原创 发愤的草莓

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揭密！我的日计划流程来啦
接到任务别急着开工，先做这事

心里有很多杂七杂八做的事，如何高效应对呢？

谢天谢地，你来对了。

这正是日计划的孵化阶段要解决的：先把事情想清楚了再干。

那，怎样才叫“想清楚”呢？

“呃，不知道。”

“想清楚”的说法太模糊。所以你遇到任务时，才会晕乎乎，不知从哪里下手。

这种感觉是不是像某些人际沟通的书籍，说什么“待人要真诚呀”咋嘀咋嘀，理论头头是道。可是，把你看急了：具体要怎么做啊，书里一句话也没说！

我当然不要像这些书一样。

这次就给你一张地图，让你按图索骥，照着地图轻轻松松走下去，把事情想得清楚清楚，明明白白。

嗯，请叫我雷锋啊！

一、孵化阶段的总地图

先给你看看这张“孵化阶段”的手绘图，来个总体的印象。

“唉，看不懂......”

没关系，看得懂还要我写嘛？

之前我说过，把想做的事迅速全面地放进“收集箱”，别管条件是不是成熟，对吧。

那接下来怎么做呢？接下来需要经过孵化阶段，它们才能变成你可以直接拿来开涮的行动。

这个“孵化阶段”包括两部分，至少会涉及到四个“箱子”：“将来也许”、“等待”、“下一步行动”、“日程”。

第一部分是上方漏斗这一区域，称为“处理”，需要经过四个节点，分别是“邀人杂食”，具体意思后面再说咯。

第二部分是右下方这一区域，称为“组织”，包括三个节点，分别是“故友情”。

也就是说，孵化阶段包括“处理”+“组织”。它们不是我凭空生造的，原型来自于美国时间管理大师戴维艾伦，同时借鉴了永澄老师的做法。

二、处理部分：把近期能做的事安顿在四个箱子

“处理”在孵化阶段指的是，通过一定的条件筛选出近期需要开干的行动。

这是聪明人做事的第一个技巧，有选择地拿下，有策略地放弃。

这里提供四个节点，作为筛选的依据，你也可以根据自己的实际情况进行减少或增加。

处理的四个节点分别是“要人杂时”。

但是这样不好记忆呀！

我要用谐音给他们换换装，打扮得漂漂亮亮地登场了。这时，只需要把它们看作“邀人杂食”就可以。“要”取“邀”作为谐音，“时”取“食”作为谐音。

然后，你可以想象成“要处理掉这堆任务，邀请人家来吃杂七杂八的食物”。

于是“邀人杂食”四个节点就记住了。

分别是什么意思呢？一个一个来说。

（一）要？

第一个节点“要”是指“近期要不要”，目的是将要做的事缩小范围。

所谓近期，每个人定义不同，建议在1－2周的时长算近期，比较容易掌控。

近期不做，且属于过段时间也不做的那部分，删除；近期不做，但未来会做的那部分，放入“将来也许”（Someday Maybe）的箱子。

余下近期要做的那部分，继续流转到下一个节点进行判断。

哪些是近期不做呢？比如和年度目标偏离的，删除吧；钱不够，时间不够的，但未来还有机会，放入“将来也许”；前期准备还没好，但很快搞定，也可以放入“将来也许”

（二）人？

第二个节点“人”，意思是“给哪个人做”，这是考虑人的因素。

有时候一件事情出现，我们通常会想，我能干什么，如果没有下意识，都不会去想一下“其实这件事情非我不可吗，可不可以由别人做呢”。

如果别人能做又愿意，那就给别人做。自己做自己最重要的事。特别是当老板，当领导了，这一点如果没学会，总是亲力亲为low爆了。

可能是别人更有时间，更需要，或者在这方面更专业，总之就是有人比你更合适，而且你在这方面不需要精深练的。那么，这些事就交给别人吧,放入“等待”（Wait）的箱子。

虽然这里是放手给别人去做，但是在这个过程中，我们还是会跟踪了解情况。

余下的属于自己份内事的部分，继续流转到下一个节点进行判断。

（三）杂？

第三个节点“杂”，意思是”上一节点筛选余下的该自己做的事，是否复杂呢？“

所谓复杂，是指需要多步骤完成的，无法直接执行的任务，也就是复杂任务。

与复杂相对的就是简单。简单任务是指一目了然，表达确切，可以直接执行的任务，也是个人管理领域通常所说的“行动”。

如果这事不复杂，属于简单任务，那么直接流转到下一个节点进行安置。

余下的属于复杂的事情。

对于复杂的任务，我们无法一下子把它干完，可是它看起来太硕大了，会造成心理压力，引发“人人喊打”的拖延症。

所以，遇到复杂的任务，需要把它切小块点--分解成“简单任务”。

就像吃苹果一样，我们无法把整个苹果一次性吞下去，需要切成苹果块，一口一口优雅地吃。

复杂任务分解成若干简单任务后，这些简单任务也继续流转到下一个节点。

（四）时？

第四个节点“时”，意思是“初步安排大致的完成时机”

从上一节点流转入本节点的任务，都是简单任务（即行动），它们是可以直接执行的的，在你的能力内能够轻松把控的，这时候可以给它们安排一下大致的完成时机。

对于能够在2分钟内完成的，立即做，也就是说这些事情，在孵化阶段的处理部分时就马上完成；

这样，其它的都属于近期有时间尽快去的完成的事情了。

这其中，除了有确切日期，非某天做不可的任务放在“日程”（calendar）以外，其余的放进“下一步行动”（Next action）的箱子。注意放进“日程”的一定是要非某天做不可的事，才能雄纠纠地放进某天，不然后面的阶段会出事的。

好了，经过“处理”这个大筛子，把可以执行的行动放入四个等待你后续处置的“箱子”，分别是“将来也许”，“等待”，“下一步行动”，“日程”。

其中，“下一步行动”和“日程”箱子的行动是近期要干的事，还需要再经过“组织”部分，对它们再加工。

注意喔，这里展示的是“处理”的流程模型，至于你会用什么类型的箱子，实体的（如笔记本备忘录等），还是虚体的（如行动管理软件），随你所好。当然，有专业的行动管理软件是最便捷的。

三、组织部分：给近期能做的事“化化妆”

“组织”在孵化阶段指的是，给对近期需要开干的行动定属性，贴标签。

这是聪明人做事的第二个技巧，目的是在未来需要推进某个行动时，能第一时间更快地召见它们，实现当即击破。就像你电脑中安装了风速的搜索引擎，半秒内找到你想要的资料文件。

这里提供三类标签，分别是“估优情“。

同样的，为了让大脑兴奋起来，并且方便使用，要把它们记住。我把它们谐音为“故友情”，想象成“组织老朋友来叙叙旧情”之意。

它们分别是什么意思呢？

（一）估

“估”即预估时长，预计任务完成所需要的时间长度。

为什么要预估时长呢？因为不同人在做一件事时，所耗费的时间差别很大。这里不得不提到《帕金森定律》这本书中关于老太太寄明信片的故事。

一位老太太要给侄女寄明信片，用了1个小时找明信片，1个小时选择明信片，找侄女的地址又用了30分钟，1个多小时用来写祝词，决定去寄明信片时是否带雨伞又用了20分钟。做完这一切，老太太已经劳累不堪。同样的事，一个工作特别忙的人可能花５分钟就在上班的途中顺手做了。

也就是说，如果你给自己预留了太充裕的时间去完成一项工作，就很容易放慢节奏或者增加其他事项而花掉所有时间。所以你需要预估一下时间，给自己一点暗示和压力，提升工作效率。

（二）优
“优”即优先级，主要是指在众多任务中，你选择要优先完成的事情。

什么是需要优先完成的事情呢？《高效能人士的七个习惯》中提到“要事第一”，重要的事情应该被放在优先完成的位置。所以，优先级首先是指对任务的重要程度进行预判。

不同事件对于一个人的意义总是不同的，有的更重要一些，有的可有可无。比如，给父母过生日这事，一般都比你玩电子游戏这事要来得重要，这样，前者的优先级更高。

另外，除了重要程度以外，还有一些事情虽然不起眼，但必须完成它以后，后续任务才能进行下去，那么，它也可以属于优先级高的。

优先级可以按照“高中低”分出三级。这样，在时间非常紧迫之下，你需要先把优先级高的搞定，再考虑中低级的任务。

（三）情
“情”即情境，是指完成一个任务所需要的地点或工具，甚至是涉及的人物。

设置情境以后，任务可以按照情境进行分类。当某个情境之下时，可以迅速将所涉及的任务一网打尽，类似于批量解决的手段，这是提高效率一极棒的方法。

比如，老板安排你现在“外出”办点事，如果你把相关的任务都预先贴好“外出”的标签，是不是只要通过这个标签，就能一下子发现这个情境下的其它任务，同时搞定？

这种批量解决的好处，从快递员送货就能看出来。快递行业迅猛发展，如此海量的快件，要怎么更快的搞定送货环节？聪明的快递员们将寄件按区域分类后再投送，属于同个住宅小区的物品一起送达，速度嗖一下就上去了。

情境的用法相当广泛。

现在不是被“微信”等社交媒体弄得时间碎片化吗？那么，你可以把“微信”设为一个情境，凡是属于“微信”的任务都贴上这标签，等到某个时间段比较闲时，打开属于这个情境的全部任务，一次性完成掉，就把原本应该是碎片化的时间又组装了起来。

如果某段时间与某人频繁接触，也可以把人设为“情境”。

比如家里装修房子，经常与装修工打交道，那么可以设“装修工”为情境；
如果每天上班都堵车，可以设“堵车”为一个情境，把在这时候可以做的任务贴上这个标签；
如果是全职在家带娃的妈妈，可以设“宝宝睡觉后”为一个情境，所以可以在这时间做的事就很容易辨识出来了。

要说的一点是，情境也不是越多越好。数量要适当，以7个左右为佳，符合人脑短期记忆以7个元素为极限的原理，便于你在某个情境下能想起掏出对应的行动清单。

四、举例说明

处理和组织两部分合成“孵化阶段”，可以把两部分的口诀合起来记忆，变成“为了解决掉这些任务，我邀请人家来吃杂七杂八的食物，顺便组织老朋友来叙叙旧情”。我又画了一张拙劣的手绘来帮你记忆。

嗯，光说理论太枯燥，还是上一堆实例看看。

假设现在“收集箱”里有这么些明确了想法的事（真实场景下一般只会更多），需要你对它们进行“孵化”：

去吃麦当劳最新款套餐
办理护照
带宝宝去打针
安排部门同事上课
5月20日晚上6点参加同事婚礼
到专卖店给妈妈买个华为手机作礼物

经过“要人杂时”的处理后，你发现：

去吃麦当劳最新款套餐：打算减肥，少吃垃圾食品。在“要”的节点上直接删除。

办理护照：照片还没有拿到，要等等，但以后肯定会办的。在“要”的节点上放入“将来也许”的箱子。

带宝宝去打针：工作日很难请假，恰好退休在家的婆婆有空，请她代劳。在“人”的节点时放入“等待”的箱子，并及时打电话给婆婆请求帮助。

安排部门同事上课：课程是近期的，并且作为部门负责培训业务的人员，这事必须自己动手，并且这不是一件简单的事，需要分出好几步来。在“杂”的节点时要把这“复杂任务”拆解出许多“简单任务”，如：

-打电话请示领导确认时间
-将通知与报名表单发布微信群
-收集表单后制作座位表
-课程当天在群里发布座位表

这些简单任务再进入“时”的节点时，只有“ 打电话请示领导确认时间 ”是这时候利用2分钟就可以完成的，直接做完，其余的进入“下一步行动”或“日程”的箱子

5月20日晚上6点出席同事婚礼：近期必须自己参加的活动，事情不复杂，清楚婚宴场地的路线，也准备好了红包，到时直接按时去现场就可以了。因为有确切日期，非那天不可，所以在“时”的节点放入“日程”箱子。

到专卖店给妈妈买个华为手机作礼物：是近期要做的事，但为了表达心意不想要别人代劳，事情不复杂，但具体哪天去还不确切。在“时”的节点时放入“下一步行动”箱子。

这样，除了删除和2分钟内立即做完的以后，其余的行动在四个箱子的分布变成这样：

其中，“下一步行动”和“日程”两个箱子是近期自己要做的事，它们经过“估优情”的组织，就变成：

这样以后，它们看起来更加条理分明了。就等着在后面每日的“确定阶段”被你幸运大抽奖，进入当天的行动清单中了。

五，

还有一个问题：进入“收集箱”的都可以走“孵化阶段”吗？

能提出这个问题的伙伴，说明动脑筋了。

由于日计划流程属于行动管理范围，所以进入上面这个系统流转的必须是可以做的事。

但真实的场景中，不是所有进入“收集箱”的内容都是可做之事，能够放入“孵化阶段”继续走。

比如，有的小伙伴会顺手把看到的好词好句放进“收集箱”，爱文学都喜欢干这事，对吧；
有的会把看到的好文章放进“收集箱”，信息时代都巴不得多抢点知识回来，觉得有潜在利用价值；
还有的会把个人期待放进“收集箱”，比如“我要变得美丽”，“我要走路不要驼背”等等。

这几个都不是可以做的事，有些是行动的参考资料，有些是自我要求和提醒，有些甚至是梦想清单。

当然，如果能够从中挖掘出要做的事，你把它先解码为要做的事，那就可以变形后继续走“孵化阶段”；如果不能，它们需要另外走“知识管理”或“目标管理”的通道。由于时间有限，以后有机会再聊这两块内容。

在上面陈述整个孵化阶段中， 我为了简化认识，把收集箱里的内容全部默认等同可以做的事，你只要知道这点就够了。

整个孵化阶段就是这样。为什么要设置这些步骤呢？

因为，大脑是个好仆人，不是个好主人。

它会被动地接受各种念头和问题左右，除非你主动去控制它思考，否则，它不会主动去有效考虑如何解决，推进和管理想做的事情。

设置这些步骤，就是给大脑预装程序。让你一步一个脚印，控制大脑学会结构化地思考。

你心里肯定还在嘀咕：步骤好像有点多耶。

拜托，这是“慢动作”！

就像拍电影一帧一帧地放慢速度给你看，或者说像学游泳的时候，把手和脚的动作分解出来告诉你。

刚开始是会觉得枯燥，等到真正熟练时，其实呼呼几下就搞定整个过程。我就是这么过来的。

你将以迅雷不及掩耳之势，应对收集到的每一项内容，而别人还看不清你到底怎么出拳出招。

那时候，你将是行动管理界的“武林高手”！