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把大任务分解成一小时内能完成的小任务
集中精力完成少量但关键的任务是很重要，但为了真正简化任务，我们还得谈一谈任务的大小。我们可以一天只集中精力完成一项任务，但如果它是一项令人望而生畏的大任务，我们就可能不堪重负，无法完成。如果任务太大，限制任务量是不起作用的。
最好把你想做的事分解成能在一小时内完成的小任务。这项任务最好只需要二三十分钟，甚至十到十五分钟就能完成。任务越小越好，这样完成的可能性才会越大。
比方主，我们眼前有一项大任务——“写年度报告”。我们盯着它，知道自己应该去做，但却迟迟不想动手。然后，我们可能去查查电子邮件，看看银行账户（什么？我现在还是入不敷出？），瞄一眼自己喜欢的论坛或网站，再给朋友或同事打打电话，但就是不去做那个大任务。
把任务化整为零是打败拖延症的妙法。“列出报告的纲要”、“想出报告的主题”或“写出报告的第一部分”，这样听起来容易多了吧？这些事我们能在较短时间内完成，所以看起来不那么吓人。我们只需要动手去做，十到二十分钟就能完成。
当你发现自己一直在拖延，就是不去做某个重要任务时，看能不能把它分解成一项项小任务。然后，马上动手不要拖延。只要开动起来，你就会充满动力，打破心理障碍。这样，你就会继续完成一项又一项的小任务，直到整个任务大功告成。
记住，小任务总是比大任务好。
第九章 简化时间管理
世界上有一些人非常有条理，他们会把每一分钟都安排好，严格按照计划办事。另一些人则和我们一样，虽然也会做计划，但做事不一定会按计划来。
当然，世事变幻莫测，我们必须随机应变。对那些工作变数较大的人来说，时间管理不能是死板僵化、不知变通的。
要想简化时间管理，就必须避免太僵化太复杂的日程安排。
灵活的日程安排，掌控你的生活
有些人每天的时间都被卡的死死的，希望日程安排能灵活一些。我对他们的建议是，尽可能简化时间管理，与其日程安排掌控你的生活，不如学会活在当下。
具体要怎么做呢？首先，不要安排预约，有些人可能会大吃一惊，但这可不是什么新点子，而且对大多数人都适用。如果有人想提前预约，告诉他你不接受预约，让他在想见你的时候提前一点打电话过来，看看你有没有空。如果你有空，就和他见面。如果你想多做点正事的话，我建议你把预约减到最少。有些活动是你可以记在日程安排上，但不一定要参加的。这样一来，你就可以看见自己还有哪些选项，而不是让日程安排掌控你的生活。不过，我还是不建议你要在日程安排上写太多东西。
如果不安排日程，你该做些什么？弄清任务的优先次序（具体见下一节），据此决定你应该做什么事，可以投入多少时间精力。
学会活在当下，每次只专注于一项任务，完全沉浸在工作中。如果你对某项任务毫无热情，那就找件感兴趣的事去做。你对任务越有热情，投入的精力就会越多，最终结果也就会越好。
完全沉浸在工作中，这种现象叫作“忘我”。无论是在科学界还是产业界，这种现象最近都受到了极大的观注。人们发现，“忘我”的状态能让人提高效率，感到幸福。从根本上说，“忘我”就是一种全情投入的精神状态。当你全身心投入工作时，仿佛周围的一切都消失了，你会忘掉时间。我们都或多或少有过这样的经历，但关键是如何有意识地进入这种状态。
进入“忘我”状态的方法如下：
1.选择你热爱的工作。如果你对某件事毫无兴趣，就不可能做到“忘我”。
2.选择有挑战性的任务，但也别太难。如果任务太难，你就会很难沉浸其中；如果任务太容易，你则会觉得无聊。
3.排除杂念。尽量不去想别的事，集中精力完成手头的任务。排除所有干扰因素，比如电话、电子邮件通知、即时消息、办公桌或电脑桌面上的杂物。
4.沉浸在工作中。一旦开始工作，就一门心思扑在上面，把其他东西统统忘掉，让周围的世界慢慢，充满激情地工作，享受其中的乐趣。请注意，你可能会忘记时间，耽误下一个预约。这就是为什么我建议你不要安排太多的预约。
每天早上先决定当天的任务，弄清优先次序
如果你的日程安排很灵活，你怎么知道某一时刻该做什么事？答案就是，弄清任务的优先次序。回头看看上一章提到的“头等要务”吧。简单来说，你每天早上第一件事就是决定当天要做什么从任务。列一份“简单清单”，写下你最想完成的事，也就是你三项“头等要务”。你可以再列一份清单，写下你想批量处理的小任务（留到当天晚些时候在做），当然，你当天应该重点关注写着三项“头等要务”的清单，让这份清单，而不是日程安排，掌控你一天的生活。
弄清优先次序之后，接下来最关键的就是专注。我强烈建议你只专注于一件事。为了完成清单上的三项“头等要务”，你需要依次把全部精力投入每一项任务，做完一项再做下一项。对于喜欢同时处理多项任务的人来说，这是一个巨大的改变。这么做不但更有效率，也更轻松。
如果你喜欢在多项任务之间来回切换，可能得花一点时间才能习惯一次只做一项任务。不过没关系，如果你发现自己分心了，只需要把思绪拉回手头的工作就行。坚持下去，你很快就能轻松解决问题“头等要务”了。
做手头的工作时，你可能会想接下来要做的事，可能会有同事来请你帮忙，也可能脑子里会蹦出新点子。千万不要让这些想法和请求控制你的生活。你可以把中途插进来的任务或想法记下来，等到晚些时候再处理，而不是当时就切换思维。你可以写在纸上、笔记本上或电脑文档里（具体看你把三项“头等要务”写在了什么地方），然后继续做手头的工作。完成手头的工作后，在去翻一翻任务清单，看看你接下来该做什么。
删除任务，只关注投入产出比高的任务
你的任务越少，就越不需要费神安排先后次序。如果只关注投入产出比最高的任务，你就会更轻松，也更高效。你只需要用到最简单的工具，压力自然会减少。我认为，这就是成功的关键。
其实，任务管理和其他组织管理没有什么不同。我的理念是，在做安排之前先删减任务。如果你眼前只有三件事务，而不是二十件任务，就根本不需要去安排。从时间管理的角度来看，你应该把需要做的事减到最少。你可以删除任务，较交他人，也可以努力拖延或拒绝接手。如果你始终专注于简化、减少和删除，专注于最重要的东西，剩下来的事情很简单了。
