横向管理：控制和维持所有和你有关的活动

　　横向管理分为五个步骤：收集、处理、整理、检查、行动。

　　1.收集阶段：填充工作篮

　　要了解需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成这一工作，这一点非常重要。因为只有这样，你才能够开始恰如其分地推进加工处理的过程。为了把你的大脑从那些层次较低的、希望抓住一切的意识中解放出来，你必须认识到，所谓的“真正地抓住了所有的事情”，事实上，它们只代表着那些你必须处理的事情。而在将来的某个时间，你还将处理和回顾这些事情。

　　(1)百分之百地捕获一切“未尽事宜”

　　为了消除“桶上的一切漏洞”，你需要寻找和搜集一切符号或者代表物，临时的代表任何个人生活中或工作上的事物，重大的或细小的，迫在眉睫的或无关紧要的，那些你认为应该有别于当前状况的事情，以及在你内心深处希望多多少少有所改观的情况。

　　把你所有没有完成的事情100％的搜集完整。请注意：是100％，而不是99％！如果你希望你真的过上没有压力的生活，希望你的头脑不是经常用来搜索还有哪些事情没有完成，希望你的管理体系是确实可靠不会疏忽任何东西的，那么你需要把你是staff搜集完整。

　　(2)收集工具

　　有几种类型的工具，包括科技含量较低的工具和高科技手段，均可用于收集那些你尚未完成的工作。下面几种形式的工具可以用于捕捉你的想法以及从外部获取的资料：

　　实实在在的工作篮

　　纸制的记事簿

　　电子记事簿

　　录音设备

　　电子邮件

　　(3)影响成功收集的因素

　　遗憾的是，仅仅拥有一个工作篮，这本身并不能充分地发挥它的功能。大多数人确实选择了这种或那种形式的收集设备，但是，这些设备或多或少地处于失控状态。我们一起来看看成功收集的三个必要条件：

　　每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中，而不是在你的大脑里。

　　你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。

　　你必须定期地清空这些设备。

　　2.处理阶段：清空工作篮

　　比如，你的文件筐里面需要签字的文件，你的电脑上的N次贴，你的邮箱里面需要回复的邮件等等，甚至包括你需要去买的杂志。接下来你需要对你所有搜集出来的东西进行处理，某些事情是你需要采取行动的，比如买杂志，同时你需要决定这个事情你是自己做最好，还是交给别人来做比较好。某些事情你是不需要行动的，那你就可以直接把他们划掉。

　　3.整理阶段：建立好清单

　　整理阶段是对处理的结果进行细化，对需要采取行动的需要分为几个类别，所有可以在两分钟之内处理完毕的就马上动手去做。如果两分钟之内不能处理完毕，就把他在事务清单中写下来。

　　在GTD里面有一个概念叫Context，比如有些事情你必需在电脑边完成，你就可以准备一份“电脑”的清单，那么当你在电脑边上的时候，你就可以只需要看这一份清单就可以了。你还可以有一个电话清单，把所有需要通话的人名、电话号码和一些备注信息都写下来，那么当你有时间的时候你就可以把这些电话一个一个的打完。你甚至可以准备一个关于你老板的清单，所有需要向你老板请示、汇报和讨论的东西都可以写下来，这样当你碰见你的老板的时候你就可以一次性完成（给你的老板留下一个精干的好印象吧！）还有一些事情是必需在特定的时间或者日期完成的，那么这些事情你就不能仅仅列入事务清单中，可以应该列入日历中了。在GTD中，日历被看作是“圣土”，只有这种事情才能写进日历中。对于某些参考资料，你不需要采取什么行动，但是你要放在一个你垂手可得的地方。对于不需要行动的，就如同上面所述，应该马上扔进垃圾箱，但是对于可能在将来需要处理的事情，你需要放进一个“将来/也许”的事务清单中。

　　4.检查阶段：回过头看看

　　回顾是经常被忽略但是却异常重要的环节，如果你要保持你的管理体系是始终有效的，你需要经常回顾他，把以完成的任务删除，并加入新的任务和事务。

　　回顾的内容和时机

　　如果你按照我所推荐的方法建立起个人的组织管理系统，拥有一个“工作任务”清单、一个工作日历、“下一步行动”清单和一个“待处理”清单，你大概就别无他求了。

　　这其中，你浏览最为频繁的大概要数日程表了。它会提醒你这一天里“紧要而艰巨的任务”。然而，这并不意味着这些白纸黑字写出来的就是那些最为重要的事情。其实，它们只不过需要我们切实地行动起来。在任何时候，如果你对需要处理的事情和动手的时机都了如指掌的话，你也就为随时随地地调整创造了有利条件。一旦你圆满完成了工作日历中的某一项工作（一个会议，一个电话和报告的定稿），接下来立即投入检查那些未尽的事宜将是一个极好的习惯。

　　完成对工作日程表的例行检查以后，你很可能去查看“下一步行动”清单。这类清单记载着一些已得到预先确定的工作的详细目录，一旦时间允许，就可以启动实施。如果你是按照地点对任务进行分类整理的（“在家”，“在计算机旁”，“与乔治会面时”），这样一来，这种安排只有在相应的环境中才会发挥效力。根据你的需要，经常地回顾你的清单，把它们赶出你的大脑。“工作任务”、“等待处理”和“将来某时/也许”，这些清单应该根据你的具体需要经常查阅，避免它们给你造成工作中的混乱。

　　5.行动阶段：选最佳方案

　　搜集整理了半天，没有最后一步行动永远是白搭，GTD对你在某一时刻下到底先做哪些事情提出了四条标准的建议：

　　你当前的context怎么样？

　　你有多少时间可以用来做接下来的事情？

　　你有多少精力？

　　优先级是什么样的？

　　纵向管理：管理某一个单一事件的深入考虑和追踪

　　纵向管理也分为五个阶段：定义目的和原则、结果展望、头脑风暴、组织管理和下一步行动。做任何事情，都需要先确定目标，没有目标而采取行动如同没有方向的航行。定义完成目标之后，你需要对你的结果进行展望，这样的好处一是可以鼓励你采取行动而不是总是在等待之中，二是可以使你注意到你的细节并进行捕捉和联想。第三步是头脑风暴，一个很熟悉的词语了就不用再多介绍了。之后需要对头脑风暴的结果进行组织管理，明确重要部分和细化，然后开始采取下一步的行动。

这本书断断续续读了半个月，谈的就是时间管理。

时间本来不能管理，不对吗一天一共有24小时呀。

不懂时间管理之前我就想，每一天还用认真度过吗，时间也不会为不认真的人停下来呀。有必要认真度过吗？于是我依然虚度时间，每天的效率很低，心情也起起伏伏，读了这本厚书，现在得出的心得是，有必要。

这本书作者艾伦谈的是如何让自己认真度过每一天。

认真安排好每一天，执行自己的计划任务，将来的好处是让人的心理压力更少，心情更放松。

下面我从5个方面谈一下这本书的给我的启发。

1时间管理对心理的影响

2用什么方式执行下一步行动任务才好

3如何理解立刻执行的任务

4核查清单重要么

5其他方法技巧

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1时间管理对心理的影响

有2方面的影响，第一是心理放松，第二是心理充实。

先说放松方面。

正确管理事务以后，我可以获得内心的放松。心理压力感焦虑感减少不少。

我过去的情况：例如去年3月，我在很多地方记录过我的想法，因为我真的想完成他们。我把事务记录在本子里，日记里，便签上，电脑笔记本里，当然还有脑子里。

不过我的事务真的多，每天要记录5-8个想法，一个星期就50个左右的想法。

对于这些想法我什么都想现在做，但是什么都做不了。因为我知道我不能三头六臂。我的处理结果是，只挑选1-2个认真做。其他的怎么办，我骗自己让他们留着吧，反正不会丢失，于是这些想法无法变成行动，我对它们的兴趣越来越低，埋没在我的脑海里了。

无奈的是，以后想找笔记也找不到。就这样，事后再想起来，我就感到无奈和压力。

更严重的是，关键是有的重要紧急点子变得不重要，我因此造成损失感到后悔，我也对其他事务没了兴趣，我感到对自己一种内疚感。

如果改善了时间管理能力呢？

我不再错失机会，不再感到自责无奈后悔遗憾。

刚才谈了心理第一个效果-放松。第二个效果是心理充实。

什么是空虚呢？

我过去的情况：安排好的一天事情没有做，反而做了自己认为其他更重要的事情。结果呢，虽然忙碌了一天，但是却感到空虚。为什么？因为昨天安排的事情根本没好好做呀，因此我感到莫名其妙的空隙。

处理方法：严格按照安排好的任务执行，大脑中只有需要做的一件事和突然想到的一个点子。因为大脑同时存在2个事情以上就会难受，所以我对新点子的想法是，立刻判断，是2分钟完成呢还是不能完成？如果能立刻完成，就去做，如果不能，就赶紧放到收集箱里以后再处理。

这就是我处理大脑空虚的办法。

涉及到如何收集点子，最好专门有时间处理。注意在收集想法的时候不要去评判好坏。更好的做法是，收集时候不评判同等对待。

下面讲解第二点，2用什么方式执行下一步行动任务才好？

下一步行动要和时间提醒分开。照顾好每日日程表任务，抓好下一步行动分类清单。

谈谈执行顺序：采用后进先出顺序，就是说从上到下，见到一个任务执行一个任务，不挑剔，不跳过。

最后要结合各种情景，便于行动效率，都有什么分类呢？前面带！符号。他们有！电话！在电脑旁边！外出事宜！在办公室！在家里！议事日程！阅读回顾

这里不容易理解的有在！在电脑旁边！议事日程！阅读回顾

！在电脑旁边=在线的情况+不需在线的情况。作者的本意并非让使用者断网，而是在户外容易没有网络。遇到任务还要判断是否需要网络就费神了，现在就做好这样的分类。

！议事日程

艾伦想让人知道，情景分类并非只能按照地点，如果需要和某人沟通很多事务，如果没有分类就容易遗漏。这时候，我们就按照人物连接给任务加上相关人员情景分类。

！阅读回顾

看来我比较笼统了，收集箱的资料1分钟可看完并判断是否归档。如果超过1分钟的阅读量呢？还是需要采用阅读回顾的清单分类。这里是情景分类，贴标签就可以。

我过去的做法是：分解后，设置让任务每天提醒我。而且挑选容易做的。为什么呀？因为我怕忘记。而且想先做容易的更舒适一些。这听起来可以理解，不过如果有超过20个任务呢，每天都要做吗？也没这么多精力呀。

现在我认真体会下一步行动的含义，应该叫做，没有时间要求的任务，但是也要错开日程表任务去执行。

好吧，现在看来，有好几个今日清单要改到下一步行动里。

第三点谈的是，如何理解立刻执行的任务

能立刻执行的需要设为高优先级。

有2个环节需要立刻执行的动作。第一是在收集时候产生的想法。第二，清理收集箱时候遇到的。

当收集的时候遇到重要紧急的事情，请不要等待归如下一步或日程表里，我们需要开绿灯，跳过处理流程立刻执行。

这事情既然紧急，那也别判断需要几分钟了，先做完为好。

第二个情况，清理收集箱时候遇到的。

如果事务只需要2-5分钟，完成，不用等了，放入下一步立刻行动。

为了做好分类，就给他贴一个2分钟任务标签。

过去我怎么做的：没有2分钟任务的概念。能做什么就做什么。

现在：我也不能保证贯彻2分钟任务法。但是我可以对部分明确的周期任务进行时间预估分类。

第四点，核查清单重要么

核查清单，简单来说就是检验单。例如外出要带的物品，总是那么多，于是可以准备一个外出核查清单。

对于项目管理，也可以采用核查清单。

对于突发的人事变动和人生变化，可以用核查方式在思想动荡期间也少失误。

总的来说，核查清单有三种类型，临时的，特殊的和永久的。

你的核查清单用过哪种？

我只在外出前用过临时的核查清单。现在我可以更经常采用核查清单。

让我再补充一点，其他方法技巧

如何处理收集箱不需要采取行动的事项。

这种事情一般是资料。

对于收集的资料只需要三种处理方式，删除、在日程表或将来也许酝酿的，1分钟归档完成的。

我过去如何做的，我直接用印象笔记收藏再看，现在怎么做？放收集箱判断再归档？我想这可以做到。

收集工具越少越好。

过去我用过5种以上的工具，的确不好管理，容易遗忘。

现在我采用的有gtd软件，纸张和手机便签。不过我的收集管理意识也没那么高。

定期清理将来也许清单。

我没定期清理的意识。将来也许也30多个了。惭愧。

网络上能找到的资料就删除。

哇，艾伦你知道现在网络的资料多得数不清。然而对于那么一点点大浪淘沙的资料，我再扔回去的话，可能找不回来了。我还是归档吧。谢谢你的好意。我会认真向你学习的。

总结，这本书搞定系列的第一册，大部头，总体评价，8分。

对我的价值评分，6.5分。书中大篇幅讲解概念思维，还缺少工具方法支撑，不足之处在所难免。

现在gtd软件这么多，手帐工具这么多，也不好选择的。戴维艾伦大哥，你用什么gtd软件，给我们推荐一个呗。

热心人帮忙把这问题转告给他吧。谢谢你哦。

1.收集阶段(Collect)：归拢材料（一切引起我们注意的事务和信息）

最重要的技巧是把一切事务赶出大脑，赶跑焦虑和压力，所以需要百分之百地捕获一切“未尽事宜”，放置在收集系统中，而不是大脑里。关键原则一，养成正确的收集习惯。

工具可以是工作篮、纸质和电子记事簿、录音设备、电子邮件，不过工具数量越少越好，够用即可。而且，必须定期清空收集系统**。

2.处理阶段(Process)：清空工作篮，对材料进行处理确定下一步行动

关键原则二，确定下一步行动。

3.组织整理(Organize)：建立好清单，对下一步行动进行有效的组织整理

在工作流程图的外围，是8个独立的处理方向，包含了“材料”经过处理后可能遇到的所有情况。将它们综合在一起，就构成了一个完整的系统。

对于一切事务，你需要：一个项目（任何一个需要多步骤才能完成的任务）清单、一个保存资料的储存归档系统、一个日程表、一个下一步行动清单、一个等待清单、一个将来/也许清单。

4.检查回顾(Review)：确定下一步行动方案，保障系统的有效运行

维持该系统正常运转的关键是每周回顾，回顾最频繁的为日程表、下一步行动清单和项目清单。

5.执行阶段(DO)：选择最合适的行动，直至最终完成工作

选择行动方案的三种方法

a) 确定某一时刻具体行动“四标准法”：情境、时间、精力、重要性。

b) 评估每日工作“三分类法”：执行事先安排好的工作、处理突发事件、安排自己的工作。

c) 总体检视工作的“六层次二”：5万英尺以上：人生；4万英尺：3-5年的展望；3万英尺：1-2年的目标；2万英尺：责任范围；1万英尺：当前的项目、目标；跑道：目前的行动。

GTD流程5个阶段一定要分开完成，不能混在一起。整个流程的完美程度取决于链条上最薄弱的那个环节。

控制项目的纵向管理项目计划##

自然式计划模式的5个阶段###

1.定义目标和原则：定义目标就是思考为什么，赋予我们干劲和方向感；原则界定了我们行动的限制因素和行为标准。

思考“为什么”的好处：

界定成功、建立决策标准、调配资源、激发动机、阐明重点、拓宽选择

2.展望结果：阐明结果，聚焦

关键原则三，关注结果。

3.头脑风暴/集思广益：捕捉一切想法，不判断、不质疑、不评估、不批判；追求数量，不求质量

4.组织整理：明确事件的重要组成部分，按照构成要素、先后顺序、重要程度整理分类，足够详细的描述

5.明确下一步的行动方案：决定如何分配和再分配各种资源，以推动工作的顺利进行

以上是2017年1月中旬我读戴维.艾伦的《搞定：无压工作的艺术》一书的读书笔记。

有时候厉害的不是人的智商，而是一套切实可用的方法系统。事务管理的关键就是解放大脑。

作者：悠然遇见南山

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来源：简书

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