理解了组织环境,重新认识了领导力,通过系统策划,并且寻找到有力的支持,经过实际运行,我们必须开始效果检查,以及选择改进。
一. 监视、测量、分析和评价
组织应确定:
a) 需要得到监视和测量的对象;
b) 监视、测量、分析和评价的方法以确保结果有效;
c) 监视和测量的时机;
d) 对监视和测量结果进行分析和评价的时机。
组织应评价质量管理体系的绩效和有效性。
在8.1节运行策划和管理中,已经清楚地定义了监视和测量。这里又连续提到了监视和测量的相关应用。以武侠小说的主人公为例,通常随着故事深入发展,主人公的武功技能逐步精深、日新月异。作为质量体系的纲领性文件,其实也暗含这个道理——在运行环节的监视及测量更偏重在执行层面,而在检查环节,更多以管理者或战略者的角度来观察。
企业监视、测量的对象应该是其运行过程中的质量目标、绩效、准则要求。采用的方法可以有检查、评审、数据统计。通常按
管理层——中间层——执行层
进行垂直监控。
顾客满意度也需要重点测量,它是指顾客对其期望满足程度的感受。如同我们在拨打10086中国移动客服电话后,要对客服人员进行评分一样,顾客对产品和服务的期望至少分为三层:基本期望、规格和需求、超出期望。满意度与顾客经历和所处环境有关,以餐饮业为例:在火车站周围通常以快捷、价优的理念为顾客提供产品和服务;而在人群密集的社区饭店,随着消费者的口味升级,商家又会提供特色各异、品种丰富的菜肴。
在分析与评价部分,关注目标、绩效和有效性。目标代表一定程度,绩效包括质量目标、成本、态度,有效性是对每个过程取得的成绩的总结,如在评价策划是否得到有效实施时,必须评价风险策划、目标策划和设计策划。
二. 内部审核
在企业或工厂里,我每个月都会参与一次针对生产现场的内部审核,在走马观花、浮于表面的审核里,除了看见5S问题、除了检查员工操作、以及相当记录,好像就再也查不出什么了。可每次客户或第三方审核,总能发现一些关键问题。那么,内审究竟要审什么?
a) 审查质量管理体系是否符合 1)组织自身对质量管理体系的要求;2)本标准的要求;
b) 是否得到有效的实施和保持。
审核的本质是对着标准找证据,“左手掌握标准,右手寻找证据”。在内审之前,确定小组各成员的职责、做好准备工作,并开始策划要求和报告。内审中,考虑过程的重要性,建立一致的审核准则。必须反映客观性和公正性,基于证据、不偏不倚。内审结束,将审核结果提交给相关部门的管理者,并保存得到实施的证据。
三. 管理评审
组织通常每年做一次管理评审,目的是确保其持续的适宜性、充分性和有效性,并与组织的战略方向保持一致。这里的适宜性,是必须结合公司实际;充分性是要充分覆盖过程;有效性指符合策划要求,达到审核目的。
管理评审可以考虑以往的结论,但不等于沿用。如果每年都使用同样的模板、相似的表达来撰写管理评审报告,不考虑任何的更新迭代,业已表明这样的组织在走下坡路了。评审应考虑公司战略方向,而非质量方针和目标,并强调与管理体系有关的外部或内部变化。
四. 改进
组织应确定和选择改进的机会并实施必要的措施,以满足顾客要求和增强顾客满意。
改进的目的是为了提高绩效,而持续改进是项循环活动。由于顾客的要求总是在不断变化,组织要持续的增强客户满意度就必须开展持续改进活动。不妨想下,自己有多久没有下到生产现场去观察节拍,或者向一线员工询问情况了。对于改进而言,现场是座宝山,真的是有无穷无尽的改进机会。
在日本企业,有种“立ちん棒”式的改善方法,指观察者就站在操作者身后进行仔细地观察、思考并记录。结合“现场、现实、现物”的三现主义分析,不少问题可以迎刃而解。我所在工厂在提升生产、检验效率的活动中,也采用过这种方法。
五. 不合格与纠正措施
你晚上睡觉没有盖好被子,着了凉,第二天感冒了。
根本原因:晚上睡觉没有盖好被子。
纠正:多喝热水或吃感冒药。
纠正措施:晚上盖好被子,避免着凉。
预防措施:平时积极参加体育锻炼,强身健体,确保即使哪天晚上没盖好被子,仍然不会感冒。
这是个通俗的不合格与纠正措施的例子。产生并识别不合格后,第一步要及时响应,接着评审不合格,分析原因,通过控制手段、以及采取纠正措施消除不合格,以避免再次发生。纠正措施应与所遇到的不合格的影响程度相适应。
至此为止,我们基本完成了ISO9000质量管理体系主要内容的学习。本着学以致用的原则,后续我会将其更加充分地开展到本职工作中,相信到时会有更加深刻的感受。