最近作为会议主持准备一个分享会,主要面对一些试点项目成员,进行经验和疑问分享,但因大boss(老总)突然表示要参会旁听,一下分享会的性质就变了……
下面是整个会前准备工作的总结,希望写下这一刻最深刻的感受,对自己以后工作有帮助:
1、与领导、领导的领导的目标一致
与领导沟通会议目标、会议流程思路,确保会议准备符合领导预期;
阶段性的成果要第一时间(不是及时!就是第一时间)与领导沟通,防止方向偏差,不用补好意思,不要觉得麻烦;
2、同一主题,不同参会人员,会议目标也不相同
会议目标不能“随缘”,虽然过程看起来可能发散,但组织者要有自己的引导规划;
我们总有自己的目的,不能“看起来很努力”,会议结果听天由命;
会议都是设计出来的,你要让参与人看到你让他们看到的内容,说出你希望他们说出的观点;
2、精心准备,指的不止是PPT材料准备,更重要的准备是如何保证会议达到目标
以前接到一个组织会议的任务,最关注的事情就是ppt怎么做,ppt怎么高大上。这次感受就是ppt是锦上添花,关键还是内容,不能本末倒置,先花费大量的时间精力在ppt上,而最后才去想内容怎么弄;
3、要给参与人自由的初心(或者是学生气)与“一定要得到良好反馈”的矛盾
心理会别扭,但用做产品的思维想这个问题,我们开这个会的目的是什么?没有领导时,是为了帮助大家畅所欲言,互相帮助;有领导呢,这其实已经是一个工作汇报会,是一个争取领导支持的竞标大会。
所有,其他听众已经不是“核心用户”,关注核心用户需求,满足核心用户需求,才是最重要!
会议是明天下午,明晚来写Retrospection
-------会后总结------
大领导和中层领导们都如期参加了讨论会,会议流程按照计划进行。
预计1个小时的会议开了3个小时。会议中爆发了一个比较尖锐的问题,会后就此问题邮件互怼了一天。
作为执行者,对于后续工作计划,不知道该怎么推进……
内心是比较害怕冲突,抵触处理冲突。
但这几天又想了想,又需要推进便跟,又希望一片祥和,根本也是不可能