1.函的写作格式基本和书信一样，作为公文，其文体格式与其它公文相同。要有标题、发文字号、主送机关等一系列格式要求。
2.函的内容必须单一、集中，不能象个人书信那样无所不谈。对于询问、商洽工作的函要有问有答，有的放矢。
3.函的正文没有固定格式。一般的函件以陈述为主，应直叙其事，表明意见。工作事宜、问题较复杂的，可以先写缘由，后叙过程，最后做结论。
4.函的语言应该简明扼要。叙事要简洁，表达意见要直接。无论询问、答复、商洽，不必寒喧、客套，尤其不要空发议论，篇幅要尽量短小。
5.语气要得体。发函都是有求于对方，询问、商洽工作，请求上级批准都要求对方协助、回答。因此，函的口气要恳切。即使上级机关给下级机关发函，也要用平等的商量的口气，使对方乐于帮助，乐于回答。
函的结尾，可选用“此复”“即请函复”、“特此函达”等词语，不宜用“此致革命敬礼”“顺致敬礼”等一般信件祝颂语做结尾。
