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图 | 网络
文 | 小职
本篇适读人群：职场0-3年市场人，提升职场办公技能
前言：开会前如何有效进行准备工作？
开会时如何准确快速的进行会议记录？
开会，是进入职场后必经的一个环节。
除办公室部门或专职秘书外，撰写会议纪要也是很多职场新人会面临的工作之一，非常考验工作的基本素养、文字能力和情商。
于是常常会遇到这种情况：会议开始，一大帮人涌进来，结束会议，隔天就什么都忘了——这就是无效会议
那么如何开一场有效的会议呢？
下面我们就来分享下一场好的会议及会议记录都要做好哪些方面的工作：
作为会议发起人，你需要做好8个步骤
01
会议筹备期【明确会议目的、会议纪要阅读对象】
两种常见会议类型：
1，专题会议：通过会议纪要将会议重要事项会知涉及部门或报送更高级别领导，使其了解本次会议的内容、决议，尤其让领导审批或拍板。 这种会议一般为了协调某些跨多部门的重大事项，目的性强，会议纪要能传递的信息非常关键。 所以事先就要了解这个会议召开的目的是什么、最主要的是想通过会议传递什么信息、确定什么事情，然后在纪要中突出。
2，例行会议：通过会议纪要明确近期需落实事项，统一思想、传递任务、碰撞火花，敦促参会人员执行相关事宜。 所以要事先对任务事项有所了解，会议中专注于捕捉主要事项及负责人员，将相关项目或事项、时间限制、相关负责人清晰列明。
步骤一、制定会议议程：明确会议目标 & 期望结果
每个会议都要有议程，明确定义会议目标和期望目标（即使是信息分享）
步骤二、发送会议议程：让来参与会议的人心里都提前有数，知道要来干什么 会议的24小时前发出，加入到日程表中，要求与会者审查和挑战议程。
步骤三、邀请：邮件或者公司内部沟通工具，注意不要漏发
提前发送会议邀约（最晚提前2-3天）
发会议邀请的时候可以没有议程（但是需要在会议前24小时补上），明确需要做决定或承诺会后执行的人（也许需要咨询你的上级经理），注明哪些人为干系人，哪些为决策人。
02
会议进行时【完善基础工作，监控会议情况】
非机密性质的会议可以考虑使用录音，一来方便起草纪要时方便翻回来领悟领导意思，二来也是将会议过程存档，有备无患。
做好笔记，在了解会议的目的、议程的基础上，腾出更多精力用于准确记录和领会大领导的讲话意见，记录关键词句。理清领导的思路和逻辑，抓住最主要的要点。
步骤四、开始会议：包括确认参与人日程、变更或改期、会议开场
会议准时开始
主持人要提前到场，并确认会议所需要设备完善可用
因为各种原因，需要考虑取消会议，分以下两种情况：
1,会议当天前，明确延期或取消，直接改期或者取消会议
2,会议当天，迟到十五分钟以上，可取消会议
会议前的简短相互聊天可以增进氛围
开场白
明确会议目的
描述期望的结果
步骤五、控制节奏：这块非常考验领导力，要确保所有人参与进来，没人霸占全场
好的会议通常是有压力的
控制时间保证可以涉及所有的议程
最后的议程应该包括核心要点和后续需要跟进的任务
建议偏题的讨论放在会后再议
控制“霸占”会议的人，点名让沉默的人有机会发言
步骤六、会议完整结束且达到效果，主要分：
1，所有的议题都讨论过
2，明确会后跟进的任务
3，明确下一步会议或跟进检查
03
会议记录【完善会议纪要，及时告知相关人员】
会议记录是职场中最常遇到的商业写作，很多人写会议记录时，常把重点放在记录会议过程和细节，而不是结果上，这会导致记录的信息太多，最重要的反被淹没。要写好会议记录，必须先理解会议的最终目的。没必要把所有提到的事情都逐一记录。
写好一份会议记录需要掌握三个要点：
1，确保与会者达到共识。记录者写完会议纪录后，可以发给参加会议的人，确认内容是否无误。如果大家都没有异议，这份会议记录就是大家对会议结果的共识。
2，会议记录可以做为后续依据。当领导质疑项目的走向时，可以拿出会议纪录比对，证明是受到外在因素的影响，而不是没做好可控范围内的事。
3，会议纪录尽量做到在24小时内完成，才能确保内容的准确度。与其他工作相比，会议纪录算不上紧急，于是就有人把它排到最后。这样会导致，记录者和参会者在一定程度上忘记会议里的某些细节。
步骤七、会议记录：这块是重点，写会议记录是很高的权利，做好这一步很能提高影响力
主持人负责会议记录，除非有其他委派
写会议记录要非常有效权力，不要放弃
人们会忘记会议本身，只有记录（包括跟进任务）会被记住
如果会议是关于项目，更新项目文档页面
啰嗦的记录毫无用处
步骤八、会后跟进：及时跟进文档更新和会议记录更新，确保会议讨论的要点真正被落实 SLA=48hours
及时更新文档和会议记录，记录里面要明确TODO的责任人（owner）和完成时间（ETA）
分发会议记录email或分享群组所有人及相关业务负责人，邀请大家及时更新错误
跟进TODO
看，这8步，每一个环节都在考验你的职业专业度。做得好，绝对是加分项。
附录：添加一页可以直接使用的表格。
好了，今天小职会关于如何做好会议记录的观点就分享到这里了，这样做会议记录的方法你学会了吗？ 如果你还有哪些更好的记录会议内容的方法欢迎在留言区分享出来我们一起学习。
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