项目背景：一般企业会召开公司级战略或者工作总结大会，有的是年初公司制定战略后，与公司管理干部、核心骨干成员、全体员工宣贯公司战略目标及计划，让员工了解公司最新动态及发展方向。经历的近期几家公司，都有类似的活动，区别是会议时间、规模的大小、参与人员及会议内容。本次项目发起人是公司大boss，让我和人力资源筹备公司年中总结大会，目的是公司上半年工作总结及下半年工作计划，新入职高管及管理干部团队面前亮相。作为项目管理工作者，给老板养成了任何事情都可以是个项目，不断有新鲜事情来去挑战。这次就是一个“新”的挑战。
题外话，在群里做过一个小的调查，有多少公司有过这种活动，或者说筹备过类似活动。因为是在一个项目管理群里，基本大家都没经历过。一般情况下是集团办、总裁办、办公室、行政部门去策划、筹备、组织等。我经历过的公司除了行政部负责过外，还有市场部门、人力部门去做，很少见到一个项目部门去做一个这样的活动。
既然是按照项目管理方法去办一场公司级年度会议，把如何去办一个活动按照项目管理方式拆分。除了这次年中工作会议外，分享一下原来我们做发布会的案例。
项目目标：每次办大会都会有一个主题，拿这次会议来讲，有几层的目标：1、上半年工作总结和下半年工作计划，由于公司业务发展方向及战略调整，要基于最新的战略调整去制定下半年工作计划，跟团队传达工作方向；2、新入职高管及管理层亮相；3、应对近期内外部消息，进行公司级团建活动，提升团队凝聚力。
项目预算：分析我们当前项目，项目预算应该是我们这个项目最核心重点部分，预算决定参会人员规模及场地，包括议程和内容。预算高，参会人员多、场地可选择性多、议程可以更丰富，反之就在公司会议室里，各业务、团队负责人会议形式就好了，再去楼下食堂聚个餐。除了预算金额外，还有预算执行可操作性，包括垫资、报销流程、时常等。有时候有预算不一定钱能够到位。除了会议费用还有出差人员的差旅，经历过大老远出差来参会，但没法报销的（这都保障不了，为啥还要开呢。当然，老板有信息可以解决这个问题）。之前经历过的公司级会议，或者发布会很少去考虑预算执行问题，基本上又预算就可以花，实际执行项目还是要看事业环境因素。随着项目做的越来越多，经历越来越多，越发觉得组织过程资产、事业环境因素真真的是特别关键重要的要素，这些决定的项目是否成功的关键要素，还都是非可控风险要素来源。
项目组成员及分工（人力资源管理）：由于没有行政、总裁办、办公室等行政部门，关于组织安排的事儿由人力承担，包括场地筛选、组织、现场保障等。发现人力部门跟我们有一拼，也是万能的。议程及会议内容由我部负责，主要包括老板演讲部分，各业务、部门汇报材料要求及汇总。各业务、部门负责人负责各自业务介绍和下半年重点工作。需要考虑的是经营团队也就是副总裁们和部门负责人的分工，给自讲什么突出重点还不能太相互重叠。剩下就是“吃瓜”群众们，也就是其他参会人，具体工作就是听上边的人bbb，下面该干嘛干嘛，后面聚餐或者团建活动。上面不容易，下面也痛苦。如何能把会议能组织的更有效果呢？要不就是会议形式新颖，吸引人，互动多，或者给钱多（红包）。也见过有真材实料，从内容上战略前瞻和视野上，确实与众不同，可以学到很多东西。
任务拆解及项目计划：1、最核心也是最关键的，找会场。会场最好是在公司附近，如果需要还要满足场地容量、布局限制、吃喝玩乐于一体各种需求；2、另一条会议主题、会议议程的设计，包括人员组织、接机、当天会议保障等；3、还有就是会议材料，这条主线一般越到后期急迫感会越强，因为会议主题会根据领导的要求，随时会变化，会议ppt很有可能每月、每周、甚至每天都在变化，越大的会议越是如此。具体时间计划要根据会场确定的时间倒推制定项目管理计划。不知道大家有没有这个经历，会议时间一确定，任务及计划就会开始卡死时间点，否则从上到下的变化和不紧张；4、现场设备调试和会议准备；5、
风险管理：1、预算费用审批及报销，钱还是我认为最大的问题，没钱的话谁来垫资？没钱啥都干不了，别会议组织目的是提高凝聚力，最后变成了抱怨；2、如果人数要到一定规模的聚会，还需要报公安；3、如果有债务危机的话，还需要提前雇些保安人员，严重的有困难找警察叔叔；4、如果涉及到内容保密方面，还要看场地情况，有几个大门（窗户），设置多少维持秩序，不要让外部人员或者媒体混进会场（经历过公司发门禁卡，刷卡过闸机的情况）；5、会议现场突发事件的应急预案等。
我们做项目管理培训的时候，经常会拿一场婚礼做例子，简单说是任何有项目三要素的产品和服务都可以称之为项目。范围再大点的话，什么都是项目，我现在遇到的就是这个问题，你还不好说这不是项目，我不管。除了产品研发、交付类项目，真要安排一个组织公司年会或者婚礼的事情，我们如何来通过项目管理的方式来去执行呢？希望大家可以和我交流，如何入手？不说套路，说点儿实在落地的。
