这种所谓的“敬业”可能是以牺牲其他七八件需要做到60分，而你完全没有时间去做的工作为代价的。那么那些你没有时间去做的工作就会占据你的业余时间，需要你通过更多加班去追赶工作进度，最后造成恶性循环。

第二种是“范围蔓延”。

所谓“范围蔓延”，就是做了超出你的职责范围的工作。尤其是当你作为下属面对上级领导的时候，或者你作为乙方面对甲方客户的时候，非常容易发生为讨好对方而接受一些原本不属于自己的工作的情况。

这样的情况我想大家在刚参加工作的时候应该经常遇到吧。这种让步一旦走出了第一步，对方就会习以为常。在今后的工作中，会要求你不断让步，给你增加大量原本工作范围内本来没有、也没有必要去做的工作。

这样承担大量职责以外的工作的情况会给自己带来沉重的负担。我有很多设计院的朋友，他们经常为了帮甲方做一些不属于职责范围内的工作，而不得不加班到深夜。上次我就看到一个同学在朋友圈里发了一条心情：“MMP，本来要去旅游，甲方一个电话就加班到现在……”发布时间是半夜十一点。

第三种是“返工”。

这种情况往往让人感到非常沮丧。好不容易把一件事从头到尾完成了，结果却不符合对方的要求，不得不重新去做。

返工情况的出现，可能是之前没有做好沟通，也可能是对方的想法变了。无论如何，出现返工就意昧着你之前做的大部分工作都白白浪费了时间。

“完美主义”、“范围蔓延”和“返工”这三种情况，都属于"把时间浪费在努力工作中”。

2、解决方案：敏捷工作法

那么我们在实际工作中应该采取怎样的方法，才能避免把宝贵的时间浪费在无效的努力中呢？

让我们来看两家餐厅，第一家我们叫它“传统餐厅”，第二家我们则叫它“敏捷餐厅”。

传统餐厅在面对用餐者的需求时，往往一口气把客人点的10道菜全部做完，然后一起给客人端上桌。这种做法的问题是：客人要饿着肚子等半天才能吃上饭，而且万一菜肴口味太咸或者太辣，没有任何调整的余地。

而敏捷餐厅的做法是：先用最快速度做好一道菜，端上桌给客人垫垫肚子，同时根据客人的反馈对剩余的菜的口味进行调整，然后再几道菜、几道菜地渐次上完。

我们可以把第二种餐厅的做法叫做“敏捷工作法”。这种做法的特点是"最小可交付"和"持续迭代"。

敏捷工作法告诉我们：当你面对一项任务的时候，先按照“最小可交付"的思路，也就是先端出第一道菜。通过别人对第一道菜的反馈，再"持续迭代"，也就是按照别人的要求，不断地把后面的菜改进做法，并陆续炒出来。

3、建立“最小可交付”意识

我们处在一个脑力工作的时代。你在工作中投入了多少精力，只有你自己知道。你可能在一项工作中投入了大量的精力和时间，也可能没有。但是你的老板并不知道你花费了多少精力，他只关注你能不能按时交付工作的成果。

这里的工作交付有两层含义：一个是输出，一个是输出的对象。

你在搜集和处理信息的时候，时刻要想着你这项工作的汇报对象是谁，他希望看到的信息是哪些，以什么形式呈现，这样你为此而做的前期工作也会更有针对性。

那么为什么要强调建立"最小可交付"意识呢？

这是因为我们的工作计划并不是一成不变的。我们常说“计划赶不上变化快”，很多时候，就算是你的老板也不可能做到100%看准方向。更多时候，需求方自己也没真正想清楚到底要的是什么。

万一老板看到你工作的最终产出时，他才意识到自己需求的原来是另外一个东西，然后要求把这项工作推倒重来。那么你之前做这项工作的所有时间就这么浪费进去了。

所以你需要一个在早期就能够给需求方看的最初级的版本。它既要拿得出手，又不至于过于复杂。也就是"最小可交付"的1.0版本。它可以帮助你确认老板最终的需求，避免你把大量时间投入到不必要的地方。

在制定工作交付时间节点的时候，我建议你采取“前紧后松”的方式。

假设有一项工作任务，要求你用一个月的时间交付最终成果，那么我建议你第一周可以交付两次你的方案的初步大纲，以供对方及时进行反馈和调整，之后可以保持一周一次的交付节奏，这样也给自已留有足够的余地。

另外我建议大家在接到一项任务的时候，第一步不是向对方承诺什么时候交付最终结果，而是承诺什么时间提供一个初步方案。

比如当领导给你派活的时候，更加聪明的回答方式是“明天上午我就去准备，明天下班前给您一个初步反馈”，而不是“我两周后给您最终方案”。

4、把背上的猴子扔出去

在建立“最小可交付”的意识之后，接下来我们就要寻求对方的反馈，然后对自己的工作进行迭代。

用通俗的话来说：所谓“迭代”，就是一次比一次更好。

你把工作方案的1.0版本交给需求方，比如你的老板或是甲方单位，然后他们根据这个1.0版本给你反馈，你再根据他们的反馈对工作进行改进，然后把完成度更高的成果不断地交付出去，这就是我们可以同时处理多个任务的关键秘密。

你把阶段成果交付出去，对方就需要开始对这个成果进行研究、反馈或者加工。这个时间，你就可以安心地去做下一项工作。

这样做的好处就在于：一方面你对手上的工作源源不断地进行产出，和你合作的伙伴也始终处于一个合理的忙碌状态，而不是所有人都要等你做完所有工作才能继续开始下一个流程。万一你憋了半天，做出来的东西不是需求方想要的，那整体工作效率就会被拖累。另一方面，对于你自己而言，每一次你都可以根据对方给你的反馈意见及时修正工作方向，而不用担心整个工作被彻底推翻重来，使你之前花费在上面的大量时间变成无用功。

我们可以用一个形象的比喻来描述迭代工作法。

一个接一个的任务，就好比不断扔到你背上的猴子。聪明的工作者之所以可以完成更多的事情而不会被累垮，其中的秘密就在于：他总是能够在接到一只新猴子的时候，把背上的另一只猴子扔出去。这样一来他的背上始终保持着只有一只猴子的状态。如果不是这样做，恐怕他早就被一大堆猴子压垮了。

另外，当你同时面对多个项目的时候，我有一个非常有用的心得：“重要的事情多迭代，紧急的事情先迭代”。

比如你的老板同时给你布置了两项工作：一个月后你需要出席一个全市重要商务活动并代表本公司做一个演讲；两天之后你要给公司内部员工做一次职业培训。

这两项工作如果从重要性上来说，当然是全市级别的商务活动大于公司内部的培训。但是就任务的紧急程度来说却恰好相反。不管你先做哪个，心里总会惦记着另外一个。

根据“重要的事情多迭代，紧急的事情先迭代”这个原则，你可以先把时间紧迫的内部培训材料做出一个1.0版本并发给其他部门，听听其他人对这个版本的反馈，然后就暂时把这件事放在一边，开始全力制作公司演讲稿的1.0版本。因为距离演讲还有一个月的时间，接下来你可以根据领导给你的反馈，慢慢把演讲稿迭代到3.0甚至是10.0。至于公司内部的培训材料，因为没有那么重要，也许最终只迭代到2.0版本就已经足够了。

在这里我需要强调的是：敏捷工作法不主张“同时做多件事”。

我认为对大部分普通人来说，在有限的时间里同时进行多个任务是不可能的。因为人的大脑就像计算机一样，也是有内存容量的。如果你同时处理多项任务，就好比你的电脑同时开了五个网页、六个PPT、七个Word，你的电脑运行速度肯定快不起来。

正如我们之前所提到的“把背上的猴子扔出去”，虽然看起来我们是在同时推进多个项目，但其实你是在把不同项目的不同版本不断地交付出去，而你的手中始终只保持运行一个任务。