作者： Esor Huang 6月 13, 2019

忙碌的工作者，常常会被赋予许多的新任务，于是很容易陷入有一个任务就赶快做一个任务的情况，没有时间仔细思考排程、顺序的问题。

但这个「没有时间」好好做计划的原因，很有可能正是来自于没有仔细思考排程、顺序本身。正是因为没有先做好计划，所以才没有时间。

    不过，我这里说的计划与排程，「不是」单纯排出事情的优先重要性而已。

而是没有理清多个任务之间「真正的行动步骤」次序，做好快速工作切换，让多个任务可以同步并进。于是导致自己在工作上要花掉更多时间，最后更没有时间做计划。（可延伸阅读：如何在忙碌职场深度工作？反思对深度工作力的 4 个实践技巧）

我举一个自己的生活例子，来说明什么是「先理清次序」。

周末时我喜欢做料理给家人享用，上个周末打算自己做几道菜，分别如下：

    烤鲑鱼

        准备鲑鱼3分钟

        放入烤箱20分钟

    意大利面

        准备配菜材料5分钟

        滚水3分钟

        煮面7分钟

        下面加配料5分钟

    气炸锅豆腐

        准备豆腐2分钟

        放入气炸锅20分钟

问题来了，如果我自己一个人要做好上面三道料理，需要多久时间呢？

第一种答案，总共要 65 分钟。

先做第一道烤鲑鱼，花了 23 分钟。然后做第二道意大利面，花了 20 分钟。接着做第三道气炸锅豆腐，花了 22 分钟。

想到什么就做什么，做完一个任务才接续做下一个任务，计划上看似简单直接，不花脑筋做计划，但总共要花费的时间却最久，因为里面有很多「等待」时间被浪费了。

所以稍微有经验的人，不会选择第一种答案，可能会选择第二种答案，总共要 45 分钟。

先做感觉最麻烦的意大利面，总共要 20 分钟。然后花 3 分钟准备鲑鱼，花 2 分钟准备豆腐，一个放入烤箱 20 分钟，另一个同时放入气炸锅 20 分钟。把烤箱与气炸锅的时间重迭，这样大概需要 45 分钟。

开始做一点简单计划，思考有没有哪些任务可以同时并进，这样就可以节省等待时间。但还是有点「卡关」，因为热腾腾的意大利面做好后，还要 25 分钟之后两道搭配的菜肴才能上桌。

更有经验的人，于是可以看到第三种答案，总共只要 25 分钟。

先准备鲑鱼、豆腐共5 分钟。放入烤箱、气炸锅计时 20 分钟。在烤箱与气炸锅进行的同一时间，完成意大利面总共 20 分钟的处理手续。这样总共只要 25分钟。而且其中滚水、煮面的阶段，还可以去顾一下烤箱、气炸锅里需要翻面的食材。最后就 25 分钟三道菜同时做好。

简单调换一下做意大利面、烤箱、气炸锅料理里「具体步骤」的「顺序」，就会发现可以减少更多等待、卡关的时间。

更厉害的人，说不定可以看到第四种答案，总共也是 25 分钟，但有一点不同。

第一时间开始滚水，同时准备鲑鱼、豆腐共 5 分钟。准备好放入烤箱、气炸锅计时 20 分钟。同一时间水滚好了，下面煮 7 分钟，但同时才开始准备意大利面材料。面煮熟了刚好可以放入材料完成最后 5 分钟烹煮。

这样一来，17分钟后意大利面先上桌，

8 分钟后烤箱与气炸锅料理可以上菜。肚子饿的人可以先吃，但配菜上菜的时间也不会间隔太久。（再调整一下流程，说不定你可以看出意大利面 12分钟就能上桌的方法，但三道菜总时间应该还是要在 25 分钟，而且这样步骤可能会变得太紧迫，有可能容易出错。）

这是真实的例子，最近我和老婆一起准备小孩的生日派对午餐时，我也是用同样方法做了规划，让午餐可以在 30 分钟上桌。

    你会发现其实很简单，并非什么复杂的排程技巧。仅仅只是单纯的理清工作步骤次序，就可以让时间大幅度的缩短。

它需要的一个关键前提，则是我们不能只是看到「任务」，还要能看到任务里面可以拆解出来的「行动步骤」。并且思考：

    哪些行动步骤会影响其他行动，需要先完成？

    哪些行动步骤不会影响其他行动，可以后完成？

    哪些行动步骤需要等待，可以同时安排其他行动一起进行？

我在之前的「工作愈忙愈需要清单工作法，把块状任务变成分点行动」中提到，要把「块状任务」切割成「分点行动清单」。

而如果还可以从分点行动清单的角度，重新安排任务的顺序，则会发现项目更容易推动、所需花费的总时间可能更少，或者说，可以在更少时间完成更多项目。

我曾经分享过自己规画婚礼项目的方法：「我如何用 Evernote 搞定结婚流程规划？复杂项目轻松做的方法」。

即使在这么庞大、复杂、常常有意外的项目中，我还是会「先理清次序」，而不会急着去做，因为理清次序后，做起来才会更轻松、时间更有弹性。

我可能会这样安排行动次序：

    确认喜宴场地时间

        先做这个不需太多思考，只要快速确认时间、地点的行动。

    可以开始调查参加者

        有了喜宴场地时间，就可以先进行需要一段时间累积的宾客名单。

    同时找时间拍摄婚纱

        然后才慢慢去做婚纱之类的准备。

    同时慢慢规划喜宴流程

        喜宴的流程仪式等等，可以慢慢来，一边先做前面比较不需思考就能完成的，一边思考累积想法，最后完成流程设计即可。

这当然是简化的版本，不过只要能理清次序，那么就不容易到最后手忙脚乱、时间不够。

或者我自己在制作一本书籍的时候，可能会这样安排流程：

    先设定书籍大纲。

    有了大纲先想好书中最关键的概念与文案。

    可以先做营销文宣。

        营销业务的同事可以先展开行动。

    同时可以先做封面草图。

        设计师可以先展开行动。

    同时我继续慢慢写稿。

如果没有理清次序，可能我写稿花了两三个月时间，最后才要做营销文宣或封面就变得时间很赶，或是整个项目时程又要拉长了。

我举了一些例子，可能每个人遭遇的生活与工作情况不一样。

但是工作愈多、愈忙时，「先理清次序」，反而会节省我们更多工作时间。

    不过要注意的是，这里说的不是理清重要性的次序，而是避免等待、卡关的最佳步骤顺序。