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本人在省电视台从事策划工作多年，期间策划过不少成功举办的活动案例，比如520相亲会、汽车团购会、新春年货节等活动，对以线下为主的活动营销有较深刻的认识。很多没有做过活动策划的小伙伴不清楚一场活动该如何入手，今天就为大家分享活动营销的常规流程，什么时间该做什么事，以及怎么去做的问题。
一场活动从头脑风暴到提上工作日程，再到招商执行，整个过程其实有规律可循。在活动落地前，分为筹备期和执行期。
筹备期是思维转化为实际的过程。把活动思维以书面的形式展现出来，首先要做策划方案。策划案意味着活动思维展现，包含如下内容：
1）活动主题、目的
2）活动时间、地点（大概）
3）活动形式
4）招商策略
5）活动效果、盈利预期
通过策划案的展示，能让领导知道这是什么活动，再开会讨论作出是否可行的决定。这一阶段获得领导的认同非常重要，直接决定是否设立项目组，调用公司资源服务此次活动。
接下来做活动时间规划，属于策划案的延伸。有利于公司明确活动周期及时间，方便布置下面的工作。内容大致有：
1）工作内容、事项
2）项目负责人、协助人
3）时间节点
4）工作完成情况、每日反馈
时间进度表以word展现，确认后分发到项目组各成员手中。
接下来是制作活动招商方案，以PPT的形式展现，用来给赞助商进行提案，方案尽量制作的美观，富有设计感，内容须详细，重点描述活动能带给赞助商什么，赞助商需要回馈什么，以求开展合作。内容分为：
1）活动主题、目的
2）活动时间、地点
3）活动意义、效果预期（重要）
4）活动宣传方式、客户权益体现（重要）
5）活动形式
6）赞助费用
我们做线下活动经常要租用场地，如果单纯付费，会造成活动经费过高，不利于节省支出。可以以资源置换的方式和场地方谈判，比如你为我提供场地，我返还你相应的硬广资源帮你的场地宣传；或者以销售额提点的方式，可以有效规避活动未知的风险。
招商方案准备完成后，接下来就是业务工作，需要寻找合适的场地进行租用洽谈、包括活动期间的嘉宾、主持人，都需在此阶段联系好，职责和费用可以协商，关于执行义务细节务必达成共识，确保活动期间不出现纠纷。
以上就是筹备期。决定一场活动能否做起来的关键因素是能否找到合适的赞助商和冠名，资金是后续一切执行的基础。这就要求主办方策划的活动必须符合赞助商的品牌调性和商业诉求，还要对宣传和预期效果有很好预估。
如果找到了赞助商和冠名，接下来就是执行准备阶段，需要完成的工作有：
确定宣传媒介。活动开始前的宣传必不可少，宣传效果的好坏直接影响活动人气和创收。现在可以选择的媒体有电视、户外硬广、微信朋友圈、微博等。传统媒体公信力高，但投放成本较大；新媒体成本虽低，但对内容和形式有较高要求，需要运营人员策划出有趣的内容和报名形式，比如微信H5页面内嵌报名链接。
撰写宣传文案。文案是用户了解你的第一扇窗，须根据不同媒介的属性投放不同文案，好文案能显著增加人们的关注度和话题度。关于文案怎么写，请参考我公众号另一篇文章“10分钟学会写文案的正确姿势”。
很重要但容易被忽略的，是对已咨询和已报名客户的维护，可以把这部分客户的联系方式统计起来，时常电话回访确定参与意向；也可组建一个QQ群，做客户调查，及时传递活动相关讯息。
做一个项目组人员的职责分配表。内容是规定谁、什么时间、负责什么工作。这样使执行人员分工明确，便于协调配合和承担责任。
活动开始前的踩点。需测量场地尺寸，设计活动功能区；也可提前预知活动可能存在的风险，提前做好各项准备。
接下来就是活动现场物料的设计和准备。常用的有易拉宝、横幅、宣传手册，可以设计好发给淘宝商家印制，一些大件可以找执行公司租用。
最后，就是找一家靠谱的执行公司进行现场布展，一般中大型活动布展时间3-5天，小型活动1-2天。期间最好派人到现场与执行公司对接，方便交代各种事宜。
活动开始前是最忙碌的时期。待各项功能测试完毕，布展完成，活动举办期间，只需要工作人员按照职责分配表负责自己的区域，遇到问题及时解决，保证活动各项功能正常运作，流程顺利实施即可。
活动结束后，要做的就是评估效果，包括创收、参与人次、礼品赠送数等多个指标，复盘总结出PPT，召集赞助商开会，展示活动成果。在公司内部总结此次活动存在的问题，使下次举办能规避错误，活动会一步步走向成熟。
今天就为大家分享这么多。希望你在看完这篇文章后对活动营销的常规流程有所认识，也能着手策划和执行一场成功的线下活动。
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