在《我的前半生里》，有一幕是深夜的办公室里，陈俊生面对工作压力疲惫不堪时，凌玲走到他的办公桌前，递给他一份标注整齐的文件夹。
虽然后面的剧情没有拍出来，但我们可以脑补，陈俊生打开文件夹，看到里面所有的文件清晰明了，按照逻辑顺序排列好，重要的需要注意的地方已经提前替他标注好，字体不大不小让人看得舒服。陈俊生翻阅着文件，突然之间之前苦苦纠结的一个点被理顺了，仿佛黑暗中眼前突然延伸出一条点着微亮路灯的小路，灯光微弱但是清晰且坚定。陈俊生感觉肩上的压力瞬间小了，也更觉得眼前的女人温柔体贴，肩膀瘦弱却可靠。
看到了没，做好工作文件，不仅可以得到老板另眼相看，升职加薪，还可以迎娶高帅富，走向人生巅峰！当然，在此谴责破坏他人家庭的行为一亿次。
几年前我刚开始工作的时候曾经跟一位颇为严厉的经理一起做项目。当时他安排我做一个相当简单而且枯燥的客户数据分析。我花了半个小时飞速完成，得意洋洋地把分析结果给他，然后他把我叫到办公室，花了两个小时给我讲明白一个道理 --
任何给人使用的工作文件都应以人为出发点。一个合格的excel文件，应当能够做到让一个从未接触过该文件的同事/客户在最短时间内对文件进行迅速理解和操作。
在过去几年的工作中我做了无数个excel，也看了很多别人做的excel。每当打开一份思路清晰，排版悦目的excel，都如同高山流水遇知音顿感畅快淋漓。而把一份混乱不堪的excel整理干净，就好像一个强迫症患者面对纠结一团的数据线，只有一根根整理排列好才能长吁一口气。
excel是我们日常工作中经常使用的一个非常优秀庞大的工具。俗话说，得excel者得天下。如何做出一份良好用户体验的excel，我有一些小心得，愿与大家分享讨论。
1. 给文件一个合理的命名
最常采用的方法是“文件内容 + 日期 + 姓名缩写”。作为法务咨询员，我经常收到客户发来的原始数据，在原始数据的基础上进行分析。为了方便自己日后快速分辨哪些是客户的源文件，哪些是包含了我的分析的，我通常会把包含了自己分析的文件命名为“公司名 + 文件内容 + 日期 + 姓名缩写”。
比如，客户提供了所有供应商的信息，文件名为“供应商信息.xlsx”，而在ABC公司工作的小明在今天，2017年8月10日对供应商信息进行了分析，则分析过后的文件应命名为 “ABC - 供应商信息分析 - 2017.8.10. - XM.xlsx”。
2. 在工作表（tab）较多的情况下，在excel的最前端加一个总结工作表 （summary tab）
曾经做过一个项目，需要对客户的十多个会计科目进行抽样测试。我把所有的会计科目全部作为不同的工作表放在了同一个excel文档里面，然后加入了一个总结工作表，对所有会计科目的测试结果进行一个小结，相当于做了一个目录/索引。这样一来，任何一个人打开这个excel，都会先看到总结工作表，能够快速了解到以下信息：
a. 这个excel包含了对哪些科目的测试
b. 每个科目的测试结果是什么
c. 总体测试结果是什么
对于使用者来说，这样的一个总结工作表能够帮助迅速理清思路，了解关键信息。而在需要查看具体信息的时候，总结工作吧也能够帮助定位到具体信息。
3. 合理冻结窗格
在数据较多的情况下，冻结表头尤其重要，能够在下拉的时候使表头固定不动。这样一来，不管下拉到哪里，都能够快速对应表头。
4. 对数据根据使用目的进行筛选（filter）和排序（sort）
有一次老板想要做一个关于某行业的讨论会，让我帮她找所有我们公司在某行业中的客户名单，并找出他们的总部位置，以及是否是审计客户（因为我们是会计师事务所，所以被禁止提供某些咨询服务给审计客户）。当我把这份五百多个客户的名单放到老板的桌上，老板问我，其中有多少客户是总部在纽约的？我答不上来。老板又问，其中有多少是非审计客户？我依然答不上来。
其实这两个问题，只要我事先把数据进行筛选和排序，就能轻易答上来。但是在准备名单的时候，我的脑子里是单线思维：接收任务 - 完成任务，而并没有思考我准备的这份名单的使用者的需求。
而事实上，我早知道老板需要这份名单的目的：老板想要做一个关于某行业的讨论会 - 老板打算邀请该行业的客户参加 - 优先考虑邀请本地（纽约）客户以及非审计客户（更有达成项目的可能）。
当我把这份名单进行排序之后再呈现给老板的时候，这份名单上的顺序变为：
a. 纽约的非审计客户 （老板最关心）
b. 纽约的审计客户
c. 非纽约的非审计客户
d. 非纽约的审计客户 （老板最不关心）
永远把使用者最关心的内容放在最前面，是一条黄金法则。
5. 用pivot table对数据进行统计归纳
在上面的行业客户名单的故事中，如果能使用pivot table对数据加以归纳总结，则能更有效地满足使用者的需求。
Pivot table的功能是非常强大的，至今我还常常对着别人做出来的pivot table顶礼膜拜。在这里也不班门弄斧了。大家可以一起讨论分享。
6. 分组显示（Group）不用的行或者列
当一份excel里面数据太多太杂，难免有一些是我们在进行分析时用不上的。刚入职时就有前辈告诉我，不用的数据千万不要删除，因为你永远不知道哪天可能会用上。
为维持版面的整洁，有些人会使用excel的隐藏（hide）功能，而我更倾向于使用分组显示功能。这是因为，在使用分组显示功能把某些行/列收起来之后，能够在界面上看到那个地方有被收起来的数据，只要点一下就可以轻松打开。而隐藏功能虽然当时全部藏起来看着清爽了，但是可能造成一个月后你在文件里到处痛苦地挖地雷找惊喜 -- 毕竟你很有可能忘记你隐藏了哪些数据和他们的具体地点。
7. 统一字体，颜色和大小。
字体只是一个小小的细节，却能充分体现专业性。在英文中，times new roman是一种常用的专业字体。而在中文中则是宋体和微软雅黑显得较为专业。大家可以对比一下以下几种字体给你的感受：
工作中，我通常会把所有字体都调成黑色，只有在少数特殊的情况下会使用其他颜色。比如，当把一份经过分析后发现有问题的数据发给老板的时候，我会把有问题的地方标成红色，方便老板快速找到问题所在。
而字体的大小，则以使用者打开excel之后能够比较舒服地浏览文件内容为准。我最常使用的是8到11号字。有时候，在已经得知使用者视力不太好或者年纪较大的情况下，不妨字体稍微调大一些。
8. 添加合理的页眉（header）和页脚（footer）
身处法务咨询行业，我从入职的第一天开始就被提醒，在任何对外的文件中都要添加免责条款，这是一个法务咨询员对自己的保护。我们手中有武器，但厮杀的时候别忘了穿上防弹衣，毕竟出来混都是要还的。到目前为止，我还没有遇到过纠纷，但我相信，如果有一天遇上事了，这个小小的习惯可能会救你一命。
工作的性质注定了我们有很多项目是与律所合作。在这种项目中，我所有的文件都会加上以下页眉：
“Privileged and Confidential
For Attorney Use Only”
这样子，就把我们的工作内容放到了“律师客户保密特权”这个金箍棒画的圈里。在美国，律师和客户之间的沟通交流以及相应的文件都是受保护的，任何人在任何情况下都不得披露。即使披露了，也不能作为呈堂证供。举个粗暴的例子，假使有一个杀人犯，在邮件中告诉他的律师他杀了人。倘若这份邮件被警察截获，铁证如山，在法庭上这份邮件仍然不能成为杀人犯杀人的证据。
即使是只是给自己用的工作笔记，我也会加上诸如“Draft”， “Internal Use Only” 之类的页眉。身为法务咨询员，虽然不是过着刀尖上舔血的生活，但也随时可能面临着法律纠纷。害人之心虽不可有，但防人之心却不可无。
9. 检查拼写
这又是一个逼死强迫症的小细节。生活中大大咧咧的我曾经对此不以为然，常常忘记检查拼写。直到在别人做的excel里面看到拼写错误，那种感觉犹如吃着香喷喷的大白米饭突然磕到了沙子，又像是看到一个风情万种活色生香的大美人脸上有颗长毛的痣。
文件中的拼写错误，会让人直接产生“不专业”的印象，进而产生对文件准备者的专业能力的质疑。Excel又不像Word，能够自动检查拼写。那么，别偷懒，按保存之前点击 Review - Spelling。
10. 做一份随时准备被打印出来的excel
即使是在电脑办公已经非常普及的今天，很多人还是习惯把文件打印出来看，原因不外乎是数据文字太多，纸质的看起来更加舒服，方便随时做标注笔记等等。那么，做一份随时准备被打印出来的excel吧。想象一下当使用者准备把excel打印出来的时候，发现不用做任何格式调整，只需直接按下打印。那种畅快惊喜的心情，不亚于大夏天喝了一口冰可乐。
做打印格式调整的时候，我会仔细检查一下是不是所有的内容都能被打印出来。有时候一个单元格内容太长，这个时候记得调整一下格子的长宽，让所有内容都能显示出来。
另外，不妨给你的excel加上页码。我一般是用的是“page x of x”这种格式，可以在打印出来拿到任何一页的时候，都知道自己处于什么样的位置。
几年前，iphone横空出世的时候，智能机的概念瞬间把手机市场划分为 “iphone”和“其他手机”。我还记得拿到自己的第一台iphone的时候，发现想点进一个应用的时候，不用再在键盘上“上上下下左左右右”，而是直接点击屏幕，简直是颠覆了我对手机的认识。
在拥有第一台iphone之前，我一直是当年的手机巨头诺基亚的忠实用户，信赖诺基亚的大品牌，质量好，耐用，结实。但在拿到人生第一台iphone之后的五分钟，我知道，我与诺基亚，再也回不去了。当年曾经占领手机市场大半江山的诺基亚，市场份额已经极度萎缩，几次濒临破产倒闭，而当年名不经传的苹果，则发展成了引领科技产业的巨头，真是让人唏嘘。
苹果抓住的，是“用户体验”这四个字。手机谁不会做，怎样把自己的产品从本质上区分开来，在于从人出发，以人为本。
今天我们的生活已经被智能机所颠覆。几年前，在宿舍点外卖的时候给餐厅打电话，今天我们打开“饿了吗”，“美团外卖”。几年前我们出门带着现金，今天我们出门带着手机和充电宝 - 手机里有支付宝和微信，充电包里有电就是最大的安全感。几年前我们想学着给男朋友做一道菜缠着妈妈奶奶教，今天我们打开“下厨房”。
在产品更新换代越来越快，消费不断升级的今天，只有做好了用户体验，从消费者的角度出发开发产品，才能抓住消费者的心，在市场上搏得一席之地。
同样的道理，其实放在我们每个人身上，也是行得通的。仔细想想，你所拥有的能力，技巧，真的是无可取替的吗？简直是细思极恐。
作为一个资质平平的普通人，我会做数据分析，会写报告，会筹划活动，会做好看的PPT。但这些技能，我相信，在求职市场上很多人都有。
竞争如此激烈，成败在于细节。
我有一个老板，是一个三十出头的菲律宾女性。在这个高层基本上被白人男性占领的行业，她作为一个亚洲女性能够有一席之地是一件非常了不起的事情。她对待下属严苛，说话从来不留情面，每每从她办公室出来我心中都是无数个白眼。但她最常挂在嘴边的一句话我却是认认真真记住了：
“Did you put yourself in other people's shoes?"
从用户的角度想问题，从做一份有良好用户体验的excel开始。
