高效率工作就是这么简单

老板a:“汶刀道,你的KPI指标什么时候能给我?我下午1点开会要用!”

汶刀道:“马上老板,我正在写。”

老板b: “汶刀道,我要的PPT做好了没有,什么时候给我一版?”

汶刀道:“马上马上,老板,下午就给你。”

同事1:“道道,新出了个特别好看的电影,咱俩周末去看啊”

汶刀道:“好的啊,周末一起去”

同事2:“道道,咱们周末一起去打球好不好,打完球一起去吃饭之后去K歌”

汶刀道:“好的啊,周末一起去”

老板c:“汶刀道,我下周一有一个汇报,你帮我写一个稿子,周日上午发给我”

汶刀道:“好的老板,保证完成任务”

汶刀道:“矣。我要干什么来着?”

汶刀道遇到的场景相信大家都不陌生吧。我们大多数人有遇到过,偶然事件一大堆,盲目的答应,认同。被一件又一件的事情打断,到最后,完全不知道我们要做什么了。

和大家一样,我以前也是这样,干了这个干哪个,谁找我我都答应,我都帮你,发生的事情马上就去办,完全不管自己到底能不能同时做这么多事,能不能完成这么多的事情,这些事到底需不需要我自己去做。忙来忙去,今天应该做的事情没有做完,后续的事情又一大堆,只剩下无尽的拖延和无奈。

后来偶然间我接触到了时间管理,知道了原来事情还可以这么做,原来我可以这么轻松的完成这么多事,原来我这么厉害~

历时3个月,我是如何从假忙人到游刃有余的处理好工作和生活的~

时间管理就是在合适的时间知道自己应该做什么事情,并且明确的知道自己应该怎么去做。

一.让自己的脑子干它擅长的事

人和动物的区别在于,人有很高级的思维能力,而动物没有,我们大多数人不仅仅把大脑当作一个思维机器,还把它当作了一块无限容量的大硬盘,碰到什么就往里扔,遇到什么就往里存,久而久之,脑子就锈掉了,堵住了,丧失了原有的思维能力。so~ 我们要做的第一件事,就是清空我们自己的脑袋,给思维留出空间,让它有足够的空间和时间,干自己擅长的事情。

打开自己的电脑,新建一个exl,把你脑子里装的事情都写下来,不论有多少统统写出来(仅仅是列出来即可),把你的脑子掏空。

二.细化事件,让我们知道应该怎么做

把你整理出来的事情都细化他,每件事情都要写清楚谁要怎么做。比如:写文章。我就会给他细化成:小学生写文叨叨写作训练营6月复训班0617日长文作业,题目字数不限,截止日期:2017年6月17日 。

三.标注优先级,让我们知道应该先做什么

把细化后的事情按照轻重缓急,给事情标出优先级,打上标签。

我是按照重要和紧急给事件分类的,优先做重要并且紧急的事情,之后把80%的精力投入到重要不紧急①(四象限法应用)的事情上~

将重要不紧急的事情再次细化:

1.明确目标,以目标为导向—不要盲目的做事,要知道自己为什么做。

2.项目分解,细化任务—把一个大的项目分解开来,不要让我们无从下手,要知道从哪里开始。

3.确定计划时间和截止时间—时刻给自己提醒,我应该做什么了?我应该在什么时间之前完成。


图片发自简书App


四.今天我到底要干什么?

选出我今天必须要做的事情,按照优先级排序,选择一个自己最不喜欢最不想做的事,第一个就干它!!!把最困难的搞定了,其它事情还算事儿吗?

每天早上起来之后,选取4件优先级最高的事情,在这四件事情中,选择一个自己最不想干的事情排在第一个~

五.just do it

就是干!自己选出来的事情,哭着也要做完。利用番茄工作法,增加自己的时间密度,让自己更加专注的来完成眼前的事情,25-5-25-5-25-15 ②(番茄工作法应用)相信这一个来回下来,这根硬骨头基本上就被咱们啃的差不多了~

六 .回顾

做完每天的事情之后,给自己一个思考的时间,给自己一个反馈,问问自己我今天做的怎么样?我还能不能做的更好?我要怎么样才能做的更好。学而不思则惘,做而不思则蒙圈。每天复盘才能走的更稳健、更远。

例如:文叨叨写作训练营6月复训第一次长文打卡

          问题1:有严重的错别字,为什么会有,应当如何解决

          问题2:文章排版有问题,应当如何解决

问题1原因:写文章太仓促,只用了2个小时,从布局写提纲到成文,时间太短,没有时间核查错别字,导致错别字校对不仔细——重度拖延导致的

问题1解决方案 :提前几天把文章写完,给自己足够的时间来修改错别字,给自己足够的时间间隔来清空主观印象,间隔不同时间,多次检查错别字。

问题2原因:写作的时候没有意识到排版问题,还是因为时间才仓促,忽略了细节问题——重度拖延间接导致的 /没有排版意识直接导致的

问题2解决方案:提前完成文章,给自己足够的时间思考还需要什么,怎么样才能更优秀——修改合适的小标题符号,注意不同系统对相同文字的不同显示 ,例如MacBook和windows系统的数字显示问题。注意适当添加合适文字主题的图片(图片风格要统一)

其实我们每个人脑子里的事情都很多,不要急,一件一件的把它拎出来,一件一件的专注的去做,当你开始管理他们的时候,其实就已经完成了一大部分~

附录:

①四象限法则:根据重要和紧急对事件进行分类,优先处理重要紧急的事情,处理完成后,把所有重点放在重要不紧急上,来减少重要紧急事件的出现频率。

②番茄工作法:自定义一个合适自己的工作时间段(一个番茄钟的时间),比如以25分钟为一个番茄钟,每工作一个番茄钟,休息5分钟,休息之后继续一个番茄钟,连续完成3个番茄钟后,休息15分钟。劳逸结合,才能更高效的完成工作。

                      在进行番茄钟的时候除了工作不要干别的任何事,不要喝水不要看手机不要上厕所,专注的做眼前的事情。

③常用工具:印象笔记和奇妙清单。

                    印象笔记:偏向于复盘和储存文件。

                    奇妙清单:偏向于事件管理。


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