今年3月份的时候出差去到外地培训，培训机构安排了一个工作主动，又乐观开朗的助教YY和我一起同行。第一天的课程介绍后的晚上，YY抱着自己的电脑，敲开我房间的门，一脸着急的问我：“甘老师，你能不能帮我看看这个问题，有没有更好的解决方案，不然我今天晚上就要通宵加班了。”
YY的问题是这样的，每次培训前，她要将培训老师的PPT课件打印成讲义。她需要一张A4纸打印四页幻灯片，右侧还可以留有给学员做笔记的横线。
虽然PowerPoint软件中有打印讲义的功能，但是拥有能打印横线的效果，只能一页打印3张，而且页边距也不能调整，导致每张幻灯片的图片打印的都比较小，纸张也没有有效利用到。
我问YY，以前你这怎么做的呢？YY回答我说：“一张一张幻灯片，用QQ截图软件先截屏，再粘贴到WORD中，跟着用画横线的功能画出右侧的横线，如此重复。用这个方法特别耗时间，这份课件的页数又特别多，80多页，现在已经9点了，公司那边说明天就要给到拿出印刷了。”
那天晚上我还没有想到可以使用Word邮件合并功能轻松搞定YY的问题，我暂时想到的只是让她不用再用QQ截图，一张幻灯一张幻灯片截图了。
所以我告诉她这个方法：点击PowerPoint“文件”菜单“导出”功能，选择“更改文件类型”，此时可以在右侧选择保存为PNG或JPGE图片格式。
点击“另存为”，就可以看到这份课件的每一页都变成了一张图片。
听到这里YY激动的说到：“甘老师，这个功能太棒了，我以前的方法太笨了。”之后，她就抱着电脑回去赶那份老师的讲义了。
那天培训结束之后，在返程的路上，我就一直在思考，还有没有更简单的方法帮助YY。虽然现在不用一张张截图，已经节省了至少一半的时间了，但还是要一张一张图片插入到Word中，还是比较费时费力。
灵机一动，突然间想到我已经上线的一门课程《Word邮件合并全功略》中有一个类似的例子：批量生成带照片的员工档案表并保存为单个文档。
既然可以用邮件合并批量插入员工照片，那是不是也可以用邮件合并来实现这个需求呢？
一试果然可以，用这个方法建立好邮件合并模板，以后就可以一劳永逸，只需更换图片，一键自动生成4页排版的讲义了。测试成功之后，我赶紧把这个好消息告诉YY，把小姑娘高兴坏了。电话里面一句话两句话也说不清楚这个操作步骤，我就说下次培训见面再告诉她。
上周末刚好和YY一起再次出差，时隔半年左右再次见到YY，我见到她第一句话就是：“剪头发了吗？”3月份见到她的时候，头发还很多的，这次见到她头发变得又少又薄，心想是不是剪头发的时候打的太薄了。
YY苦笑到说：“甘老师，天天做讲义，每次时间紧任务重，压力太大天天掉头发就变成这样了。虽然上次你教我保存为图片的方法已经好很多了，但是老师的PPT课件页数都特别多，每次都是一两百页，一张一张插入到Word还是比较费事，所以还是经常为做讲义加班加点。”
我赶紧安慰YY：“没想到半年不见，这个问题已经变得这么严重了。那返程的时候，我赶紧把这个5分钟轻松搞定PPT课件之Word版讲义的方法教给你，没有压力和加班了，头发一定会再长出来的啊。“
返程的高铁上，我就把这个方法教给了YY。当我资料文件夹复制给YY，她把整个文件夹的名称重命名为“救命符”的时候，把我给乐坏了。YY用一个200多页的课件测试了一下，连同保存为图片的半分钟，到最后生成所有的Word讲义，总共需要的时间不超过3分钟，而且操作太简单了，用我给她做好的模板，点一个按键不管多少页都可以几秒钟轻松搞定。
分别的时候，YY说如果不是今天学了这招救命符，她的头发迟早要变成“地中海”的。她高兴的都想哭了，说她今天晚上一定会梦里都笑醒的。
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