引导会议的反思

一天的引导会议下来,感觉比较累,有点挫败和遗憾,同时回想整个过程,有很多值得反思的地方。

简单地回顾一天的会议,上午进展得很不错。通过建立团队协议,以及10多分钟的情绪岛暖场活动,与会者的话匣子打开了。一开始大家对引导的流程很配合,全体很顺利地探讨了销售商务协同的场景,并没有出现特别令人意外的场景,全体人员很快选出了3个最为关键的场景。

第一轮关于三个场景的讨论分成了三部分:探索关键步骤、找痛点、想解决方案。在这一小时左右的时间里,绝大部分的参与者是投入的,个别几位参与不是很积极的伙伴通过提醒也有明显改善。同时,对其中两个小组的讨论进行了介入,对组员有所触动。

整个上午如果说要改进的话,就是对时间的计划留得还是不足,特别是探讨场景部分,与实际需要至少有20分钟的差距。

下午是第一轮讨论的汇报,在汇报前,两位CODI建议我在后面的集体讨论中纳入CODI的意见,以作出现场的决定。我同意了,而且在第一个小组的汇报过程中CODI的介入似乎对解决方案形成了促动,但同时,因对CODI介入方式的思考不足,为后来的引导失效埋下了隐患。

第二组的汇报明显发现内容不够具体,问题太笼统,解决方案较表面,因此在纠正过程中花费了大量时间,超时一小时,但好在经过纠偏,大家还在找到了几个具体问题点,并讨论出了解决办法,到这时情况还OK,大家反馈说讨论的节奏还好,可以适当加快。大家意识到时间不够用了,原定议程无法按时全部完成。

休息回来之后,因第三组汇报人还没来,我引导整个团队在“新店拓展”方面用全体讨论的方式进行了解决方案输出,没想到还挺快速,并征求了大家意见成为讨论后续议题的方法,这时,我并没有充分意识到全体讨论的方式可能带来的问题,也就是容易失控,也没有为此提出具体的引导步骤,从而为引导的失控打开了方便之门。

下午3点半之后,情况变成了两个CODI带领之下的问题讨论,在近效期、特别情况下供货问题(包括大量时间花在关于经销商进和存的数据是否需要这个问题上),医院招标、经销商服务以及监控、新经销商上手流程优化、经销商综合评估等,进行了大量讨论,因为缺少对讨论流程的介入,这个阶段的讨论是缺少团队参与感的,只是少数几个人的讨论,大部分人的注意力已不再集中。同时,因时间的紧张,变成了两位CODI在一些问题上对销售经理的发问、追问、拷问,效果自然就大打折扣了。

在这三个多小时里,我感到了引导的失控,CODI带领下大家进入细节讨论,我感到自己也被吸引想跳进去对内容发表意见,忘却了需要对讨论流程给出敏锐的观察和反馈。这个过程中有两次提及时间不够了,但没有请团队提出对议程的改进建议,所以只是加大了大家的紧张感;还有一次提出到晚饭上讨论下一个话题,遭到CODI的驳回,至此引导权力完全失去。

反思整个引导会议的安排,有两个更为前期的问题。第一就是试图去涵盖过多的内容,尤其是CODI关心的、但未必是现场人员关心的协同话题。其实可以把那些话题做小范围的讨论沟通,类似杭州会议,效果更佳。这次会议若只是讨论到与会者提出的六个场景,其实是完全在可控范围且时间安排上最佳的。

第二是对引导过程可能发生的风险预判不准。事先与两位助手伙伴也进行了讨论,只是预判可能风险之一是大家参与不够,但忽略了CODI介入对引导产生的风险,特别是两位CODI都是喜欢讨论业务细节,且喜欢掌控场面的。解决办法之一就是预估到这个风险之后,需要就CODI的具体介入方式进行设计和沟通。当为前车之鉴。

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