清单:把一切事务赶出大脑


清单就像我们建立一个“外脑”,一个强大的“助手”,让它来告诉我们,此时此刻最应该做什么。不用我们记忆有什么事务,也不用去排序,只需要专心地做好被选出来的事情就好。

把所有所有脑海里的念头全部记录下来,全部清空出来,然后定期处理。

发挥自己的主观能动性,标准化,自动化。减少错误的发生。

人为什么会犯错?

一、人的错误可以分为两大类型:

第一类是"无知之错":我们犯错是因为没有掌握正确的知识。无知之错,无法避免,可以被原谅。

第二类是"无能之错":我们掌握了正确的知识,但是犯错的原因是没有正确使用这些知识。无能之错,可以避免,无法被原谅。

避免“无能之错”的解决方案,就是制作清单。

二、造成无能之错的两大原因:

也是清单能发挥作用的两个方面。

1、大脑的缺陷,并不能把所有的事情都记住。所以,用清单可以解放大脑,外包大脑记忆的工作。

2、人的经验和记忆的不稳定性,容易麻痹大意。所以,用清单可以保证任何时候重要的环节都不被遗漏,提高都绩效表现的可靠性。

清单如何避免无能之错的发生?

第一步,把遇到的问题分为三类

简单问题、复杂问题、和不确定的极端复杂问题

第二步,对不同类型的问题采取不同的清单策略

1、 简单问题,采用执行清单。

简单问题的核心是避免忘记,执行清单有明确的步骤,照着执行就ok。

2、 复杂问题,采用核查清单。

复杂问题的程序多、专业性强,核心是避免遗漏重要环节。核查清单,能确保每个基础而重要的环节不被遗漏。

3、 极端复杂问题,采用核查清单和沟通清单

核查清单,确保极端复杂问题的各个环节能够顺利完成。

沟通清单,确保极端复杂问题的隐患能够及时的发现和排除。

制作一份有效清单的三大原则:

第一, 要简洁高效,并且可测

简洁:不要面面俱到,不要将各种注意事项、操作准则事无巨细全部列出来。

高效:以效果为导向,强调清单的效果。

可测:清单要具体,要有可操作性,其效果应该能进行观测,并由此改进。

"关键点"比"大而全"更重要。

第二, 要设置明确的检查点

检查点,就是提前设置在某个节点或者某个情况下要执行的检查程序。

1、在任务发生前,设置检查点

2、任务执行过程中,设置检查点

3、意外情况发生时,设置检查点

第三、要根据实际情况不断更新

清单必须不断地符合实际情况,与时俱进。

推荐书籍《清单革命》《搞定》

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