原作于2016年7月8日
去年，南京大学副教授胡翼青因未及时回复学生的电邮，之后收到该学生一封“问候”的电子邮件，舆论大多指向该学生，但东方有论：电子邮件促进了人们的沟通效率，许多人邮来邮去，但是对收发电子邮件（E-Mail）的“普世规则”却知之甚少。电子邮件不是QQ即时通讯，不能信口开河，有时候甚至不能直抒胸臆。
我是在2001年开始使用电子邮件的，个人认为电子邮件与传统书信并没有太大区别，它是旧时书信的网络版，其书写和回复，体现了一个人的涵养和素质。简而言之，要注意：①旨-主题明确、言简意赅、条理清晰；②礼-要用尊称职称昵称，直呼其名，最是无礼；③人-收邮件的是人，发邮件的你也是人，不是机器，要为对方着想，要有温度。
邮件虽小，礼仪规范不少：
一、关于主题（标题）
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1、一定不要用空白标题，这是最失礼的；
2、标题应简短，不宜冗长；标题应能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王经理收”；
3、可适当使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）突出标题，以引起收件人注意；
4、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。
二、关于称呼与问候
1、恰当地称呼收件者
1.1 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒---此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
1.2 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“某经理、某主任、某工(程师)”；如果不清楚职务，则应按通常的“某先生”、“某小姐”称呼。
1.3在无法确定对方邮件地址的时候，为表示尊重，电话确认是最好的途径,发送邮件前，一定要确认收件人的地址是否正确。
2、开头结尾最好要有问候语
最简单的开头是写一个“Hi”、“您好”；结尾常见的Best
Regards、 “谢谢”、“顺颂商祺”之类的也就可以了。正所谓“礼多人不怪”---即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静地看待。
三、关于正文内容
1、正文应简明扼要，行文通顺：邮件正文应简明扼要地说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，以单独文件作为附件进行详细描述。避免错别字，这也是尊重对方和避免歧义的一个表现。
2、注意表述语气：根据收件人与自己的熟络程度、职级关系、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行表述，以免引起对方不适。请、谢谢之类的语句要经常出现，电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
3、正文的段落应尽量使用列表：如果事情复杂，最好1、2、3、4，列几个段落进行清晰明确的说明，并使你的每个段落简短，避免长篇大论。使用电子邮件进行沟通的一个重要方面就是节省他人时间，而不是让人费解。
4、一次邮件交待完整信息：最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。
5、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述：对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会赞扬你的体贴---正所谓“图胜于表、表胜于文”、“一图胜千言”。
四、关于附件
1、如果邮件带有附件，应在正文里提示收件人查看附件，当然自己千万不能忘了上传附件---我的习惯是先上传附件，然后才写正文，最后填上收件人。
2、附件的命名应让收件人一看就懂，避免发送BOOK1.xls、新建 Microsoft Office Word 文档之类的附件。
3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。
4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应压缩打包。
5、如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响对方使用。
6、附件不宜过大（最好控制在8Mb以内），以免影响对方的下载或打开。应使用有关技术进行压缩---如photoshop、office软件中的“图片压缩”、转换成PDF等等。
7、选择便于阅读的字号和字体。常用宋体，字号用小四或12号字为佳；不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，尤其是商务邮件。
五、关于回复
1、及时回复：收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往是不可少的---尤其是对于询问类的邮件，这是对他人的尊重。理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对于一些优先级低的邮件可集中在特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，正在处理，一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待，记住：及时做出响应，哪怕只是确认一下收到了。。去年南大教授挨学生电子邮件的骂---就是源于他一直未答复该学生的电子邮件。为此，我的私人邮箱设置了个性的自动回复：“感谢您的来信，我已用手机即时阅读了邮件，必要时我会尽快答复您！”
2、针对性回复：当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中（即保留原始邮件），然后附上结果，另外尽量不要用主题栏自动生成的答复性标题。
3、回复不应敷衍：对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。我们在使用即时通讯进行聊天时，其实也不喜欢对方总是一个劲地答复“呵呵、哦哦”之类，摆明了是在敷衍，不尊重人。
4、不要就同一问题多次回复讨论：如果双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其它方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5、要区分“答复”和“全部答复”：
5.1如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；
5.2如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该“全部答复”，让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情；
5.3如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的“RE”来“RE”去---因为在公开讨论(辩论)的场合下，“面子”问题很难拿捏，易起纷争，私下里单独的交流则比较“安全”。你们讨论好了再告诉大家；
5.4不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件，点击“全部答复”前，要三思而行！许多的纷争，就是源起于全部答复（Reply All）。
六、正确使用发送，抄送，密送，转发
1、收件人：是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应的人。只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源
2、抄送人：则只是需要知道这回事，被抄送的人没有义务对邮件予以响应，当然如果被抄送的人有建议，当然可以回复Email。
3、秘送人：收信人不知道你发给了被密送的人---你在发给收件人的同时“秘密地送了”一份给被密送人，应慎用，这个一般用在特殊的场合，比如说---告阴状。
4、各收件人的排列应遵循一定的规则：国人讲究尊卑有序、长幼有序，比如按部门、按职位等级从高到低排列。
5、转发邮件时，应突出信息。如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息，
检查确认无误，轻点鼠标，发出。
