如何准确估算时间,高效完成任务——《把时间当做朋友》

制定计划的时候最大的苦恼之一就是不知道怎么制定一个合适的计划,也就是任务量如何确定。太多压力很大完成不了,太少又没有定计划的必要。

事实上这是不能确定自己子一段特定的时间内可以完成多少任务造成的。也就是无法准确地估算完成一件事所需要的时间。有一个侯世达定律:做事所花费的时间总是比你预期的要长,即使你的预期中考虑了侯世达定律。

为什么会这样?因为我们很容易忽视在执行任务前的一个很重要的步骤,那就是分清这项任务的属性——是熟悉的还是陌生的。我们很容易从过往的经验里知道完成一项熟悉的任务需要多长时间,但是我们并不擅长估计那些陌生的任务。由于我们记忆力只有我们熟悉的经理,而面对那些陌生的任务,我们很容易想当然地去估计,然而既然是陌生的,就必然包含很多我们无法预料的事情,结果我们的预期和现实就产生了差距。

当我们判断一个任务属于陌生任务时,接下来我们就可着手制定计划了。为了使计划靠谱,我们必须注重步骤,并且步骤越细越好。我按照书里的示范做了一个自己的计划,八天的时间把《TOEFL核心词汇21天突破》背三遍:

每次背一个新的单元(100个词)大概45min,每天需要背三个新单元,第一次复习一个单元大概25min,第二次复习一个单元需要大概20min。(这个需要事先背一下,测试每个步骤的时间)

整体的安排是第一天背三个新单元;第二天再背三个新的单元,然后复习第一天背的三个单元;第三天再背三个新单元,然后复习第二天和第一天背的六个单元;之后第四、五、六、七天与第三天相同;第七天之后所有的单元都已经背过,所以第八天是收尾,只需要复习两次第七天的三个单元和一次第六天的三个单元。

每次背完一个新单元可以休息15分钟(这样背一个新单元的周期就是1h),复习时对于第一次复习的单元,复习结束休息5分钟(这样第一次复习一个单元就是0.5h),第二次复习时,中间不休息(三个单元一共1h)。

背新单元的时间放在上午总共3h(1h *3),第一次复习前一天的三个单元放在下午,总共1.5h(0.5*3),第二次复习前第二天的三个单元放在晚上,总共1h(20min*3)。

这样八天的时间消费就是:第一天3h, 第二天4.5h, 第三天到第七天每天5.5h, 第八天3.5h。

已经制定好计划,接下来就是执行了。什么时候执行呢?不是越快越好,因为即使知道越快越好,也是一个含糊的概念,无法转化为行动。正确的答案应该是——现在。

可是我们经常面临一种情况,总是有一种“无法进入状态”的感觉,或者总是觉得现在状态不够好,等状态好了,我再去集中注意力做。

可是我们为什么面临这样的陌生的任务时更加难以进入状态呢?貌似面对简单的任务时我们也不会这样。这是因为我们在恐惧些什么,有某些东西让我们害怕,以至于我们迟迟无法进入状态。

第一个是内在的恐惧:由于我们面临的东西是不熟悉的,只要开始做,就会面临做不好的风险。这也是我们做事效率低下的本质原因,我们总是逃避困难。而事实上,一件事情越是重要,越有价值,就会越困难。一个人成长的标志之一不就是越来越能处理更困难更有价值的事吗。这样看来,与困难和失败的风险打交道是一个渴望成长的人的应该适应的常态。

第二个是外在的恐惧:我们过于在意外界的评价了。有一个有意思的现象,任何一件事情,现实里我们做好之前,我们的大脑就能穿越到以后想象到做好之后的样子。所以,即使是能力极差的人,也觉得可以判断别人有没有做好。所以,一个认真做事的人在认真做事的开始后就必然受到来自四面八方的批评、不屑和嘲笑。也正是这些东西区分出了坚定地执行者和脆弱的执行者,后者还慢慢地有了”不求有功,但求无过“的心理。

事实上,没有人一开始就做得好。某一天看了李笑来老师一开始公开写作时发在网上的东西,顿时觉得有信心了许多。原来那些强者并不是天赋异禀,他们赖以生存的不是一开始就超过其他人的某项技能,而是从始至终持续的成长和积累。

所有的有效的执行都建立在认清这些事实,进而战胜恐惧的基础上。

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