可视化时间管理

引言:

可视化时间管理:也可以被称作空间化的时间管理。

知名教授将人生比作罐子,先后放入水、沙子、小石头、大石头来代表我们生命中可能遇到的事情,是一种很简单的将时间可视化的表现。

视频链接:时间管理:要事优先 教授上课


“装满”高尔夫球的罐子
“装满”高尔夫球和小石块的罐子 
“装满”高尔夫球、小石块和泥土的罐子
“装满”高尔夫球、小石块、泥土和啤酒的罐子

“要事优先”这一概念通过可视化的时间管理,则非常明显的展现了出来。

如果将人生比喻成罐子,高尔夫球代表生命中的一些重要的事情,小石块、泥土次之。而啤酒可能就代表生命中的休闲、留白。如果要事优先,则最后还有些碎片时间供我们休闲留白。

如果是反过来,可能我们就要最后放弃很多生命中重要的“高尔夫球”了。

那么时间管理本身如何进行可视化呢,这里从三个步骤进行展示:

1. 可视化每日24小时;

2. 掌握可视化时间管理的基本准则;

3. 自我时间设计。



Part 1 可视化每日24小时


可视化24小时

将一张纸平分为24份,每一份代表1个小时,将自己的睡眠、工作、吃饭、通勤、其他时间分别撕成完整的小块。

例如睡眠时间8个小时,则撕下一个完整的时间块。

1. 睡眠。

对于身体的重要性不言而喻,因为这一时间是需要严格保证的,以备有充分的精力去完成剩下的事情。

2. 工作。

工作时间因人而异,有人需要加班,有人是弹性工作制。

建议按照自己的工作性质进行设计。如果是弹性工作制可以采用平均到每个工作日的方法。将一周的总工作时间计算出来,并除以需要工作的天数。

例如教师,每周上课时间可能是12h,备课需要12h,会议2h,行政工作4h,则每周至少就是30h的工作时间,如果有科研任务、学生工作等,再将时间直接叠加,并除以5的工作日就好。

卡片背面可以详细描述自己的工作状况,例如工作内容、性质和完成度。

3. 吃饭。

每天取平均值即可。

与睡眠相似的地方在于对于我们的健康非常重要。

与之相异的地方在于,我们可以将社交时间和吃饭时间进行重叠。

甚至有一本长效说叫做《不要一个人吃饭》,对吃饭的社交属性进行了详细的阐述。

4. 通勤。

一般的上班族的话通勤时间和模式一般都比较固定。时间块反面可以描述自己的通勤状态。

通勤本身可能不是一件很愉快的事情,北上广深动辄2个小时起步的通勤时间,的确让我们应该思考下这看似大段的“碎片化”时间可以怎么优化使用。

之前听小能熊陈华伟的课程,里面提到ANKI闪卡。这个方法的原则在于,整块的时间用来理解,碎片化的时间用于消化和记忆。

比如日常读书或者其他技能性提升的学习通过整块的时间进行理解后,梳理知识框架,并将内容的细节进行拆分。

就仿佛整个知识体系是一棵大树,而每个知识点或者吸引你的地方就是一个树叶。每个树叶则是相对单独存在的。

在通勤整个相对可能会出现很多变化的空间,使用ANKI闪卡对单个知识点进行复习和吸收,成了较为科学的方法。

如果通勤时间较长,听一本书的拆书并顺手用手机XMind做思维导图,也是一种不错的方法。

不推荐只输入不输出。因为大脑虽然当时有共鸣,但是很有可能接下来就不知道会存在哪个角落,完全检索不到,甚至于忘记了。

5. 自我时间。

每个人的自我时间的多少和使用方法是不同的。

有人的自我时间用来带娃、遛狗、锻炼、提升自我技能,也有的人的自我时间在追剧泡吧。因人而异。

而我们如何度过这些自我时间,则定义了我们的个体差异性。

自我时间写作输出的厨师成了作家。

自我时间熟读唐诗宋词的外卖小哥成了诗词大会的赢家。

自我时间看书拆书的CCTV大咖摇身成为全民读书的创业大咖和精神领袖。


Part 2 可视化时间管理的基本准则

将24小时的时间进行可视化以后,就涉及到时间的管理和分配问题。

这里主要有三个准则

1. 要事优先

要事优先,就是将自己重要的事情现在自己的时间块里面进行占位。

那么问题来了,哪些事情算作是要事呢?

可以从以下三个维度进行思考

A. 对身体重要的事情,例如饮食、睡眠、锻炼、情绪。

情绪是影响我们身体健康的重要因素,如果说饮食、睡眠、锻炼都是在为我们的健康做加分项,那么这个加分是一点一滴的积累。

而情绪对身体的重要性则更像是一个磨人的小妖精。

情绪的正面影响让你事半功倍,负面影响,或者严重至崩溃则对身体几乎是一票否决的影响。

B. 可以提升自身竞争力的事情,例如专业技能的提升、个人综合素质的提升。可以让自己在工作、生活中更有竞争力。

C. 现在不做以后会后悔的事情。有些事情越早做越好,有些时间段是做某些事情的最佳的事情。有些梦想需要不遗余力的去追求。

可以跳转到10年后,你回看今天,如果不做这件事会不会后悔?会的话,就是要事。

2. 购买时间

用钱请别人为你服务,达到让自己省时间的目的。

人生有两种模式,一种是时间换钱,这是很多人工作的原因;一种是钱换时间,这是很多人时间不够用,需要更多的时间来进行自我实现时的模式。

当必要时,应该进行购买他人的时间来完成自己的任务,那么如果辨别是否需要购买,建议从成本和情绪这两个维度进行思考:

A. 成本:自己做这件事情的时间成本和金钱成本,是否超过了请人的代价?

B. 情绪:自己是否做此事压力很大,完全没有放松和掌控的感觉,会付出更多的情绪成本?

如果一件事件本身虽然消耗一定的时间,但是这件事情本身在体验的过程中或产生心流或者纯放松休闲式,仍然可以作为提升我们个人精力的能量块进行保存下来。

如果一件事情本身,做起来不得法,从情绪、时间等多维度都是一种折磨,那尽早进行外包,要事优先。把时间花在最重要的事情上。

3. 留白

私以为自由在于想做什么就做什么的主动权,更在于想不做什么就不做什么的底气和退路。

在时间管理方面亦是如此。

在我们对24小时时间块进行分配时,可以刻意为自己的时间留一些弹性时间,处理一些突发的情况。比如突然想到的idea要进行实践,突然遇到的人想深入的了解,突然看到一本好书想要多研究一下。

这样的弹性时间让我们对自己的人生更有掌控感。

还有些人会专门留一些留白时间,比如用来冥想,或是亲密关系的有质量陪伴,或是仅仅与自己相处。

看似在浪费时间,什么也不做,实则是对自己人生更好的一种掌控。

有了这种掌控感,自由安排时间的情绪福利、时间自由度福利反过来又会进一步提升我们人生掌控感。



Part 3 自我时间设计

在进行自我时间设计的时候,可以先考虑一下这个问题:

你的要事确定好了吗?哪些是可以放弃的,不重要的事情?

确定了要事以后,就来看具体的时间块安排。

1. 身体投资方面,你做了什么,将会做什么?

对过去的一个月进行汇总,关于身体投资的时间,你用掉了多少,大概占24小时的多少。

2. 提升自我竞争力角度,不管是个人的专业技能,还是情商、财商、综合素质,你做了什么,将会做什么?

时间维度稍微拉长一点,从2019年1月至今,6个月的时间,你大概花了多少时间在自我提升上面,还是每天如同撞钟的和尚一般,打卡上下班,混混度日。

3. 你现在会对10年前的自己说什么?10年后的你又会告诉今天的自己需要做什么?

采用向后10年的时间维度,来看今天,确定哪些是不做可能会后悔的事情。

当然人的认知有限,在这里,大多还是按照今天的价值观来猜测10年后的今天你看重的是什么。

不一定可以厘清最重要的事情,但是时间维度的拉长,会筛掉很多微不足道,却占用了我们大量时间的事情。

4. 生活中哪些服务是你会花钱购买的?

这个部分因人而已。

定外卖是做饭时间的外包,找小时工是家务时间的外包。生活中很多服务都是在为我们提供外包服务。

要事优先,衡量其他事情,做到时间优化,情绪优化。

5. 你自己的时间留白是多少?

先确实能有一定的留白时间。

然后再看这部分时间可能会做什么。

定位应该先放在“什么都不在”,再慢慢梳理这段时间要如何与自己相处。


悠然

在《心流》这本书里面提到过,“改善生活品质的主要策略有两种:一是使外在条件符合我们的目标;二是改变我们体验外在条件的方式,使它与我们的目标相契合。”

当我们通过可视化时间管理的方法,改变我们与时间相处的模式,或将时间使用完成要事,提升自我。

或改变我们对时间的掌控感,在与时间相处的过程中不断调整自我的目标。对已有时间的使用进行复盘整理,找到要事。

不管是生活品质,还是对生活的掌控感,亦或是自由,也就是一个迎刃而解的问题。

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