Sales and Distribution in SAP ERP - Business User Guide

第2章 主数据

主数据可能是SAP ERP实施中能否获得预期结果的关键因素。

什么是主数据？在SAP术语中, 主数据指的是您销售的产品、用于生产这些产品的材料、每个产品的物料清单(BOM)及公司客户和供应商的清单。
它还包括管理与业务伙伴(如客户和供应商)关系的规则(例如, 详细的价格、折扣和条款)。

SAP交易使用主数据中的信息来产生结果。
这个结果可能是销售订单、采购订单、生产订单或账单, 这是SAP处理的不同文件之一。
在本章中, 我们将了解SAP ERP销售与分销(SAP ERP SD)中最具影响力的主数据对象。

2.1 主数据的重要性

SAP系统中的主数据, 特别是SAP ERP SD中的主数据, 是执行交易的基础。

例如, 当您在SAP系统中创建销售订单时, 您必须输入您所要销售的客户---客户编号 和 您销售的产品-物料编号。

根据这些信息, 系统将确定您可以为该客户提供的价格和折扣、发货地址、物料来源、发货条件和运输方式。它还将确定需要传递给仓库的相关信息, 以便工作人员可以开始拣选产品, 然后进行包装和发货。

如您所见, 当您创建交易数据时, 系统会根据业务规则和参与交易的主数据来决定业务流程的执行。因此, 如果您希望获得准确的结果, 您需要确保主数据的准确性。
投入更多的时间确保主数据的正确性和完整性, 您将获得更好的交易结果, 并且可以大大减少在纠正或补充不完整或错误交易上所需的时间。
最终, 这将提高客户满意度。

如果您确保SAP ERP SD的物料主数据已经为所有相关的销售组织和客户所属的渠道创建, 那么您已经有了一个良好的开始。
您还可以双重检查客户的完整销售和发货数据, 以便产品能够顺利交付给他们。

您可以通过运行交易代码 XD03 (显示客户主数据) 或 按照菜单路径: 物流 > 销售与分销 > 主数据 > 业务伙伴 > 客户更改 > 完成, 来完成此操作。
在初始屏幕中, 输入账户, 并选择“客户销售区域”按钮。您将看到为您的客户激活的销售区域列表。我们将在本章稍后详细讨论客户主数据维护。

定价是另一个重要元素。您需要确保创建了相关的价格条件记录和价格表, 以帮助您避免销售订单中的价值错误。定价将在后续章节中详细讨论。

系统中还记录了计算运费的记录, 您需要定期维护这些记录, 因为价格会根据运输公司、距离、运输方式, 甚至是年份的不同而有所变化。

重要提示: 主数据不是静态的, 准确且不断地维护主数据非常重要。如果您理解并应用这个信息, 您的SAP体验将更加高效, 压力也会大大减轻。

2.2 业务伙伴

要在系统中启动任何交易, 例如创建销售订单或采购订单, 您必须定义主数据对象。这包括您的业务伙伴。
在SAP ERP中, 您可以将这些业务伙伴明确地划分如下:

• 客户
  您向其提供商品或服务的业务伙伴。有外、内部之分, 如果该客户也向您提供商品和服务, 您可以将客户主记录链接到供应商主记录。可以为特定的伙伴功能定义单个客户主记录, 并将其链接在一起。

• 供应商
  直接向您的公司、附属机构或外部客户提供商品和服务的业务伙伴。
  有外、内部之分, 例如您的配送仓库或在组织内采购商品的其他附属机构。
  此外, 如果您的供应商从您的组织购买商品和服务, 您可以将供应商主记录链接到客户主记录。

• 其他伙伴
  包括一些混合内容, 例如站点数据、联系人、销售人员和竞争对手。其中一些对象还可以链接到其他业务伙伴主记录。

2.2.1 账户组和编号范围

在为业务伙伴创建客户主记录之前, 您必须分配一个账户组。
根据配置设置, 您可能需要使用外部编号范围指定账户编号, 或者让系统为您分配内部编号范围。
选择的账户组将为您确定以下内容:

• 显示屏幕、它们的顺序以及输入数据所需的必填字段
• 账户组和伙伴功能组合有效的伙伴功能

2.2.2 伙伴功能

在现实场景中, 如果下订单的客户是接收货物和支付发票的客户, 您将为所有必需的伙伴功能分配一个客户主记录。
另一方面, 如果您的客户附属公司下订单, 而其总部支付发票, 您将有一个单独的客户主记录, 负责不同功能的一组账户, 其中下订单的售达方、接收货物的送达方和开票方都是不同的。
您可以使用客户组织结构定义伙伴功能关系。
您可以在售达方的客户主记录中创建伙伴功能之间的链接, 如图2.1所示。

图2.1 伙伴功能示例结构

在实际的业务场景中, 您必须在某种程度上复制客户层级。
例如, 您可能会从多个业务单位收到订单, 将商品运送到多个客户仓库, 并向一个公司办公室开票。
SAP系统为您提供了一些最常见的业务伙伴代码, 并且还为您提供了共同创建新代码的灵活性。

以下是SAP ERP中可用的一些伙伴功能:

• 售达方
  为您的商品或服务下订单的人或公司。
  它还存储销售数据, 例如分配到销售办公室或定价程序。
  在标准SAP预交付版本中, 它被编码为SP。

• 送达方
  接收您的公司或第三方供应商提供的商品。
  送达伙伴记录还存储卸货点和接收时间等数据。

• 开票方
  接收贵公司提供的商品的账单或发票清单。
  此伙伴记录包含地址、打印相关数据和电子通信信息。

• 付款方
  发送您的发票的付款, 并存储银行数据和账单安排信息。

注意: 尽可能简单地定义您的伙伴功能。 这使您的主数据维护更加简单明了, 特别是如果您处理多个系统和大量的遗留应用程序。

2.2.3 客户主数据结构

客户主记录中的信息根据详细程度分组, 从最常规到非常具体。
客户主数据存储与不同SAP功能相关的信息。
客户主数据分为通用数据、公司代码和SAP ERP SD数据。
转到交易代码XD03(客户主显示)或使用菜单路径, 物流 > 销售与分销 > 主数据 > 业务伙伴 > 客户 > 更改 > 完成。

有几个不同的数据标签可用: 通用数据、公司代码和销售与分销数据。
以下部分解释了每个数据组。

通用数据

通用数据适用于所有已定义业务组织结构的一个唯一业务伙伴。
如图2.2所示, 标准屏幕在“通用数据”标签屏幕上显示地址信息。

此部分包括以下标签:

• 地址, 在这里您可以存储客户的名称、快速输入的搜索词、物理地址以及如果需要的话, 邮政信箱信息和通信信息如电话号码、传真和电子邮件地址。
• 控制数据, 在这里, 您可以将客户与供应商主记录链接, 并添加进一步定义行业、位置、运输区域、税务和增值税信息的参考数据。
  图2.2 客户主数据: 通用数据部分
• 付款交易, 此标签存储客户的银行信息和备用付款数据。
• 营销, 此标签存储分类数据, 包括尼尔森ID和关于您的客户的行业特定信息, 以及关键数据如年销售额、员工数量等。
• 卸货点, 在这里您可以通过指定卸货点、部门和营业时间来维护有关发货目的地的详细信息。
• 出口数据, 此标签允许您维护抵制和禁运日期(如果需要, 防止受限客户接收您的任何商品), 设置军事或民用用途, 并维护分类。
• 联系人, 此标签包含允许您创建详细联系人列表的各种主数据对象。
  您可以记录他们的家庭地址、个人数据和拜访时间。

注意: 如果您在不指定销售区域或公司代码的情况下维护客户主记录, 系统将仅显示通用数据屏幕。

公司代码

公司代码数据是客户主记录的下一个部分, 适用于一个唯一的公司代码, 存储与SAP ERP财务(SAP ERP FI)相关的信息。
如果您有多个公司代码, 则需要创建多个记录。
此部分包括以下标签:

• 账户管理, 此标签存储会计数据, 例如对账账户、利息计算和参考数据, 包括以前的账户编号、人员编号和采购组。

• 付款交易, 此标签记录付款条款和容差组, 并允许您启用付款历史记录。 在这里, 您还可以设置存款支票的清算时间以便监控。 您还可以维护自动付款交易的信息。

• 通信, 此标签允许您维护与催收程序相关的数据和负责与客户沟通的会计员数据, 并在付款清算后向客户发送付款通知。

• 保险, 此标签记录保险单号、提供者和投保金额, 以及出口信用保险的有效期。

• 扣缴税, 此标签使您能够通过选择税种、税码和适用的有效期来维护扣缴税数据。

销售与分销数据

在销售与分销数据部分维护的数据会影响从订单到现金的功能。
SAP ERP SD数据特定于客户主记录扩展到的销售区域, 并且可以在每个范围内的销售区域有所不同。

信息根据订单到现金流程的功能影响分组, 包括以下内容:

• 销售, 您可以在此存储销售信息、销售组信息和订单货币, 以及维护影响订单处理过程中程序确定的定价数据。
• 运输, 此数据集将在出库处理期间帮助您, 您可以维护交货优先级、运输条件、订单组合、发货的首选交货工厂、部分交货设置和容差级别。
• 账单文件, 您可以维护与后续发票处理相关的数据, 设置折扣和客户层级节点的价格确定, 设置有效的日历用于发票和开票清单日期, 维护交货的国际贸易术语, 设置付款条件, 分配信用控制区, 设置系统用于确定收入账户的一个标准的账户分配组, 并设置目的国相关的税务和有效的税务条件。
• 伙伴功能, 如前几节所述, 您可以通过根据需要分配必需的伙伴和他们的账户编号来维护伙伴功能数据。 这些伙伴功能在伙伴确定过程中用于指定处理特定订单/文档类型的必需功能。

2.2.4 客户层级

客户层级允许您创建灵活的对象以反映客户的组织结构。例如, 如果您的客户有非常复杂的采购部门或多个配送中心或零售店, 您可以构建层级以反映这些结构。
图2.3显示了在交易VDH1N(维护)中显示的示例客户层级。
图2.3 维护客户层级主数据屏幕

您可以在销售订单和账单文件处理中使用客户层级进行伙伴和定价确定, 包括折扣确定, 并在盈利能力分析(CO-PA)和销售信息系统(SIS)中进行统计报告。
您还可以使用客户层级将价格条件和折扣协议分配给客户的下级层级之一, 使其对所有下级层级有效。

注意: 对于每个标记为定价相关的层级节点, 您可以创建一个定价条件记录。如果层级中的一个或多个节点包含定价数据, 它会在订单处理过程中自动使用。

2.2.5 处理客户主数据

正如我们在前几节讨论的那样, 您可以为您的业务伙伴维护多个数据对象。
图2.4标识了标准SAP菜单路径(SAP菜单 > 物流 > 销售与分销 > 主数据 > 业务伙伴)的维护交易位置。
图2.4 业务伙伴数据维护菜单路径

您可以为所有的伙伴功能创建、更改和显示主数据记录。
有几种方法可以执行此操作, 具体取决于贵公司的安全政策。
您应该能够创建完整的客户主记录或部分记录, 限于通用和销售信息部分。
您可以使用3sm规则的交易代码访问业务伙伴维护, 其中交易代码xx01代表创建, xx02代表更改, xx03代表显示功能。
或者, 您可以使用SAP易访问菜单路径导航到交易。

通用数据维护

要维护客户主记录的通用数据, 您只需要客户账户编号。
要维护公司代码和相关的会计数据, 您还需要公司代码编号。
最后, 要维护销售信息, 您必须指定销售区域。
表2.1列出了可用于维护客户主记录的交易。

业务伙伴维护

尽管大多数业务伙伴类型可以通过同一组交易进行维护, 但某些伙伴详细信息可能会因您的安全访问设置而受到限制。
要创建完整的记录, 最好使用专门用于维护这些记录的交易, 这些交易列在表2.2中。

交易代码  菜单路径
XD01 – 完整创建  物流 > 销售与分销 > 主数据 > 业务伙伴 > 客户 > 创建 > 完整
XD02 – 完整更改  物流 > 销售与分销 > 主数据 > 业务伙伴 > 客户 > 更改 > 完整
XD03 – 完整显示  物流 > 销售与分销 > 主数据 > 业务伙伴 > 客户 > 更改 > 完整
VD01 – 销售与分销创建  物流 > 销售与分销 > 主数据 > 业务伙伴 > 客户 > 创建 > 销售与分销
VD02 – 销售与分销更改  物流 > 销售与分销 > 主数据 > 业务伙伴 > 客户 > 更改 > 销售与分销
VD03 – 销售与分销显示  物流 > 销售与分销 > 主数据 > 业务伙伴 > 客户 > 更改 > 销售与分销

表2.1 客户主记录交易代码

交易代码  菜单路径
销售前景
V+21 – 创建  物流 > 销售与分销 > 主数据 > 业务伙伴 > 销售前景 > 创建
表2.2 业务伙伴维护交易

每当创建客户主记录时, 您的公司都会停用、阻止或归档另一个记录。
此外, 客户层级的维护方式相同, 要求您更新有效性并添加或删除节点或客户。

额外的维护交易

您的组织内的主数据组还将监控并对您的业务伙伴主记录进行批量更改。
如表2.3所示, 您还可以执行这些功能的其他交易。

业务伙伴交易

在SAP S/4HANA中, 业务伙伴在一个交易代码中进行维护:
交易BP(业务伙伴)。您可以创建、更改和扩展不仅是客户主数据, 还有供应商主数据。大多数前面提到的标准交易将不再可用。相反, 您将收到一条消息并将自动重定向到交易BP。

2.3 产品

SAP ERP中的产品功能包括与公司销售的产品和服务相关的信息, 还可以灵活地将它们分组到常用列表中, 以加快订单处理速度。

2.3.1 物料

大多数产品信息都存在于所谓的物料主数据中。物料主数据是关于公司销售、购买或转化的所有内容的数据集合。在标准SAP中, 公司可以销售几种类型的产品, 这些产品都在物料菜单下:

• 贸易商品, 这些商品定义为物料类型HAWA。这些是公司购买后无需转化就转售的产品, 例如, 批发商如D&H销售IT产品(软件、硬件和许可证), 或销售公司从HP、IBM和Microsoft等公司购买制造商品并转售给零售商或最终客户。
• 非库存材料, 这些材料定义为物料类型NLAG。这些是公司不实际存放在仓库中的材料。

一个好的例子是从“数字仓库”下载的软件, 而不是从仓库运送的有形CD。

• 服务, 这些服务定义为DIEN。如果公司在服务行业, 那么公司提供给客户的所有不同服务必须在物料主数据中创建。
• 包装材料, 这些材料被识别为物料类型VERP。这些是从仓库运送产品时会包含或包裹产品的材料。例如, 包装材料有盒子、板条箱、容器等。
• 竞争产品, 这些产品定义为WETT。有些公司决定为竞争对手的产品保留物料主数据记录, 以跟踪产品特性及其与公司产品的对比情况。
• 其他材料, 在某些情况下, 公司销售原材料, 有时是因为库存过多, 或者其他业务伙伴将其用作维修成品的零件。

在这些情况下, 公司还需要维护这些原材料的销售数据, 以便在销售文件中处理它们。

在物料主数据中, 公司保留通用信息, 如SKU编号、项目简要描述、尺寸、重量和计量单位。

公司还可以通过分配物料组和产品层次结构来对项目进行分类。在这里, 公司还可以分配EAN码。

特定信息也分组在视图中。在物料主数据中, 有基本视图和销售视图。

基本视图

如前所述, 基本视图包含公司所有部门使用的信息。以下是一些最重要的基本视图字段列表:

• 物料编号, 这是系统中唯一标识SKU项目的编号。在SAP系统中, 编号可以通过系统使用内部编号范围自动分配, 也可以由用户使用外部编号范围分配。
  在公司中, 内部或外部编号的分配取决于公司的需求和业务定义。

• 跨工厂物料状态, 该字段传达产品生命周期的阶段。配置系统时维护这些状态, 并告诉您物料处于开发中、已发布销售、被阻止或已停用等状态。该字段不仅提供信息, 还根据系统的配置驱动特定功能, 允许或阻止某些业务功能, 如购买或销售。

• 基本计量单位, 每种物料的处理方式不同。例如, 如果公司在化学工业中, 可能按重量或体积销售产品, 因此物料的计量单位可能是千克、磅、升或液盎司。这使公司了解仓库中有多少库存可供销售以及客户订购了多少产品。

在消费品行业, 公司更可能按件销售产品, 因此基本计量单位为“件”。

• 净重、毛重和体积, 这些字段对运输和运输活动非常重要。 如果这些值不准确, 公司可能会为运输支付过多的邮费或超载卡车, 这两种情况都会导致运输停止和客户不满意。
• 产品层次结构和物料组, 这两个字段有助于对产品进行分类。如果公司销售运动用品, 可能有一个物料组将高尔夫产品与服装、棒球产品等分开。

物料组字段使用9个字符, 主要由SAP ERP物料管理(SAP ERP MM)使用。

层次结构进行类似分类, 但可以更详细。公司可以有多个级别, 以建立产品家族树。

产品层次结构字段有18个字符, 主要用于销售功能。

物料组和产品层次结构的其他重要功能是它们被SAP ERP FI用于派生特殊过账和CO-PA。

它们还用于特殊定价, 如促销和优惠。

如图2.5所示, 铝棒会被分配一个层次值10203040, 表明它属于棒球产品家族下的棒球产品家族, 也属于运动用品家族。

• 部门, 这是另一个有助于对公司产品进行分类的字段。部门, 如物料主数据中的大多数字段, 决定功能行为。

在这种情况下, 部门决定销售和业务区域。

该字段与客户主数据一起帮助确定产品是否可以销售给客户。

图2.5 产品层次结构示例结构

销售视图

这组物料主数据视图对SAP ERP SD功能非常重要, 驱动价格、税金、项目类别确定等内容。
图2.6显示了物料主数据的示例销售视图, 包括以下字段:

• 销售计量单位
  在某些情况下, 公司以不同于SKU的单位销售物料。通过在物料主数据的替代计量单位部分维护转换因子, 销售计量单位与基本计量单位相关。可以通过一个简单的例子进一步解释: 物料基本计量单位定义为1件；但是, 当公司销售时, 使用的是销售单位——一个包含24件的箱子——如果仅批量销售它们。
  在物料主数据中维护的转换将设置为替代计量单位: 1箱=24件。

• X分销链状态
  如X工厂状态, 该字段帮助系统识别可能由于部件开发状态而不可销售的部件编号。

• 发货工厂
  该字段指导系统的运输和库存功能在销售文件中使用从中提取物料的工厂。

• 税务数据
  销售视图的此部分指示项目在销售的不同地区的税务相关性, 包括国家、税类以及物料是否与此税收相关。

• 最小订购量
  该字段设置可销售给客户的最小数量。根据配置, 创建销售订单时它可以发送错误或仅发出警告消息。

图2.6 物料主数据的销售常规视图

• 最小交货量
  此字段限制最小数量, 可以是最小销售数量的一部分。尽管系统发出警告消息, 但仍可以创建交货。

• 通用项目类别组和项目类别组
  这两个字段指导系统确定将在销售文件中使用的项目类型或组, 以确定项目类别和相应的日程行。

注意: 尽管销售视图和物料主数据中有多个其他字段, 但这些字段往往是最容易出问题的, 需要正确设置以避免在销售文件处理期间出现大多数问题。

物料主数据中还有其他视图影响SAP ERP SD功能的集成, 如会计、成本核算和工厂视图, 但我们不会涵盖整个物料主数据字段的众多内容。

在这次讨论中, 我们需要关注直接影响销售文件的销售特定数据。

表2.4提供了物料主数据维护的交易列表。

表2.4 物料主数据维护交易

2.3.2 项目建议

项目建议功能使公司能够创建定期由一个客户购买的物料列表。

根据销售订单的配置, 并结合客户主数据, 它可以在创建销售订单时自动建议项目。

公司可以为扩展到物料和客户的销售区域维护产品建议。

创建记录后, 必须将产品建议记录分配给客户主数据——请参阅表2.5了解相关维护交易。

以下步骤创建一个项目建议:

• 1.使用交易VA51或选择物流销售与分销主数据产品项目建议创建。

• 2.在初始屏幕上, 在项目建议类型字段中输入“MS”, 并在组织数据下的字段中输入销售组织数据, 如图2.7所示。
  图2.7 创建项目建议初始屏幕

• 3.输入建议的描述和完成建议的物料和数量, 如图2.8所示。
  图2.8 创建产品建议概览屏幕

• 4.保存建议, 并记下编号。

成功创建项目建议后, 可以通过以下步骤将其链接到可能订购该项目的客户:

• 1.通过使用交易XD02或交易VD02编辑客户信息(见图2.9), 或选择物流销售与分销主数据业务伙伴客户更改完整。
  图2.9 客户主数据记录更改交易初始屏幕

• 2.在销售区域, 选择销售标签, 在销售订单部分的项目建议字段中输入编号, 并保存数据, 如图2.10所示。
  图2.10 更改客户销售区域数据屏幕

表2.5显示了可用的项目建议维护交易。

表2.5 项目建议维护交易

2.3.3 物料确定

物料确定可能是帮助公司在SAP系统中输入客户订单的最有用工具之一。

它基本上是一个交叉引用表, 公司可以在其中维护一些重要的数据对象, 例如客户物料编号列表和公司物料编号的引用。

另一个例子是列出已停产的物料, 可以参考替代它们的新物料。

在任何一种情况下, 您都可以在处理销售文件时输入这些记录中链接的物料标识, 而不是SAP物料主数据编号。

这个简单的交易使公司可以通过输入物料标识创建销售订单。
然后, SAP系统将自动用适当的物料编号替换它们。

以下是物料确定功能的工作原理示例:

• 1.从交易VB11(创建物料确定)开始, 或按照菜单路径, 物流销售与分销主数据产品物料确定创建。

• 2.在初始屏幕上, 通过在物料确定类型字段中选择A001来选择确定类型(图2.11)。选择物料确定类型后, 按Enter继续下一屏幕。
  图2.11 创建物料确定初始屏幕

• 3.输入您正在创建的等效性的有效期, 在输入的材料列中输入客户材料的文本, 在物料列中输入SAP材料编号。 您还可以在描述字段中输入替换原因(见图2.12)。
  如果原因适用于列表中的所有材料, 则可以使用顶部的字段, 并将原因复制到整个列表中。
  图2.12 创建物料确定快速输入屏幕

• 4.输入SAP物料编号后, 按Enter。SAP检索物料描述。保存, 完成。 有关物料确定维护交易的列表, 请参阅表2.6。

表2.6 物料确定维护交易

2.3.4 交叉销售

交叉销售使公司可以将产品一起销售。

在快餐行业, 问“您的订单需要薯条吗？”就是交叉销售的一个例子。

与其他主数据一样, 公司需要创建一份材料列表, 您认为客户服务代表每次客户购买特定产品时应向客户建议这些材料。

在以下示例中, 客户购买摩托车, 系统将建议客户也购买摩托车头盔。

• 1.从交易 VB41(创建交叉销售)开始, 或转到物流销售与分销主数据产品交叉销售创建。

• 2.在初始屏幕上, 选择条件类型Z001(CTyp)(图2.13)。但是, 应该注意, 这是在标准系统中。在您的系统中可能有所不同。按Enter。
  图2.13 创建交叉销售初始屏幕

• 3.输入此数据的有效期, 然后在前两列中输入“挂钩”产品的主要物料编号和名称, 本例中的摩托车。
  在第三和第四列中输入要向客户“建议”的材料及其描述。参考图2.14。

• 4.保存记录。
  图2.14 创建交叉销售快速输入屏幕

有关交叉销售维护交易的列表, 请参阅表2.7。

表2.7 交叉销售维护交易

2.3.5 列表和排除

有时, 您可能需要阻止某些材料出售给某些客户。

这可能是因为它们是专门为某些客户群体开发的, 或者因为公司的产品不能出口到他们的国家。

为此, 您需要按照以下步骤设置排除记录:

• 1.运行交易VB01(创建)或选择物流销售与分销主数据产品列表和排除创建。
• 2.在初始屏幕上, 选择条件类型A001进行排除, 如图2.15所示。 图2.15 创建列表/排除初始屏幕
• 3.在详细屏幕上, 输入客户编号、有效期和要阻止该客户购买的物料列表, 如图2.16所示。
• 4.保存排除记录。
  图2.16 创建排除快速输入屏幕

完成最后一步后, 系统将保存排除记录。有关执行此活动的有用交易列表, 请参阅表2.8。

表2.8 排除维护交易

2.5 输出条件

SAP ERP能够生成不同的消息, 发送给客户或其他SAP用户。

消息的格式取决于您正在处理的销售文件；每个公司都有不同的格式(打印或电子)发送给客户。

为了生成每个输出消息, 系统必须配置输出类型。

每个输出类型代表系统如何生成打印或电子通信的所有指令。

为了知道“何时”生成消息, 输出类型与另一重要的SAP系统部分——条件一起工作, 如我们之前讨论的那样。

在SAP ERP中, 您必须为每个想让系统生成的输出类型创建条件。

这些条件将指示, 例如, 针对哪个销售组织或装运点的客户生成输出。

注意

如果您的公司处理危险品, 那么SAP系统可能还包含所有关于这些物品的健康和安全信息。
在这种情况下, 交货单和包装单将包含物质编号、物质名称和消防安全信息。

在其标准配置中, SAP ERP会为每个文件类型生成一些输出, 您将在以下部分的示例中看到。

2.5.1 销售

让我们看看一些用于销售文件的标准输出条件。
所有的销售文件——从售前活动开始——都能够生成输出, 无论是打印表单、电子数据交换(EDI)、传真还是电子邮件。
让我们来了解一些销售文件输出类型:

• AN00 – 报价, 当客户请求公司产品的正式报价时, 您可以直接从SAP ERP SD报价生成输出消息。这个消息也叫做报价, 包含客户请求的所有项目以及价格和大概的交货日期。
• BA00 – 订单确认, 确认订单已录入并在SAP系统中确认的消息发送给客户。
• KRML – 信用处理, 当销售订单生成信用阻止时发送给信用代表的消息。
• ZWWW – 互联网订单邮件, 如果客户通过互联网下订单, 系统可以在订单下达并确认后自动向客户发送确认电子邮件。
• BA01 – EDI订单响应, SAP ERP可以为通过EDI接收的订单发送的另一种订单确认。EDI消息遵循非常严格的结构和内容, 因此只能在EDI环境中使用。
• ESYM – 内部警告和信息, 仅在通过批处理输入方法录入销售订单时使用的消息。

批处理输入是模仿人类用户在SAP系统中录入信息的程序“机器人”。

因为这种数据录入方式在后台进行, 所以这个消息用于传达录入过程中可能弹出的任何信息消息。

当然, 这些也需要维护(见表2.12了解维护交易列表)。

2.5.2 装运

就像销售文件一样, 您的装运部门也需要生成输出, 包括拣货单、包装单、货物清单等。
装运的输出类型如下:

• LALE – 预发货通知, 向客户告知产品已发货的消息。此通信可以通过标准EDI、电子邮件或打印输出发送。信息包括产品离开仓库的时间、装运方式和预计交货日期。
• LD00 – 交货单, 除了发送给客户的信息外, 您还需要为卡车司机或货运代理打印装运信息。交货单输出包含所有与客户收货地址相关的信息。 它还提供了所运货物的摘要以及总货运重量和体积。
• PL00 – 包装单, 向客户提供详细的货物信息, 包括所运物品的详细型号、数量、重量和体积。与其他文件一样, 装运文件也需要维护。请参阅表2.13了解维护交易列表。

2.5.3 账单

销售过程以账单结束, 您还需要为发票和发票清单生成输出。
账单的输出类型如下:

• RD00 – 发票, 正式提供给客户的文件, 详细说明物品的单价、运费以及所有显示客户应付总金额的定价元素。
• FUPI – 美国临时发票, 主要用于对外贸易交易的临时发票文件, 详细说明物品的单价、运费以及所有显示客户应付总金额的定价元素。这不是付款义务, 仅用于申报目的。
• FUCO – 美国原产地证书
  列出货物的原产国。
  您也需要维护这些条件。
  请参阅表2.14了解维护交易列表。

2.5.4 示例维护

所有主数据维护交易遵循相同的模式, 因此我们现在将通过使用交易VV32的发票输出条件维护示例进行演示:

• 1. 从命令窗口执行交易代码或使用SAP菜单路径, 如表2.14所示。
• 2. 在初始屏幕上, 选择RD00作为输出类型(见图2.25), 按Enter继续下一屏幕。
• 3. 在接下来的屏幕上, 提供驱动记录确定的条件信息。在此示例中, 我们只需要账单文件类型。输入文件类型“F2”, 如图2.26所示, 点击执行图标继续。
• 4. 提供详细信息, 包括用于确定地址、电子邮件和其他联系信息的合作伙伴功能、介质和发送时间。
• 5. 在屏幕左下部分选择消息传输介质, 这将驱动输出的发布方式, 例如打印输出、简单邮件或EDI。
• 6. 在屏幕右上角设置发送时间。您在这里的选择将控制消息是否在保存文件时立即发送, 例如(见图2.27)。
• 7. 设置通信详细信息, 如图2.28所示。
     一些最重要的字段包括:
     – 输出设备: 设置您想用作默认设备的打印机。
     – 消息数量: 设置要创建的副本数量。
     – 立即打印: 确定是否要立即打印。
• 8. 最后, 在完成维护后保存记录。

我们介绍了SAP定义并可供您使用的最常用输出条件。

您可能会在某种程度上修改这些条件详细信息, 因为您的表单会有所不同, 并且打印程序可能已被修改。

可用的标准应为您的输出需求提供坚实的基础。

2.6 协议

按照标准的SAP Easy Access菜单, 我们最终到达了SAP ERP SD主数据的协议部分。

协议可以用多种方式定义, 但简而言之, 它们代表存储与未来业务交易相关信息的主数据或文档。

它们可能包括客户物料信息记录、合同、返利协议、促销和销售协议以及所有相关的有效日期、条款和条件。

除了客户物料信息记录, 大多数这些对象基本上是定价协议, 允许您创建条件记录, 以便在定价和处理销售订单时使用。

2.6.1 客户物料信息记录

客户物料信息记录使用客户的命名约定——特定于他们的物料主数据——存储客户的物料数据, 并将其链接到您的物料主数据。

信息记录包括以下内容:

• 客户特定的物料编号
• 客户物料描述
• 客户装运数据要求和交货公差

在订单录入过程中, 您可以通过输入物料主数据编号或客户特定的物料编号来使用物料数据。

在客户物料信息记录上维护的装运数据也可以检查并转移到销售订单中。
您还可以在客户物料信息记录中存储文本, 然后在销售订单文本确定过程中复制到相关的文档项中。
此功能相对频繁使用, 有助于避免订单录入错误。

表2.15提供了客户物料信息记录维护交易列表。

交易 菜单路径
VD51 – 创建 物流  销售和分销  主数据  协议  客户物料信息  创建
VD52 – 更改 物流  销售和分销  主数据  协议  客户物料信息  更改

表2.15 客户物料信息维护交易

2.6.2 合同

客户合同可以以多种方式使用。

您可以使用任何预交付的合同或在SAP系统中概述的客户协议, 也可以创建自己的合同以满足公司需求。
标准SAP提供以下类型的合同:

• 主合同, 主合同是一个主文档, 您可以在其中将低级合同分组在一起。

这使得为主合同维护的所有数据都默认适用于所有低级文档。
这些数据包括您的销售区域数据、一般合同条款和有效期、装运默认信息、贸易术语、账单和账单计划时间表、会计和合作伙伴数据。

• 数量合同, 数量合同代表一个协议, 其中客户在指定的有效期内订购一定数量的产品。这种类型的合同允许您存储基本数量和价格；然而, 它不指定交货日期(排程)。

• 价值合同, 价值合同是与客户达成的协议, 包含客户在有效期内最多可接收的材料和/或服务的目标值。价值合同可以特定于单个材料或由产品层次结构或分类模块表示的材料组。

• 服务合同, 服务合同代表一个协议, 定义向客户交付服务的条件。

与所有其他合同类型一样, 服务合同也包含有效期、条件和定价协议。
合同维护对于SAP ERP SD功能的正常运行不是强制性的, 也不是执行所有后续功能所必需的。
如果您的公司没有定义长期或短期销售合同, 您可以直接从客户询价或订单开始流程。
表2.16显示了合同维护交易的参考位置。

2.6.3 返利协议

返利代表根据在特定有效期内的预定义销售量向客户支付的折扣。
您的返利协议在SAP系统中创建, 存储所有与返利过程相关的详细信息。
表2.17列出了帮助您确定以下内容的维护交易:

• 通过选择返利协议类型确定返利标准(见图2.29的标准协议类型列表)
• 接收返利付款的客户
• 定义应计返利金额的条件值

图2.29 返利协议类型

返利与其他折扣不同, 因为它们基于特定时间段内的客户销售量并且是事后支付的, 不像大多数折扣, 它们包括在销售订单中并由随后的账单文档立即处理。
然而, 您的返利使用与其他SAP定价元素相同的定价元素。
换句话说, 您的返利数据保存在条件记录中, 您通过使用条件类型、定价程序和访问序列以类似方式控制其行为, 如前面第2.4节所述。

如前所述, 返利在返利协议的有效期结束时支付, 因此您的系统会跟踪所有与返利处理相关的账单文档, 然后自动发布返利应计。
这使会计可以概览返利的累积值。
返利协议最终在您为客户发出累计返利总额的贷方凭证时结算。
在第5章中, 我们将详细介绍返利处理中的应计、付款和结算部分。

2.6.4 促销和销售协议

使用促销或销售协议作为营销计划是一种常见做法。
您的公司可能会为特定时间段和单个产品或产品组设定特殊条件, 以增加收入或加快旧库存向新型号的更替。
SAP系统提供标准协议类型, 如促销和销售协议。

促销, 促销通常代表您特定产品或产品线的高级营销计划, 您可以包含许多代表这些产品的不同销售协议。

例如, 如果您的促销涵盖不同产品线, 您可以为每个产品线创建单独的销售协议。
这就像一个头部级别的文档, 销售协议是行项目。
图2.30显示了促销屏幕的概述。
您可以使用交易VB32或按照菜单路径: 物流 销售和分销 主数据 协议 促销 更改, 访问此屏幕。

表2.18列出了促销交易。

图2.30 促销更改概述: 交易VB32

销售协议

销售协议为您的促销活动提供详细数据。
在这里, 您可以维护与销售协议相关的特定条件记录, 或者您可以分配现有条件记录。
如果销售协议与促销相关联, 条件记录还将包含促销编号, 这样以后可以列出所有引用特定促销的条件记录并分析其成败。
随后, 促销和销售协议编号将传递到销售订单和账单文档。
同样的原则和定价元素适用于销售协议条件。
您可以在自定义中维护规则, 以扩展标准SAP版本所提供的功能。
表2.19列出了销售协议维护交易。

2.7 主数据元素

2.7 其他有用的主数据

到目前为止, 我们已经讨论了最常用的主数据类型, 这些数据可以保证当您尝试创建文档时, 它会被无错误地创建。
在以下小节中, 我们将讨论其他有用的主数据元素, 这些元素主要由您的 IT 部门维护, 但我们在这里讨论它们, 以便您熟悉它们的功能以及它们如何影响您的工作。

2.7.1 路由

如果您使用 SAP ERP 物流执行(SAP ERP LE)功能的运输组件, 您将把路由作为主数据对象之一来维护。
路由定义了产品在离开公司仓库后到达客户卸货点的路径。
路由可以根据您的运输流程需求简单或复杂, 并且可以在连接点之间有一个或多个阶段。
通常, 如果您将路由维护为目标区域, 您将看到通用路由, 这些路由提供了将货物交付给客户的大致信息, 而不需要事先确定任何复杂的运输相关细节；如果您仅执行有限数量的货运, 现有数据就足够了。
如果您的运输需求包括更精细的规划和实际数据收集, 并且您与多种运输模式和装卸场景互动, 那么您的配置应基于连接点的路由。
如果您处理多阶段运输, 您还应维护阶段。
图 2.31 显示了路线阶段维护屏幕。
您可以使用事务码 0VTC(查看更改路线概览)进入该屏幕, 或者可以按照菜单路径, 物流 物流执行 主数据 运输 定义路线 定义路线和阶段进行操作。

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注意

SAP 系统可以根据您在定制中所做的配置设置自动建议路线, 但您也可以手动更改路线分配。
路线决定了运输方式和所涉及的阶段。
您还可以根据为阶段维护的数据确定运输的持续时间和距离。
如果您处理的是入站运输或您自己工厂或子公司之间的库存转运订单, 这些数据将在可用性检查和物料需求计划(MRP)期间考虑在内。

路线确定

路线确定在您的销售文档的行项目级别执行。
每当您对路线确定期间使用的关键数据元素进行更改以及在流程的不同阶段, 您都可以重新确定路线。

销售订单路线确定

路线是为每个销售订单项目确定的。
考虑以下内容:

• 发货地点的出发国家和运输区, 从配置中维护的发货地点地址获取
• 从客户主数据销售区域数据部分的“运输”选项卡复制到销售订单的运输条件
• 物料主数据中的运输组(物料主数据的销售通用/工厂数据部分)
• 收货方的目的地国家和运输区(客户主数据中的通用部分控制选项卡)

如果您在销售订单中更改收货方伙伴数据, 路线将重新确定。
在定制中, 您还可以为每种交货类型维护设置, 选择在交货处理开始时是否再次执行运输路线确定。
图 2.32 显示了根据上述步骤执行的路线确定。

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交货路线确定

如前一节所述, 交货类型的设置决定了在交货文档创建时最终估算出确切重量时是否需要重新确定路线。
与销售订单不同, 销售订单中的路线可以为单个订单行项目设置, 而交货的路线则适用于头部级别, 包括交货文档中的所有项目。
这使您能够监控超交货和欠交货情况, 并为您提供备选路线。
图 2.33 显示了在考虑重量组的交货路线确定过程中考虑的因素。

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表 2.20 列出了最常用的路线维护事务码。

2.7.2 包装指令和包装指令确定

根据客户需求设置的另一些主数据是包装指令和包装指令确定。
您的客户可能经常要求您以特定方式包装材料, 限制您可以使用的包装材料, 并指定允许的托盘尺寸(捆扎高度)。
这样做是为了加快接收速度, 避免重新包装, 并使您的客户能够更快地在其供应网络中移动您的产品。
您还可以将这些要求传达给您的供应商, 要求他们遵守您的标准。

包装指令

包装指令与处理单元紧密配合。
(我们将在后续章节中讨论处理单元功能。)包装指令被定义为处理单元的模板, 在包装功能期间会被建议使用, 您可以每次拣选/包装客户订单时一致地重现和执行客户的特定包装要求。
图 2.34 显示了包装指令事务码 POP2 屏幕。

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让我们看一下包装指令的组成部分:

• 材料, SAP 包装指令使用根据用途定义的材料类别。因此, 您有正在包装的材料、您的货物要包装的包装材料, 以及使用与主项目相同包装指令的参考材料。
• 从属包装指令, 多级包装指令是第二类指令, 您可以定义处理单元的多个包装级别(嵌套)。您必须为要使用的每个级别定义主数据, 然后将它们作为从属包装指令输入多级指令定义屏幕。
• 文本, 为了存储简单的文本备注或指令, 可以将文本作为项目输入包装指令记录。
• 文件, 您还可以将存储在 SAP 文档管理系统(DMS)中的文件链接到您的包装指令, 为您的包装人员或第三方服务提供商提供详细的包装程序、示意图、图纸、图片等描述。
• 尺寸, 系统从物料主数据记录中复制尺寸, 并使用这些值来计算包装指令中建议的处理单元的重量和体积。

有一个“包装关闭”复选框, 用于指示容器(例如箱子)是关闭的。
体积由承载装载器的皮重体积确定, 并使用包装材料主数据记录进行计算。
如果未设置此指示器, 系统假设您使用的是开放式承载器, 如托盘, 并且体积是通过将承载器体积和包装材料体积相加自动计算的。

然而, 有时未包装材料的尺寸与包装、包裹或放入包含多个材料的纸箱中的材料的尺寸不同。
您可以在包装指令的“维度”选项卡上手动维护处理单元的尺寸、重量和体积。
此数据随后会在包装过程中复制到处理单元中。
图 2.35 显示了尺寸维护的详细信息。

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表 2.21 提供了一些最常用的包装指令维护事务码。

表 2.21 包装指令维护事务码

包装指令确定

您可以通过使用条件技术和维护条件记录来维护确定记录, 从而在包装过程中自动访问包装指令。
与定价类似, 您可以使用 SAP 预定义的条件和访问顺序, 或者可以配置您自己的逻辑, 参考特定特性, 如材料/参考材料和收货方(见图 2.36)。

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当您在交货处理期间启动包装功能时, 您将看到处理单元包装屏幕。
要启动自动包装以开始搜索包装指令, 您必须指定要包装的材料数量并单击“自动包装”按钮。
系统将根据条件设置执行包装指令的搜索, 并在找到后为您建议所有必要的处理单元——您只需接受即可继续。
此功能在控制与客户特定包装要求相关的交货方面非常有帮助, 这些要求可能与罚款和退货相关。

表 2.22 列出了允许您维护确定记录的事务码。

表 2.22 确定记录维护事务码

2.7.3 付款条件

付款条件是客户购买产品时的付款条件。
这些条件通常在客户初始账户设置时与客户协商, 并且必须得到您的信贷部门的批准。
图 2.37 显示了使用事务码 OBB8(付款条件)或通过菜单路径, 物流 销售和分销 主数据 其他 付款条件的付款条件概览。

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付款条件在客户主数据中维护, 它们描述了付款必须在销售开票时发生的时间。
它们还包含任何现金折扣或早期付款折扣的资格。
图 2.38 显示了将付款条件分配给客户主数据记录的过程。

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2.7.4 国际贸易术语

国际贸易术语是适用于大多数商业交易的国际标准。
国际贸易术语是用于解释贸易术语的国际规则。
它们被全球认可为标准, 当您在销售合同中使用它们时, 可以减少误解的风险。

图 2.39 显示了客户的国际贸易术语屏幕, 您可以使用事务码 OVSG 或菜单路径, 物流 销售和分销 主数据 其他 国际贸易术语进入该屏幕。

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国际贸易术语也在物料主数据中维护, 作为与该客户所有交易的默认值；但是, 它们可以在销售文档中更改, 如图 2.40 所示。

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使用配置记录, 如前图 2.39 所示, 大多数国际贸易术语包括两个部分:

• 国际贸易术语键, 这是代表交货条件以及卖方和买方义务的缩写。
• 地点必填, 这表示是否必须在第二个国际贸易术语字段中输入地名。
  例如, 如果在第一个国际贸易术语字段中输入“FOB”(船上交货), 则必须在第二个国际贸易术语字段中输入出发港口的名称(例如“FOB 纽约”)。
  这基本上是货物转移所有权的地点。

2.8 小结

在本章中, 我们介绍了在 SAP ERP SD 交易中使用的各种不同的主数据对象。
我们识别了影响主数据对象, 如业务伙伴、物料主数据、定价和折扣协议、合同、路线和包装指令。
根据您的业务需求, 您可以使用所有这些数据或仅使用其中的一部分, 但在阅读本章后, 您应该能够轻松地识别、维护和描述这些数据对象与您的销售流程的关系。

根据我们覆盖的信息, 现在您可以知道有很多主数据需要维护, 因此保持它们的干净非常重要。

现在, 加上第一章的信息, 您已经了解了公司企业结构, 并掌握了大量关于主数据的信息, 我们准备继续第三章, 在该章中, 我们将详细介绍标准 SAP ERP SD 交易在销售过程中的使用。