今天早上,我差点待在超市回不了家:当我准备去超市买一箱牛奶的时候,妈妈急忙跟我说:“家里没什么水果了,买点苹果回来吧,顺便买点胡萝卜,中午我们吃胡萝卜炒蛋。哦,你爸想迟吃香蕉,你买点香蕉回来。对,家里的洗发水用完了,买一瓶洗发水吧。哎呀,顺便买点小米,我们要煲小米粥。牙膏也差不多没了,买两支牙膏哈!”
着急出门的我,嗯了一声就赶往超市了。
但是当我到了超市,除了记得买牛奶和牙膏之外,我转来转去,怎么都想不起其它要买的东西,最后只能打电话问妈妈,妈妈在电话那头也想了老半天才记起要买的东西。就这样我在超市待了一个上午。
这个场景可能会在很多人的身上发生。在众多信息扑面而来时,我们以为我们记住了全部,真正用时才发现自己几乎忘记了全部。
妈妈的口头表达混乱,而我作为一个接收者没有把混乱的信息归类分级,导致了大脑的失忆。
在日常生活中,不论是口头表达还是书面表达,我们都需要有一个结构分明,逻辑清晰的表达方式。
就如针对我要买的东西,如果事先在大脑将其分层和分类,就可以让大脑的记忆功能发挥出来了。
如第一层是大类,包括水果、蔬菜、米面和浴室用品;然后在每一个大类中再往下分小类,水果类包括苹果、香蕉;蔬菜类有胡萝卜;米面类有小米,浴室用品有洗发水和牙膏。这样的话,我会更容易记住这些事物,不会漏买了。
这就是我们大脑习惯的记忆和接受事物的方式。上一层是对下一层的总结,下一层是对上一层的解释和支撑。
这种用层级关系来表达信息和主题的结构我们称之为金字塔结构。不管在口头表达还是在书面表达上,选择金字塔结构是一种非常有效的方法。
在《麦肯锡教我的写作武器》这本书的第三章中,作者高杉尚孝告诉我们什么是金字塔结构,使用金字塔结构的好处以及良种金字塔设计模式。
一,金字塔结构
金字塔结构就是依照层级来配置主题或信息的图表。金字塔结构分为主题金字塔结构和信息金字塔结构,两者的层级一般都分为三个:主要层级、关键层级和次要层级。
主题金字塔中,主要主题基本上只有一个比较好,最多不超过两个,因为如果主要主题不止一个,信息就比较难以传达给对方。
关键主题,可以说是构成一篇文章最主要的脉络。就数量而言,关键主题最好三个,最多七个,因为三是稳定事物的最小数值,而七是人类听过一次后可以记住的上限。
除了关键主题的数量,还有不得不说一下MECE ,MECE的概念是不重复、不遗漏。将关键主题设定为三、五、七个,也是为了尽量追求不遗漏、不重复。多收集一些MECE 架构,用起来时得心应手,比如“五力分析”“3C ”等。
次要主题,就是在关键主题之下,再细分的主题。
构思好主题金字塔厚,就容易设计信息了。
信息金字塔中,把最想传达的信息放在最上层,这则信息称为“主要信息”;主要信息之下,是“关键信息”;从关键信息再往下一层,则是“次要信息”。
通常在金字塔结构中,只要不是太长的文案,只需推想到第三层的次要信息即可。
二、选择金字塔结构的好处
在口头表达,特别是在书面表达上,使用金字塔结构的好处非常多,主要有以下两个:
1、整体的逻辑结构可以有视觉上总览全局的效果,又有确认细节的清晰。就如作者说的:“可以既见森林,又见树木。”
2、可以列出每个层级的信息,并且比较彼此之间是否具有统一性。不管是关键信息,还是次要信息,只要属于同一层级,都可以立即检查里面的信息量、信息种类、表现风格等是否统一。
三、金字塔设计模式
在《麦肯锡教我的写作武器》中作者高杉尚孝给出了两种信息设计模式:由下而上和由上而下。
1.由下而上法需要先明确主题是什么,然后把各个信息分类,把相同信息归纳为一个群组,由这个群组的信息精炼成上层信息。导出信息分类方法有两种,即结论法和摘要法。
结论法在运用过程中,要注意的是用什么信息做出什么推论,避免跳跃性。比如,给出来的信息是“广东人都有煲老火靓汤的习惯。”,你可以推论出“广东人爱喝老火靓汤”。
摘要法是把多个具体信息整理为一个抽象的信息,需要抽取潜藏在事物背后共通的本质。比如:小狗、小猫、金鱼、小鸟,你可以做出推论它们都是动物,当你再进一步思考,会发现这些动物适合做宠物。
2.由上而下法主要是对信息加以分解。论证方法多为理由法和详述法。详述法就是告诉别人如何做,而理由法则是这么做的理由。
由上而下和由下而上经常同时进行,两者之间是互相验证的。
说话和写作,就如同盖房子。没有人盖房子是想到哪就盖到哪,而不事先画好设计图的。而最有效的口语和书面表达设计图,就是金字塔结构。学会了金字塔结构,你的表达逻辑就会更清晰,更有说服力。