现在的大多数组织中，不缺乏大量的数据，在项目和投资组合管理领域尤其是通过大量的系统和过程会产生大量的数据，然而，没有项目经理可以通过筛选数千甚至数百万记录，来确定他们应该做出什么样的决定。避免这种情况的解决方案是众所周知的，就是组织应该选择关键绩效指标(KPI)，通过KPI来做出对业务影响至关重要的决策。但是，如何选择这些KPI？如何知道使用的KPI产生自己所需要的结果？
首先，要知道从哪里寻找正确的KPI，要如何衡量？这些指标将会以各种方式进行使用，通过使用这些指标来衡量一个项目，这些指标可以用在项目的不同阶段，可以在项目的启动过程、实施过程、优先级配置过程以及项目审查流程中使用，这些KPI可以衡量的领域和流程没有限制。
例如，在项目范围中，可能会使用项目范围变化或更改作为KPI，在项目进度中，可能会用项目计划是否延迟来作为KPI，在项目成本领域，可以看资源成本或投资回报率，在资源领域，看资源是否过载或不足，在风险领域，看风险数量以及严重紧急程度，甚至看整个项目，看项目状态的更新及时性以及项目报告的状态是否正常。
并不是每个KPI指标都会在每个环境中都有意义。例如，在私人组织中，预计投资回报率可能是一个关键措施。在公共组织中，这可能是完全无关的。在那里，公民满意或符合立法要求可能会更加相关。良好关键绩效指标的一些标准能够反映了企业战略的一些要素，所以，衡量准时交货在大多数组织中可能是有意义的，但是企业战略更侧重于质量或安全性，那么后者的KPI可能更符合企业的要求。
KPI应该导致可获得的目标，如果设置一个永远无法达成或非常容易达成的指标是没有任何意义的，一旦出现这样的KPI指标，最终就会导致自我毁灭，一般KPI指标建议设置一个合理的值，这个值通过一定的努力可以达成。
KPI应该是客观并可衡量的，如果基于一种感觉而不是一种经验性的措施来做出的KPI，这样的KPI无法真正的进行量化出来，所以也就无法真正的衡量出想要的结果。KPI指标的设置也不应该过于繁杂或重复，有的时候，某个KPI指标可能与某个KPI之间存在一定的转换关系，这样增加了额外的考核成本。
在组织或项目中，KPI的设置很容易泛滥成灾，所谓关键绩效指标的重点在于“关键”二字，很多时候设置过多的KPI指标，会让被考核者和考核者疲于奔命，增加大量的管理成本；那如果只设置一个KPI呢，太少的KPI根本无法对业务进行考核，KPI设置的重点是需要能够帮助做出业务决策，而不是为KPI而设置KPI。
有的时候KPI的设置过于主观，这样的KPI会基于你的感觉或直觉的主观决定。在项目中，实际最终的考核结果可能基于项目经理的直觉而不是基于数据来源的结果，这样的KPI纳入考核的时候，往往会来带对被考核者的负面效果，并不能获得对方的认同。
