在职场,无论我们处在什么职位,汇报工作总是一个必不可少的工作技能,有的人汇报工作逻辑清晰、列数据、举例子、摆事实;有的人汇报工作没重点、没逻辑、说了半天不知道是要干嘛;这两种情况,我们平时在工作中都遇到过。
举个例子,小A是公司新来的员工,向领导汇报一个关于会议安排的工作,他是这么说的,W总,我们原计划周三有个会议,需要B总参加,B总临时出差,我们需要重新调整会议时间,不过,B总也说了,我们可以先开会,回头把需要他做的工作告诉他,您看可以吗?对了,W总,您昨天让我准备的材料我准备好了,您过目一下。
回想一下,我们是不是经常这样汇报工作?上面的汇报有什么问题吗?对于一个对目前这项工作很熟悉的人,可能听得懂这样的汇报。但对于工作很忙的高层领导来说,对这项工作可能了解的信息不多,那么,上面的汇报就有很大的问题。
会议的名称是什么,具体时间和地点是什么,参会人员都有谁,调整会议时间的建议是什么,B总有没有事先和W总沟通,这些关键信息都没有提到。另外,汇报结尾又说了另外一件和汇报的工作关系不大的事情。
这样的汇报最大的问题是逻辑不清楚,关键信息没有体现,让领导无法获得有效信息,进而影响领导的决策。
我们的大脑喜欢确定的事情,不喜欢不确定的事情,越是有冲击力的观点,越是容易在我们的大脑中留下深刻的印象。上面的汇报没有体现关键信息点,也没有很强的逻辑和明显的观点,自然不会在大脑中留下深刻的印象。
那么,我们究竟该如何正确的汇报工作?有几个建议。
1.树立正确的心态
好的心态是成功的基础,做好任何事情都需要良好的心态,汇报工作也不例外。我们要在汇报工作前,平缓自己的心情,要相信自己能够做一次圆满的汇报。要告诉自己,最坏的结果不过是汇报失败,受到领导的批评嘛,但这又有什么呢,反倒能让我们印象更深刻。所以,要抱着一颗平常心去汇报工作,成功的可能性也会更大。
2.建立汇报工作的框架
我们要学会建立汇报工作的框架,用框架厘清自己的思路,让我们的汇报有逻辑、有条理。汇报工作包括两方面,一是请示工作,二是报告工作。
请示工作是指我们接到任务后,工作还没有做,需要向领导请示。建议遵循“是什么—为什么—怎么做”的基本框架,首先,描述工作的内容、目标;其次,描述工作的必要性、目的和意义;最后,提出工作具体做法和建议,请领导决定。
报告工作是指我们的工作已经完成,向领导报告完成情况。建议遵循“事实—观点(问题)—建议”的基本框架,首先,描述工作的结果,具体工作的流程和内容;其次,提出工作中发现的问题和自己的观点;最后,针对发现的问题,提出自己的建议,请领导决定。
无论是请示工作还是汇报工作,我们都要注意条理性、逻辑性、把握重点,要学会分几点说(建议3点),请示工作重点说建议,报告工作重点说结果。
3.不断的实践
在建立框架的基础上,我们要不断的实践,不断的练习,这样我们才能在汇报工作时,不至于紧张,不至于没有逻辑,不至于混乱。在实践的同时,去不断试错、不断发现问题,不断的修正我们汇报工作的框架,打磨我们汇报工作的技巧,提升我们的表达能力。
以上,供您参考。愿我们都能成为汇报工作的高手。