做好时间管理,助你游刃有余(一)

文/曹门霞客行

【想象中1】
与老板保持良好的互动,有理有据跟老板汇报项目延迟的原因,并提供解决方案,迅速推进

【实际上1】
老板劈头盖脸,一通责问“Why? Why? Why?”

【想象中2】
当团队成员火急火燎的通知你,出现项目风险时,你游刃有余说:“淡定”,拿出预备方案,将风险的火苗捻熄在摇篮中

【实际上2】
风险出现,导致项目延期,一脸错愕的你,条件反射式对着电话喊“What? What? What?”

【想象中3】
坐在办公室,啜一口香气氤氲的咖啡,不急不慢地推进各项工作

【实际上3】
截至日期要到了,项目进度未达到预期,你急得像热锅上的蚂蚁,不停的念叨“How? How? How?”

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想象是丰满的,实际是骨感的。在我管理项目的生涯中,让我“痛不欲生”的项目,也恰恰是成长最快的项目,一个是智慧消防项目,一个是呼叫中心项目。

智慧消防项目是别人跟了一半的烂摊子,项目中断好几个月,我一周之内上手,给项目擦屁股、解决历史遗留问题,同时推动13个区分,重新推动项目。算起来,当年也是增加了3000户,一年带来超过7位数的收入。

呼叫中心项目是全广州联通找不到一个人精通产品、精通资费、精通流程的情况下,我成了光杆项目经理,领导介绍了懂产品的代理商和负责支持项目的供应商后,就一个人孤勇奋战了。最后结果是美好的,一年带来超过8位数的收入。

也是从这两个项目中,我积累了大量的经验和教训,从一个被项目追着赶,到推着项目有条不紊前进,从一个每天被催命一样问“Why? What? How?”,到从容应对:

1.滞后的原因如下;
2.可解决的方案如下;
3.需要的时间预计如下;
4.其中可能还会出现的风险如下;
5.需要领导支持如下。

偶尔还有几次是我催着领导,“X总,审批到谁哪里了,已经2天了,下午开会您跟他说下哈,我已经电话、短信、微信轮番骚扰过他了”、“X总,这个经费需要Y部出,这个您得跟分管副总沟通下,不然项目就卡在这里,推进不了。辛苦您了~”

通过实战经历,关于项目管理,尤其是时间管理,得出3点心得:

1.关于项目的计划,一定要做的详细,该考虑的点要考虑到,磨刀不误砍柴工。我不喜欢冒进,但有时候被各种因素逼得提前进入项目实施阶段,就赶紧的部署营销动作,开展产品培训,管控营销团队等。

比如:有时候产品的激励政策未出,或者跟营销团队承诺的激励有出入,营销团队直接撂挑子不干的事也发生过,船没有浆,怎么前进得了,故而导致项目推进困难。

2.给项目前后留富余时间,俗话说计划赶不上变化,顺利的情况下,3天可以做完的事情,你估算时间时写3天,自己挖的坑,含着泪也要往里跳噢。

比如:一旦你的合作方领导出差了呢?一旦你的客户反复了呢?一旦客户经理请假了呢?一旦来了个审计和315,该下发的政策没有了呢?

3.跟领导时保联,时刻沟通项目进度。顺畅时汇报进度,不顺畅时更要跟领导沟通了,第一让他心里有底,第二可以获取他的帮助。

比如扩容呼叫中心坐席3200个的时候,机房的插座不够用(这个细小的问题,最容易被忽略了,包括当时拉进团队的技术人员,也没有考虑到),最后协调ICT部、客响中心、金发机房、合作方、运维部等,3天后终于解决。愚蠢的我,觉得不应该麻烦领导,解决了就解决了,让他少操心点。故而汇报项目的时候,领导竟然说我没做事,本周没进度!** 解决问题了,也得跟领导汇报以下吧,别一个人闷声做事,职场不需要做好事不留名的雷锋。**

比如扩容呼叫中心时,联通自有的太阳城机房,没有机柜了,有2个办法,1个是新建机房,1个是使用合作机房。

新建机房,要投资上亿、还要各种政府审批、还要考虑到设备通风、采光、温度、防水防尘防鼠蚁等,关键是等到建好都是猴年马月了。所以方案一PASS。

合作机房,就算是合作机房,联通也是要给钱的啊,问题是一个月几万块的支出哪个部门出呢?这件事情,让我见证了大央企的200%内耗。事情好复杂,要写可以出书了。简而言之是,谁也不愿意出钱,皮球踢来踢去。所以方案二卡死。

项目进行到这里就是死胡同了,合作机房这里也许有突破后,这种就需要更高层的领导协商了,不是我个小小项目经理可以解决的。跟领导汇报此事后,领导沉思,没有下文,没有结论。越没进度吧,就越不敢找领导,也不敢跟领导催这件事。直到有一天,领导目光炯炯的看着你说:“为什么没进度?” 唉……

经验教训就是,越没进度,越要跟老板说,越是死胡同,越要跟老板一起想办法,直到老板说:“OK,这个事,暂停”,得到确切的指示后,才中断项目,不然就一直跟,对方是领导也照催不误。

关于时间管理,今天先写到这,明天写PMP项目管理中的7个模块,包括规划进度管理、定义活动、排列活动顺序、估算活动资源、估算活动持续时间、制定计划和控制进度等。

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