你有没有遇到过这样的情况——合同履行完毕了，项目也结项了，有人说：“那把合同收回来吧，撕了，或者扔档案柜最底下就行了。”

听上去感觉很“干脆利落”，但我得告诉你：这样做，风险太大。

我们今天来聊聊这个话题：合同履行完了，合同就该销毁吗？

一、合同履行完了，合同的责任还在

很多人以为，合同最重要的阶段就是签订和履行——这当然没错。

但问题是，他们常常在履行一结束，就把合同“束之高阁”，甚至认为“这张纸以后再也用不上了”。

其实不然。合同履行完毕后，其作为业务记录、财务依据、法律凭证的功能，才真正开始显现出来。

为什么这么说？

· 财务入账、报销、税务处理，都需要合同作为原始依据；

· 审计查账、合规检查、项目复盘时，合同是第一手资料；

· 项目结算完不代表“万事大吉”，很多争议、质保、追责恰恰发生在履约之后。

一句话：合同的风险防控功能，不止体现在“有没有签”，更体现在“能不能回溯”“能不能找得到”。

二、合同管理的核心，不是“签完就收”“做完就扔”，而是全面归档、全程可查

真正的合同管理，不能只停留在“签完、盖章、装档案袋”这一步，更不能等履行完了才“想着找出来”。

正确的做法应当是：

1. 从合同拟定前，就开始同步项目档案；

2. 对于重大项目，应当在项目档案下另设“合同档案夹”；

3. 合同多样化的单位，应按合同类别设立专门分类文件夹；

4. 所有合同正本、副本、附件、补充协议等要完整归档；

5. 付款凭证、发货记录、验收材料、结算数据都应一并纳入档案；

6. 条件成熟时，建立电子归档系统，做到分类、编号、可检索、可调阅。

不是“合同签完了才归档”，而是项目开始前，档案管理就要跟上。

三、别只保合同文本，前中后全过程资料都必须重视

合同管理不仅是“留好那几页纸”，更关键的是保留好整个合同的形成、履行和变更过程的资料链条。

比如：

合同前期：招标公告、投标文件、定标通知、谈判纪要、资格审查资料等；

合同执行中：对接函件、工作联络单、发货通知、进度汇报、履约验收等；

履行变更：补充协议、调整条款、双方盖章确认函、会议纪要等；

结算支付阶段：对账单、付款申请、发票、付款凭证等。

质量保修阶段：保修承诺、维修记录、服务反馈、质保期内责任处理情况、保修通知书或确认书等。

尤其是通过招投标签订的合同，合同条款往往明确：“招标文件、投标文件为合同组成部分”，并规定“在解释不一致时，招标文件优先”。

然而现实中：

很多单位将招投标工作交由代理机构，自己手头只有最终签署的合同文本，既没有留招标资料，也没有保存投标文件，甚至连定标结论都找不到。

这就意味着，一旦出现争议、仲裁、合规审查，你不仅难以自证清白，甚至连基本事实都说不清楚。

四、这是一个“证据时代”，不是一个“靠记忆的江湖”，很多事情需要我们留痕，尤其是合同

今天不再是“拍胸脯”“打电话就算数”的年代。

无论你是国企、民企，还是承包商、服务商、甲方乙方，只要你在做项目、动资金、签合同，就必须：

· 不仅重视“签合同”，更要重视“管合同”；

· 不仅重视“合同本身”，更要重视“合同形成与执行过程的所有证据资料”；

· 不仅要“签得规范”，更要“存得有序”“查得出来”。

你的合同档案，不单单保护你不受无端的追索，还能保证你有据可查，能保护你不被质疑，更是在关键时候保护你不被误解、不被追责。

合同的价值，不止在签字盖章的那一刻，更在于能随时还原项目过程、证明双方行为、支撑财务账目。

不是说把合同撕了你就“轻松了”，而是从那一刻起，你彻底失去了“说的清、证的明”的基础。

别再轻视合同管理这一环节了——那可不是什么简化流程，节省成本，那是给自己刨坑！