今天早上在食堂吃早饭,听一个同事打电话:”我开会不是说清楚了吗,你问问XXXX,是不是这样说的?“。
想到了前段时间整理的如何做好工作安排沟通。
一、工作安排要符合smart-ER原则;
S : Specific(明确),可以延展为 Significant(重要), Stretching(延伸), Simple(简易)
M:Measurable(可衡量),可以延展为 Meaningful(有意义), Motivational(激励), Manageable(可管理)
A:Attainable(可达成),可以延展为 Appropriate(适宜), Achievable(可达成), Agreed(同意), Assignable(可分配), Actionable(可行动), Action-oriented(行动导向), Ambitious(雄心)
R Relevant(相关)Realistic(实际),可以延展为 Results/Results-focused/Results-oriented, Resourced(资源), Rewarding(奖励)
T Time-bound(时限)可以延展为Time-oriented(时限), Time framed(时限), Timed(时限), Time-based(基于时间), Timeboxed(时限), Timely(及时), Time-Specific(明确时间), Timetabled(时效), Time limited(时限), Trackable(可跟踪), Tangible(明白)
E Evaluate(评估)可以延展为Excitable(兴奋), Ethical(伦理)
R Reevaluate(再评估)
二、工作沟通的向上管理
1.表明期望,要简洁、明确
用最简明的几句话说清楚希望leader配合什么事情,第一步往往是很多人做的不好的,经常的开头是这样的:
“早上,我们和PM及业务方对XXX事情进行了讨论,业务方认为YYY,产品认为ZZZ,但我们认为这样会导致WWW…”
这类事实陈述式开头,不利于leader了解需要沟通的主题,以及需要配合的事项,这样leader可能难以判断事情的紧急优先程度。
如果是需要征得leader同意,可以这样开头:
“XXX某个项目的排期,需要你确认一下,这个项目是关于YYY…”
如果是请求leader帮助,可以这样开头:
“XXX运维工单,需要你通过一下,这个运维工单是关于YYY…”
如果是工作汇报,或者是交流讨论,可能需要较长的时间,不宜莽撞的临时抽空当面交流,最好只是约一个时间:
“XXX项目的设计评审,不知道你什么时候有空,这个项目是关于YYY…”
无论如何,快速说明来意,第一时间让leader清楚需要配合什么,以及事情的紧急优先程度是什么样的,而不是一上来就陈述细节
2.说明来龙去脉,逻辑性要强
表面来意之后,需要进一步说明更多事情的细节,对来龙去脉做一个简单的描述,这个过程“逻辑性”非常重要。
事实性描述,可以采用先后时序:“先xxx,然后yyy,最后zzz”
也可以采用分角色立场描述:“pm认为xxx,qa觉得,我们认为zzz”
决策性描述,一定要说明理由:“建议采用xxx方案,因为xxx原因一,二,三,所以xxx方案我认为是最佳选择”
这种“论点,论据,强调论点”的表达方式,逻辑性强,重点突出,强烈推荐。
3.重复确认,有行动导向
对沟通目的,来龙去脉做了简要陈述,最后对期望leader要配合的事情做复述和确认。这个过程,最重要的是“强烈的行动导向”,为leader做出的决策和行动提供强有力的信心(例如进一步计划):
“好的,如果确认使用方案XXX,后续我们将YYY”
“如果确认明天下午XXX时间有空,后续我们会YYY”
“既然同意了XXX排期,后续我们则YYY”
这个最终的确认非常重要,所有的沟通都是为了明确最终的这个结果,最怕误以为双方达成了一致,其实非常含糊
4.发邮件给上司确认;
5.上司确认
总结了,工作安排要符合smart-ER原则,向上管理要做到5个步骤。