如何开会

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以下开会的一些原则,摘自《宁向东的清华管理学课》

1.用会议衡量组织的管理水平。不同的权力结构,不同的领导模式,相应地就有不同的会议形式。但是,在不同的会议形式中,也存在着效率高低的问题。可以说,“会议质量”是组织管理水平的一个体现。提高会议效率的关键,在于领导者的认识。

2.从文化建设的角度看待会议。改善会议质量的方法,关键是要形成会议规则和会议文化,会议规则容易写成文本,但是,会议是否能够开得高效,会议是否达到了目的,实际上是组织文化的反映。

3.建立有效的开会模版。在一个组织中,往往存在着不同的层级,不同的工作方式,所以,会议不可能千篇一律。但好的组织,一定要有高效会议的训练,包括召开不同类型会议的模版和最佳做法的分享体系。

4.不召开没有准备的会议。会议是一种群体沟通的方式,不存在着超越组织、流程之外的会议。应该像亚马逊案例一样,看待会议的本质。会议召开之前,必须要精心规划,明确主题、人员,并预判大家的参与程度。然后,由此来确定议程,会前作出积极准备。

5.明确区分务实会和务虚会。务实就是务实,务虚要有务虚的样子。每个会议都应该有一个清晰的议程,要明确是否就某一个议案在会议上作出决议。如果不需要决议,就是务虚会,务虚会的过程控制极其重要,内容一定要与未来的业务紧密相关。不能在将来务实的内容,不适合会议讨论,一般不作为务虚会的内容。

6.建立会议的两级责任人。召开务实会,就是为了作出明确的决议,决议之前要有对于会议效率负责的责任人,决策之后要有落实会议决议的责任人,要通过明确的备忘录和执行计划来反映会议决议。明确两个责任人,是对于会议结果落地的体系保证。

7.用奖惩来提高会议效率。会议的目标,最后一定要呈现为结果,而这个结果应该和组织的长远目标、年度目标是一致的,应该根据结果来安排相应的奖惩。只有奖惩到位,会议效率才能提高。开扯皮会多的企业,基本都是业绩评价制度较差的企业。

8.恰当地安排会议的实体部分和虚拟部分。随着组织规模的扩大和移动互联网等技术的进步,组织成员之间的联系方式日趋多样化,所以,工作联系客观上已经分为实体联系层次和虚拟联系层次。会议,作为群体联络的方式,也对应地会加大虚拟的部分。不过,究竟是邮件、微信或者其它形式,都应该扬长避短、有机地加以使用。

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