本文主要描述售前在项目文档写作中的数字、符号、格式、常用词汇书写注意项的规范，提高文档写作的规范，提高文档的书写质量。
一、书写基本规范
1.1 中文采用国家正式公布实施的简化汉字，除特殊需要外，不得使用已废除的繁体字、异体字等不规范汉字。
1.2 标点符号的用法应该以GB/T 15834—1995《标点符号用法》为准。
1.3 数字用法应该以GB/T 15835—1995《出版物上数字用法的规定》为准。
1.4 量和单位要严格执行GB 3100～3102—93有关量和单位的规定。
二、文章组成书写
2.1 文章组成部分
2.1.1 文章都应有大标题、正文、署名、成文日期等部分；正文内容多页且分章节的，还要有目录。
2.1.2 方案类文章组成：大标题、署名（单位）、成文日期、目录、正文内容、附录。
2.1.3 报告类文章组成：大标题、正文、署名、成文日期。
2.1.4 论文类文章组成：大标题、署名、摘要、关键词、英文摘要和英文关键词、目录、正文（前言、正文内容、注释、参考文献、附录、致谢）、外文翻译。
2.1.5 书信类文章组成：称呼、问候语、正文、祝颂语、署名和成文日期。
2.1.6 通知类文章组成：大标题、开头语、主体、结束语、署名（发文机关）和成文日期。
2.2 正文及段落书写
2.2.1正文每个字占一格，标点也占一格。
2.2.2每段个落开头需要缩进两个汉字的位置（在输入时不要用空格放在段前代替缩进）；段落结尾需要句号。
2.2.3 在正文中不要出现作品名称及作者。
2.2.4 作品结尾不留“完”字等字样。
2.3 大标题书写
2.3.1 文章大标题应该居中排列，字号大与正文，字体与正文有所区别。
2.3.2 大标题可以是单行标题或双行标题。
2.3.3 大标题字数较多时，可分行排列；分行时注意前后意义的完整，分行排列时仍然要求居中排列。
2.3.4 双行标题包括主标题和副标题；副标题字号小与主标题；副标题应紧靠主标题下书写，中间不空行，副标题要在主标题第三个字下开始写破折号“——”；换行后与副标题第一个汉字对齐。
2.4 署名书写
2.4.1 署名可以是个人或单位。
2.4.2 方案和论文等文章，署名放在标题下面，占一行；署名在与标题对应居中；署名是两个字，当中要空一格。
2.4.3 报告、书信、通知等类型文章，署名在文章最后，成文日期之前，占一行；署名居右排列；署名是两个字，当中要空一格。
2.5 成文日期书写
2.4.1方案类文章，成文日期放在署名下面，占一行；成文日期与署名对应居中；成文日期的字体字号与署名相同。
2.4.2 报告、书信、通知等类型文章，成文日期在文章最后，在署名之后，占一行；与署名对应居右排列；成文日期的字体字号与署名相同。
2.4.3 成文日期年月日，一般用小写汉字书写；年份用中文形式表示，如“二○○六年八月”。
注意：年份中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在word“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择，或者直接在“插入”栏内选择“日期和时间”即可）。
2.6 序码书写
2.6.1文章分条目，要用序码，较常见的有如下几种：
（1）汉字：大写汉字（壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾）；小写汉字（一、二、三、四、五、六、七、八、九、十）；小写汉字较常用。
（2）天干地支：天干（甲、乙、丙、丁、戊、己、庚、辛、壬、癸）；地支（子、丑、寅、卯、辰、巳、午、未、申、酉、戌、亥）；天干较常用。
（3）阿拉伯数字（1、2、3、4、5、6、7、8、9、10等）。
（4）拉丁文字母：大写（A、B、C、D、E等）；小写（a、b、c、d、e等）。
（5）罗马数字：大写（Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ、Ⅴ、Ⅵ、Ⅶ、Ⅷ、Ⅸ、Ⅹ、Ⅺ、Ⅻ等）；小写（ⅰ、ⅱ、ⅲ、ⅳ、ⅴ、ⅵ、ⅶ、ⅷ、ⅸ、ⅹ等）。
2.6.2 序码可以加括号、方括号、圆圈等；序码可以与编、章、节等配合；序码可以与顿号、逗号、齐线墨点等配合。
2.6.3 与序码配合使用的标点包括顿号、逗号、齐线墨点。
2.6.4 汉字和天干地支序码（一、二、三、甲、乙、丙等）后应该用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”、“甲、”、“乙、”、“丙、”。
2.6.5 阿拉伯数字、罗马数字和拉丁文字母序码后应该用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“A.”、“B.”、“C.”。
2.6.6 序码如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号。
2.6.7 加圆圈序码（①、②、③等）必须在同一自然段内使用，不再加标点符号。
2.6.8 正文中，序码起始时，应左起空2格书写；有标题时，在序码后空一字距写标题，另起一行写具体内容；没有标题时，在序码后空一字距再写具体内容。
2.6.9 序码与层次标题的配合使用规范，详见“2.6 多层次标题书写”。
2.6.10 用序数词（“第一”、“第二”、“首先”、“其次”、“一是”、“二是”、“三是”、“一方面”、“另一方面”等）表示顺序时，序数词之后用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。
2.7 多层次标题书写
2.7.1 正文标题包括标题序码和标题，共同占一行。
2.7.2 标题应准确反映文章的内容，语句通顺，严禁出现错别字；
2.7.3 标题文字要简练，长度尽量不超过20个字；标题尽量省略标点符号；涉及地名、单位名称等应避免使用简称；标题尽可能不使用英文，但可以使用英文简称或物品名称，如SOA、GIS、Oracle。
2.7.4 正文标题序码有两种体例，人文类文章层次序码和科技类文章层次序码。
2.7.5 第一种，人文类文章（报告、书信、通知等类型文章）层次序码的编排如下：
第一层为“一、”
第二层为“（一）”
第三层为“1.”
第四层为“（1）”
第四层以下序码使用拉丁文字母（A、B、C、D、E等）
自然段中使用加圆圈序码（①、②、③等）
2.7.6 人文类文章层次序码应左起空2格书写或居中对齐。
2.7.7 第二种，科技类文章（方案、论文等类型文章）层次序码一律用阿拉伯数字连续编号，不同层次的数字之间加下圆点相隔（即圆点加在数字的右下角），最后数字后面不加标点，如“1”、“1.1”、“1.1.1”……，科技类文章的层次不宜过多，通常不应超过5级，即：
第1级——1 或 第1章
第2级——1.1
第3级——1.1.1
第4级——1.1.1.1
第5级——1.1.1.1.1
正文内容序码应该先使用加括号阿拉伯数字（（1）（2）（3）等），再使用拉丁文字母（A、B、C、D、E等）或在自然段中使用加圆圈序码（①、②、③等）
2.7.7科技类文章层次序码应左侧顶格书写；在序码后空一字距写标题。
注意：日常使用过程中，要么不匹配（如“1”“2”“3”后面加顿号“、”），要么使用错位（如不用“一、”“二、”“三、”而直接使用“（一）”“（二）”“（三）”，或者格式有误（如层次序码前面空2个字格），或者体例杂糅（如“1”“1.1”“1.1.1”与“一”“（一）”“1.”两种层次序码混用），这些都是不规范的用法，应该避免。
2.7.7 一级标题标题末尾不能用标点符号。
2.7.8 人文类文章层次序码，二、三级标题的末尾，如果是居中对齐，一般不加标点符号；如果二、三级标题是缩两格标题的可以加句号。
2.8 段首题书写
2.8.1 段首题即用自然段落的第一个句子所作的标题, 段首题常用“第一”、“第二”或“首先”、“其次”等序数词进行开头。
2.8.2 序数词可以与句子分割，也可以连续；分割时应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。
2.8.2 段首题末尾可以加句号；如果不加句号，可以在段首题与其后的公文内容之间空一格。
2.9 目录书写
2.9.1 目录书写内容包括目录题目和标题索引。
2.9.2 目录题目为“目录”二字，位于页面上方居中排列；“目录”二字中间可以空一格。
2.9.3 目录内容与正文标题对应，形成正文标题索引；每行目录对应正文一个标题，每级目录对应一级正文标题，最多对应到三级标题。
2.9.4每行目录包括目录标题和页码；目录标题与对应正文标题的文字和序码书写一致，左侧顶格书写；页码一律使用阿拉伯数字，靠页面右边对齐，并与目录标题以圆点“………”连接，两端对齐。
三、数字的写法
1987年1月1日国家语言文字工作委员会等七单位联合发布《关于出版物上数字用法的试行规定》，要求使用汉字和阿拉伯数字时体例统一。总的原则是：“凡 是可以使用阿拉伯数字而又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字。遇到特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持相对统一。”1993年11月21日国务院办公厅 发布修订的《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码”。两相对照就可以明了数字使用规范和在公文中的特殊要求。
3.1 年份数字
3.1.1 公历世纪、年代、年、月、日和时刻，应当使用阿拉伯数字，如，20世纪80年代，1987年1月1日7时30分；中华民国纪年和日本年号纪年也使用阿拉伯数字，如，民国38年（1949年），昭和20年（1945年）等。
注意：年份不能简写，如1980年不能写作80年。夏历和中国清代以前历史纪年用汉字，如，正月初五，秦文公四十四年（公元前722年）。
3.1.2 成文日期的年月日，一般用小写汉字书写。
3.1.3 关于“月日”在专项名词中的用法。月、日之间，如果涉及一月、十一月、十二月，应加“·”（间隔号），再外加引号，以避免歧义，如“一二·九”运动、“一·一七”批示。如涉及十月，也可用"一〇"，如"一〇一二"，可不加"·"。事件或文件等现象的月日简称，已经定型的词组，可不加引号和“·”，如：五四青年节、九一三事件、十一国庆节等。
3.1.4 用阿拉伯字母表示月日时，中间加“·”（间隔号），不用“．”（齐线墨点），如1999·10·1。
3.2记数与计量
3.2.1 记数与计量（包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等），用阿拉伯数字。例如，415230，-25，l/16，4．5倍，34%，18万公里，4000克，200亿，45.5万元，50岁，12个月，125种，等。
注意：一个数值书写时要照顾上下文，不是出现在一组表示科学计量和具有统计意义数字中的一位数，可以用汉字。如，一个人，三本书，六条建议，读了九遍。
3.2.2 四位及四位以上数字，采取国际通用的三位分节法，节与节空半个阿拉伯数字，非科技专业书可以不分节，用“，”号分节不符合国际标准和国家标准，应废止。
3.2.3 一个用阿拉伯数字书写的多位数，不能移行。
3.2.3 人文类文章中的分数，一般用汉字。
3.3 数字引用、使用
3.3.1 引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍要与所据版本一致外，应使用阿拉伯数字。如，*马克思、恩格斯：《共产党宣言》，《马克思恩格斯全集》第4卷人民出版社1958年第1版第493页。
3.3.2 数字作词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句，用汉字书写。例如，一律，十滴水，三叶虫，八国联军，十月革命，二万五千里长征，五四运动，二商局，第一书记，相差十万八千里。
3.4 数字表达
3.4.1 邻近的两个数字（一、二……九）并列连用，表示概数，要用汉字书写，两数字之间不要用顿号隔开。如：二三里，四五家，六七十吨，四十五六岁，七八十种，一千七八百元，十之八九。
3.4.2 相邻两个数字连用，有时不是表示概数，而是一种缩略形式，中间要顿号。如：初中一、二年级，国棉六、七厂，八、九两个月，退居二、三线。
3.4.3 避免交代不清的时间概念。如“上月以前”“明年以后”等。
3.5 数量的增加或减少
3.5.1 增加为过去的二倍，即过去是一，现在为二；增加到过去的二倍，即过去为一，现在为二；增加二倍，即过去为一，现在为三，增加了二倍，即过去为一，现在为三。
3.5.2 超额80％，即原来是100，实际达到180；降低到80％，即原为100，现在只达到80；降低了80％，即原来为100，现在是20，
3.5.3 不可用“降低×倍”“减少×倍”的提法，只能用“降低百分之几”或“减少百分之几”。
四、标点符号的使用
4.1 常用标点符号用法
标点符号是辅助文字记录语言的符号，是书面语的有机组成部分，用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用。标点符号使用应严格按照GB/T 15834—1995《标点符号用法》 。
常用的标点符号有16种，分点号和标号两大类。
点号的作用在于点断，主要表示说话时的停顿和语气。点号又分为句末点号和句内点号——句末点号用在句末，有句号、问号、叹号3种，表示句末的停顿，同时表示句子的语气；句内点号用在句内，有逗号、顿号、分号、冒号4种，表示句内的各种不同性质的停顿。
标号的作用在于标明，主要标明语句的性质和作用。常用的标号有9种，即：引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号和专名号。
4.2 公文文号书写
4.2.1 年号要求完整。如： “1997”，不能省略为“97”。
4.2.2 括弧要求。《国家机关公文格式》规定发文年度用六角括弧“〔〕”括入，而不应该用小括号“（）”、方括号“[ ] ” 、方头括弧“【】”。
如：吉教办字〔2005〕5号（规范）
吉教办字（2005）5号（不规范）
吉教办字[2005]5号 （不规范）
4.2.3 发文年度位置要求正确。如：××字〔1997〕第×号。
4.3 全角标点符号
标点符号输入时应该使用全角输入标准标点符号,而不是半角符号。全角是指标点所占的地方，是一个汉字的大小。
如：逗号全角是 ， 半角是 ,
句号全角是 。 半角是 .
分号全角是 ； 半角是 ;
冒号全角是 ： 半角是 :
引号全角是 “” 半角是 ””
小括号全角是（ ） 半角是 ( )
4.4 正确区分连接号和破折号
4.4.1 连接号应该使用“～”，而不使用“——”或“—”。
如：2005年9月～10月
4.4.2 破折号应该使用占两个空格的连线“——”，而不是用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。
4.5 引号的用法
4.5.1 标明引用别人说的话或文章的内容，如：
例如：大会新闻发言人郭卫民表示，抗击疫情中，中国本着公开、透明、负责任的态度，及时向国际社会通报信息。“所谓中国隐瞒疫情导致疫情向其他国家蔓延的说法是毫无道理的。”
4.5.2 需要强调的专有名称，如：
例：“十三五”规划、“两会”召开
五、量单位和公式用法
5.1 量和单位
5.1.1 量和单位要严格执行GB 3100～3102—93有关量和单位的规定。
5.1.2 量的符号一般为单个拉丁字母或希腊字母，为区别不同情况，可在量符号上附加角标。
5.1.3 在表达量值时，一律使用单位的国际符号，常用的单位符号用法如：米m，千米km，厘米cm，毫米mm，赫兹Hz，度分秒（°′″），秒s（不用sec），分钟min，小时h（不用hr，hrs），天d（不用day）。
5.1.4 数值与单位符号之间留一空格，如20 min；
5.1.5 表达量值的单位符号统一用正体。
5.2 公式
5.2.1 公式应另起一行，左起空两个字编排，较长的公式尽可能在等号后换行，或者在“+”、“-”等符号后换行。公式中分数线的横线，长短要分清，主要的横线应与等号取平。
5.2.2 公式后应注明编号，公式号应置于小括号中，如（3.2）。写在右边行末，中间不加虚线。
5.2.3 公式下面的“式中：”空两个字起排，单独占一行。公式中所要解释的符号按先左后右，先上后下顺序分行空两个字排，再用破折号与释文连接，回行时与上一行释文对齐。上下行的破折号对齐。
5.2.4 公式中各物理量及量纲均按国际标准（SI）及国家规定的法定符号和法定计量单位标注，禁止使用已废弃的符号和计量单位。
5.2.5 在公式表达中，矢量、矩阵符号用黑斜体，一般变量用斜体，π、min、max等一律用正体，矩阵的转置符号上角标T用正体。针对上、下角标，是数字的用正体，英文变量用斜体，英文缩写用正体，如：f1,Δi，XICLS，次级下标同此规则。
六、图表使用
6.1 图
6.1.1 图在文中的布局要合理，一般随文编排，放置在离正文中参考处最近的位置，先见文字后见图；图对象格式水平居中。
6.1.2 图序与图名：图名应简明。图序一律采用阿拉伯数字分章编号，第3章第2个图的图序为“图3.2”；图序和图名间空1个字距，居中排于图的下方。例如：
6.1.3 推荐画图工具为Visio和Word，如果用Word画图，应将各部分组合到一起。
6.1.4 图中的符号根据相应画图工具（Visio或Word等）中定义的标准用途使用。
6.1.5 图表达的符号文字要精选，要具有自明性，切忌与表及文字表述重复。
6.1.6 在图中，应对各个符号均匀地分配空间，连线应保持合理长度，尽量少使用长线。
6.1.7 图中的术语、符号、单位等要求与正文表述中所用一致。
6.1.8 把理解某个抽象符号的功能所需要的最低限度的说明性文字置于符号内；形象符号的说明性文字置于符号正下方；文字内容应显示完整，不被遮盖。
6.1.9 流程图不要改变角度和其它影响符号形状的因素，尽可能统一各种符号的大小。
6.1.10 流程标准流向是从左到右和自上而下，在流线上使用箭头指示流向，应当尽量避免流线的交叉。
6.2 表
6.2.1 表在文中的布局要合理，一般随文编排，先见相应文字后见表；表格应水平居中。
6.2.2 表序与表题：表题应简明。表序一律采用阿拉伯数字分章编号，第3章第2个表的图序为“表3.2”；表序和表题间空1个字距，居中排于表的上方。
6.2.3 表格应该有表头；表格较大不能在一页写完的而进行跨页时，每页重复显示表头。
6.2.4 表中数量值应标明量和单位的符号。
6.2.5 表格可采取网格型或三线制，编制时根据具体情况设置格式，力求清晰、简洁、便于阅读。
七、其他方面
7.1 汉语拼音注音
7.1.1 句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。
7.1.2 分连写：词内连写，词间分写。
例1：公共场所请勿吸烟
GONGGONG CHANG SUO QING WU XIYAN （规范）
GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN （不规范）
GONGGONGCHANGSUOQINGWUXIYAN （不规范）
7.2 缩略语使用
缩略语是一种书面词或短语的缩短形式，用来代替整体，达到简化效果。在文档编制过程中使用缩略语，需遵循以下原则：
（1）若在文档中有专门定义缩略语的部分，则以后的正文中可直接使用缩略语表达原义。
（2）若在文档中没有专门定义缩略语的部分，则在文中第一次使用时需用“<原词语>（<英文全称>，以下简称<缩略语>）”的形式作定义，例“配置管理（Configuration Management，以下简称CM）”；以后再次使用时即可直接用缩略语表达。
附：文档书写常见检查要点
1、 排版：段落缩进是否统一，正文字体字号是否一致；
2、 标题结构逐级缩进（最多5级），标题字体逐级缩进；
3、 图表是否题注，图表、题注是否居中，题注是否编号统一标题；
4、 封面是否整齐美观，封面是否多了页眉页脚；
5、 目录是否规范（三级就够了）目录页码是否独立；
6、 正文各节页眉页脚是否统一，位置是否合理，正文页码是否规范（注意不要用“共X页”），正文页脚是否独立计数（从1开始），位置是否统一（特别注意纵向和横向排版的一致）；
7 、标点符号，中文统一用全角符号，常见问题包括逗号、分号、句号、引号、小括号等；
8 、术语、专用语用词是否规范，是否有不规范的简称；
9 、前后的内容统一（特别注意有概述和结构图、详细内容之间的子系统、模块名称不一致）、前后专用词的统一（注意平台名称、系统名称等）；
10 、语句是否通顺、没有歧义；
11 、数字编号是否规范（注意没有半括号的级别），是否连贯；
12 、是否存在超出本文档描述范围的其他行政区、单位、其他行业的用词；
更多具体检查内容请参考：投标方案常见问题检查
