【易效能90天践行】第五周简书总结:日历的理念帮我实现Work/Life Balance!记录”情境清单

自从6月份上了易效能的一阶时间管理线下课后,新学会的、使用得最多的个人APP就是啊1CalendarS。发现这个APP真的非常的实用,也非常的好用!

首先是实用!其实自己在工作上已经有多年使用Calendar的经历。但是,工作上的Calendar永远放的只是工作相关的事情,以前自己从来不会考虑去放工作以外的事情,难怪会把自己忙成下属眼中的“工作狂”。然而1CalendarS却给自己提供了一个非常好的工具和场所,去思考和安置个人与家庭的事情。

以前,家人的生日、节假日、或者是孩子的学习日安排,纯粹都是靠脑子硬记,从来没有想过要使用日历工具去进行管理。导致的结果就是,有时父母的生日会忘掉,而一些重要的纪念日或节假日,也都混混顿顿地过去了,压根没有想过要去纪念或庆祝一下。把本来平淡的日子过得更无趣了。然而,现在把这些所有的重要日子、家庭的日程安排、以及个人的学习安排统统放进日历里之后,不仅真的是做到了“清空大脑”的效果,让自己的大脑放松下来,让自己可以更加专注去做当下的事情,最重要的是帮自己真正找到了8小时工作以外,属于我的生活和家庭的时间应有的地位。工作和生活相结合的日历才是一个完整的日历,才是一个可以帮我思考Work/Life Balance的基础!

在之前的使用过程当中,先是进行了一周事物的排程,把一周的个人事件跟工作事件安排进1CalendarS。后来又扩展到一个月的时间范畴,有了更加大的视角。而这一次的作业让自己可以规划未来三个月的日历事件,又进一步地扩大了自己的时间视角,让自己有了更远见的视野范围,也有了更加清晰的目标。

除此之外,发现1CalendarS还有一个很大的好处,就是可以针对不同类型的事件,使用不同颜色进行标记和分类,让自己可以对一个月之内的所有事情一目了然。

这周在使用1CalendarS的过程当中,我不光有了更深的体会,同时也发现了一些问题。

首先,自己的工作会议比较多,当把工作日历跟1CalendarS整合在一起之后,发现很多时候1CalendarS里面一天的6格栏位排根本不开所有事情。这种情况就需要自己每天在查看1CalendarS时,还要多关注日期上面标注的+2、+3的小数字,看看有没有多余的、额外的事情是需要关注和处理的。

第二,因为所在公司都统一使用Outlook Calendar作为日历,而出于信息安全性的考虑,公司的Outlook Calendar是不可以跟苹果手机的日历同步的,当然也就不可能跟1CalendarS进行同步了。这样的情况,需要自己手工把工作日历一一添加过来,需要耗费不少的时间和精力。

第三,对于工作上的会议,有不少其实是别人发起的会议邀请,我直接接收就好,之后就会直接Mark在自己的Outlook Calendar上,不再需要自己额外的手工添加。但是,当要把工作日历整合到1CalendarS时,需要自己再一个一个的手工添加,也是耗时不少。

第四,在工作上的Outlook Calendar设置会议时,在日历重复模式当中有一种选项,是可以按照每个月第几周的礼拜几去进行设定,比如说在每个月最后一周的周一召开某项会议。然而自己在使用1CalendarS的过程当中并没有发现这样的功能选项,所以对于此类重复的会议,也都需要自己手工的一一调整,会有一定的工作量。

第五,记得在上课时叶老师说到,日历是要用来放那些有具体日期和具体时间的事件或者会议。但是自己在使用1CalendarS的过程当中,还会放置一些重要事件的提醒,比如信用卡的还款日期、钱款的到账日期等等。这些事件都有具体的发生日期,但是没有固定的发生时间。所以,对于这一类的事件,不知道是否合适放在1CalendarS上面,还需要教练帮忙解答和指导。如果不合适,该使用什么样的工具呢?

其实,这一周借着研究使用1CalendarS的过程,自己也趁机研究了一下公司Outlook Calendar的手机版,也有一些新的发现。

公司的Outlook Calendar,不管是电脑版还是手机版,其实也都有颜色标注、分类的功能以及按月查看的视图功能,只是自己以前没有这样的意识去使用这样的功能罢了。汗!

其次,通过对比,发现自己可能可以把个人事物或者家庭事务也放在公司的Outlook Calendar上,这样就解决了自己前面提到的重复、手工添加工作日历的困扰。但这也产生另外一个问题:这些数据都存在公司的系统上,一旦自己离职了或是退休了,这些历史数据就没办法继续使用和回顾,算是自己数据资产的一种损失吧。如此看来,拥有属于自己的日历数据还是很必要与更可靠的。

结论:

    1. 通过这一周的练习,通过自己对1CalendarS和公司Outlook Calendar的对比和实践,发现自己可能还是需要同时使用两套日历系统,抛开任何一套系统对于现在的自己都不太现实。所以,也无法达到自己之前理想化的集成整合。

    2. 这个练习的最大收获就是,培养了自己对个人事务和家庭事物使用日历来进行管理的理念。把原来每天当中工作之外的时间和生活也排入了日历,让个人生活有了与工作一样同等重要的地位,而不是再像原来那样,让工作不断侵蚀自己的私人时间,让自己知道了如何去更好的实现Work/Life Balance!

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