客户很生气,后果很严重——如何克服职业交往中的恐惧感

在你的工作中,总会与各种各样的人打交道:同事、上司、下属、客户。那么,这几类人当中,你最不喜欢与哪一类人的职业交往呢?

我曾经一度害怕和厌恶与客户交往。因为那时候我的岗位叫做客服专管,就是专门管理客户投诉案件的人。一听这个名字,就是知道是那种每天接收满满的负能量的人,就说是客户的出气筒也不为过。

因为公司的安排,我从一个片区的营业点调到另一个片区的营业点。刚开始,我还庆幸自己上班离家近了。但没有想到,同样做客服专管,不同片区之间的差异那么大。

到了新的网点,几乎每天都有投诉,有时候一打开电脑,系统里就挂着好几个投诉单。为了处理好投诉,我每日疲于奔命,穿梭于业务员与客户之间。有时候早上回到办公室,连打开电脑客户系统的勇气也没有,因为,通常一打开,就是一连串的客户投诉单挂在系统等待处理。那种心情立马一沉,整个人都轻松不起来了。

有一句话叫做无知者无畏。但我却相反,因为我之前处理投诉的量很少,也就没有动力去熟悉公司的各种业务流程。现在,毎打完一个客户电话,都感觉汗颜。有时候客户提的那些问题,我都不知道如何回答,只能够一个劲地说:“对不起,因为我们的工作给您造成不便深感遗憾”。

任何人都知道,如果不能解决实质问题,这样的外交辞令会越发让人感觉,你是在把他们当成傻子。愤怒的客户往往会说:“你都不能解决我的问题,让你们的高层领导给我打电话,否则,我要向媒体曝光!”

谁都知道家丑不可外扬,如果因为工作失误造成媒体负责影响,对于一间大公司来讲,绝对是一个严重的“事故”。

还有一些投诉,反溯及投诉指向的员工,找到他们要求配合我的工作,向客户做好解释或者道歉,有些人会极力推卸责任,不肯配合。但是,解决问题往往“解铃还须系铃人”,如果当事员工不配合,投诉便很难解决,客户就会更加生气,客户一生气,就会多方投诉或越级投诉,这样,后果就更加不可控了。

为此,那段时间,我经常满腹牢骚,盖上电话便骂娘,这些骂客户的话语,当然只能是等打完了客户电话以后才能开骂。这样,我周围的同事也就成了我负面情绪的间接接收者了。幸而他们都很有涵养,也能够体量我这个岗位的难处。

就这样捱过了漫长的一个月。一天,前台客服员说有一位“刁民”老伯,因为他之前自己报多了数,导致系统按照他报的数扣多了他的费用,但退费需要半个月的流程时间,老伯坚持要当场退费,不愿意离开营业大厅。让我下去解围。

我到了前台,看到了这位被称之为“刁民”的老伯。只见他年近70,手里拿着一支拐杖,戴着一副老花眼镜,坐在营业大厅的座椅上,脸涨得通红,一看就就知到之前有过争执。看到老伯的样子,突然想起了自己的父亲,老伯的年龄与我父亲相仿,形象也很相似。我又想到,如果我自己的老父亲为了这些事在外面与人生气烦恼,弄不好血压又升高了,那是一件多让人心疼的事。

我问客服员该退多少钱?客户员说120元。于是,我从兜里掏出120元,交给老伯,并耐心和他解释公司的退费流程,希望他能够体谅。

老伯见到我从自己兜里掏出钱先垫付给他,脸上的表情立即缓和下来。并说自己也有责任,是因为自己报错了数才引起了多扣费。同时,老伯还表示不要我垫付这120元,还说,其实他并不在乎这一百多元钱,他只是觉得前台小姑娘的解释太生硬,让他难于接受。现在,他不需要我私人先掏钱垫付,他同意耐心等侯退费。

于是,事情就这么轻易地解决了。

至此,我突然觉得,自己过去对待工作的态度也许值得检讨。之前,自己视客户为洪水猛兽,潜意识里都是对客户采取回避的态度,尽量不想正面去面对客户和投诉。孰不知,这样就陷入了一种怪圈:你越害怕的东西,你就越想逃避;越逃避,越害怕。

我终于找到了我之前一个月工作不快乐的原因。那就是因为我始终因为恐惧和厌恶在逃避。主观上对客户的投诉采取逃避的态度,但客观上,我为了维持生计,又不得不去做这样的工作,痛苦就这样产生了。但是,今天,我在处理老伯的这一件事,我没有一丝的厌恶感,因为我把老伯放在了我自己家人的位置上去处理他的诉求。这就是将心比心。

在得到老伯谅解后,我内心反而还有一种轻松和快乐的感觉。这就说明,客户投诉,主观上并不是针对我或是某位员工而生气,而是针对我们在处于自己的职业身份中,他们认为做得不恰当的事情而生气投诉。因此,我没有理由去害怕客户。

关键的结症找到后,接下来的工作都易如反掌了。有了一定量的投诉处理经验积累,我就对投诉的客户和事项进行归类,并制定不同的处理策略。比如,我把客户分为以下类型:

1.物质补偿型:这类客户投诉后,只要对其进行一定的物质补偿,比如送果篮、小礼品等,他们往往会息事宁人;

2.渴望尊重型:这类客户往往不要物质上的东西,只想通过投诉,找回一下自己的存在感。这类客户,我就要以倍加尊敬的态度去与之沟通,必要时还要请出高一层的领导出面与之沟通,在为他解决问题的同时,让他感觉倍有面子。

3.精力旺盛型:这类客户往往是有充足的时间和精力,有时候上述两个办法双管齐下,都不能结案。这类客户往往不但关心自己的问题的处理,还喜欢自封代表,为民请愿。对待这类客户,往往不能急躁,要花多点精力与之斡旋。等到他们认为差不多了,自会收场。

.....

通过沟通,我能够大致判断客户是什么类型的客户,针对这些类型采取有侧重点的策略去与之“谈判”,当然,无论如何谈判,都要以诚肯的态度去对待客户。

为了能够给客户解决实质性的问题,我对公司的所有对外业务流程进行熟悉,熟知有关的标准,还经常找时间与业务人员跟班,从他们的工作中发现投诉产生的根本原因。在这过程中,对业务人员进行沟通,从预防投诉的角度辅导他们如何避免投诉的发生。

经过一段时间后,我感觉自己对外部客户是一名“消防员”,有投诉了发生,马上解决;对内部员工,我又是一名“防火宣传员”,让他们在工作过程中避免与客户产生正面冲突,减少客户投诉,这样他们可以更加安心在专注于业务工作。因为投诉量少了,我也可以少一些去打扰他们的正常工作。

每天打开电脑,我不再像以往那样心惊胆战,反而里心会想,今天遇到的投诉,以及今天的客户又是哪一种类型的呢?无论哪一种类型,基本都逃不出我归纳的几种类型,这样,我已经有基本的解决套路,自然难不倒我;如果今天遇到的是全新类型的投诉,那么,这就是对我工作的一个新的挑战,只要我解决好了这一个问题,我就又掌握了一个新的处理方法。

至此,我已经对那些投诉的客户完全没有了恐惧感,对这项工作不再经常焦虑。每次遇到一个怒气冲冲的客户,我都能够以平和的心态、诚恳的语气与之沟通;每次解决完一个投诉,心里就有小小的成就感。

就这样,只要调整好心态,快乐工作就不是一个神话。

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