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从性质上讲，个人总结是种介于“公文”与“私文”之间的文体，虽然记录的是个人的事，却带着一丝公文的色彩。从功能上讲，个人总结是特定时间段内个人工作和思想状态的真实反映，记录着个人成长发展的轨迹。从价值上讲，个人总结既是展示能力素质和工作业绩的重要载体，也是总结经验、发现不足的有效途径。笔者以机关工作人员的年度个人工作总结为例，同大家分享写好个人总结的“五要诀”。
01
要有内容
年度个人工作总结要客观真实地反映一年的工作情况。
首先要做到全面收集材料。具体可按照两个脉络进行：一是纵向的时间脉络，从年初到年底，把你所做的工作梳理一遍，每个月、每个时间段做了什么，要清清楚楚；二是横向的职责脉络，按照你所从事的工作，分门别类、一项一项汇总材料。纵向和横向两个脉络收集的材料汇集到一起，就形成了比较全面的全年工作坐标系，完成了哪些工作一目了然。
其次，内容要“实”，不写空话、套话。个人总结的内容以具体、有针对性为宜，让人能够通过总结了解总结者工作的真实情况，看出其不同于他人之处。切忌把一些大的政策和活动生硬地套在总结里，只字不提你具体做了哪些工作，甚至空喊一些口号，把总结写得很宏观、很“高大上”，飘飘然不知所云。
比如，你写参加学习教育，如果只是泛泛地讲参加了学习教育，就太过空泛，应该结合实际，讲一讲具体学习了哪些内容，必学内容完成得怎么样，在此基础上学了哪些选学内容，取得了哪些成效，参加学习教育有什么收获体会等，这样才能全方位、立体式地反映出学习的实际情况。
02
要有逻辑
年度个人工作总结行文有其特定的逻辑，一般应包括几个方面：
年度工作学习的基本情况；
取得的成绩、积累的经验；
存在的不足和问题；
下一步工作打算。
这一逻辑比较符合认识事物中“是什么——为什么——怎么办”的一般规律。在基本情况部分，一般应包含思想政治理论学习、业务工作、遵规守纪情况等内容，与考察干部“德、能、勤、绩、廉”的要求相对应。
要注意这部分内容一般不按照时间顺序来罗列，避免写成拉拉杂杂的流水账。当然，如果其间有工作调动等特殊情况，可以按照时间转换、分阶段来写。比如，上半年在一个部门工作，下半年在另一个部门工作，则可分两个部分来写工作情况，但在具体阶段中，不宜按月记录。
成绩和经验可以独立成为一部分，也可以分散在各项工作之后。不足和问题、下一步工作考虑则应该分别独立成为一个部分。这些内容往往在撰写总结时容易被忽略，却是一篇好的总结必不可少的部分，体现着总结者对工作的深层次认识和思考。
03
要有重点
一篇总结如果平铺直叙、四平八稳，那么阅读者就会不得要领，无法深入把握总结者工作的情况，读来也会味同嚼蜡、索然无味。因此，一定要把工作中的重点、亮点找出来，这些重点、亮点便是写总结的关键点和着力点。
一般而言，重点、亮点应从几个方面去总结：
一是理论学习方面重点学习掌握的内容，其要求的学习内容必然成为相应阶段的学习重点，再如中央的新政策、新理念、新方略以及新近制定出台的党内法规，这些时效性比较强、影响力比较大的内容往往也都是学习的重点；
二是业务方面的重点工作任务，包括所承担和参加的重点工作、难点工作、有较强创新性的工作、取得明显成效的工作；
三是参加的重要会议、培训等活动，其中给你带来较大的收获和感受的，也都是需要总结的内容。
在总结时，要力求内容翔实、重点突出、不吝笔墨，写清楚你是怎么做的、有什么考虑、取得什么成效，结论性的东西要有具体事例或数据支撑；要力争写出今年与往年的不同，写出与别人的不同，这样才能使总结更加厚实，彰显出特色。
04
要有分寸
个人总结是你写自己，既要避免过分夸大成绩的“王婆卖瓜”，也要避免刻意回避问题的“蜻蜓点水”。
讲成绩要力求实事求是，一就是一，二就是二，取得了多大成绩就是多大成绩，不要自我包装、自我吹嘘。这里要注意的是，在使用“圆满完成”“成绩优异”“名列前茅”“空前绝后”“产生巨大成效”等带有明显夸赞含义的词语时，必须慎重，适当留有余地，尽量用客观事实说话，不要自己评价，把话讲得太满，给人不好的印象。
在讲完成的工作内容时，表意要清楚，哪些是“承担”的，哪些是“参与”的，哪些是“牵头”的，哪些是“配合”的，都要分清楚、写明白。不能把集体完成的工作说成独立完成的，或者把承担一部分工作说成是全部工作，造成阅读者的误解。
讲存在的不足和问题，要客观、到位，坚持问题导向，突出针对性，深入透彻地剖析工作中值得思考总结的内容，不回避问题，不避重就轻，更不能随便找一些“大路货”的问题，浮皮潦草地一笔带过。事实上，讲不足是撰写总结非常重要的步骤，是阅读者格外关注的内容，也是总结者通过自我总结取得完善提高的关键。如果一篇总结里只有成绩没有问题，那肯定不是一篇好的总结。
05
要有诚意
这是指总结者的态度要坦诚，即使是一篇普通的工作总结，也要用心、用情去写，写出真情实感来。总结要做到文通句顺、用字用词准确，没有错讹之处，这是重视和认真的体现。更重要的是，要诚实地面对自己，深入地总结工作，让人从总结中看到思想、看到精神、看到力量，真正把撰写总结的过程，变成自我认知、自我勉励的过程，变成真正使自己有所感悟、有所提高的过程，这也是撰写总结的初衷和价值所在。
