使用Trello来做任务管理

一、基础设定

        建立『本周工作』『本周已完成』『重点工作』『归档』四个List,本周工作代表当下需要做的事情,本周已完成代表本周完成的工作,重点工作记录那些变为待定或者不需要列入周报的内容,归档代表历史完成的工作。

        将Due Date作为创建时间使用,是为了在日历上显示和归类。

        设立三个Labels,绿色表示已完成,黄色表示延迟,橙色表示待定。当然,没有标签表示本周新设立且正在进行。

二、任务设定和滚动

        新建任务时列入『本周工作』,同时Due Date设为当天,不打标。

        如果新建的任务是不需要列入周报的任务,例如学习某技能或知识,那么可以直接列入『重点工作』,不需要添加标签和Due Date;

        一项工作完成后,新增或再增加一个绿色标签,并将该card移动到『本周已完成』。

        在日历上可以看到本周做了哪些工作,完成了哪些,哪些未完成。

        一周结束时,需要对本周工作进行总结和更新,由于周报(总结)一般是周四写,所以更新的工作一般是周日晚进行,以保证下周工作顺利进行。

        更新时,需要将『本周工作』中那些还没有完成的工作打上延迟的标签,同时复制该card,将新复制的card的Due Date设定为下周第一个工作日,以保证下周的工作计划中仍然包含该未完成工作。同时将被复制的老的card移动到『本周已完成』List。

        对于待定标的任务,将其放入重点工作,不做其他修改。

        处理完成『本周工作』后,将『本周已完成』的内容移动到『归档』,给下一周腾出位置。

        新一周开始后,重复之前的任务新建动作。相对本周新建的任务,上周延迟的工作本周完成后会有两个标签,一个延迟标,一个完成标。

三、周报和当前焦点

        通过Calendar可以看到本周做了哪些工作,完成了哪些工作(绿色标)。

        通关关注『本周工作』可以看到当下正在进行中且需要完成的工作。

        特别注意『重点工作』,需要关注该List下是否有工作重新启用,或者需要特别关注。

四、Tips

        Trello的Calendar可以生成Url,在系统自带的日历或者其他软件日历中可以订阅该Url,这样就可以在系统中给予通知。

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