一、工作人员的岗位职责
年会准备阶段：
1. 及时采购与整理各区域需要的物资种类及数量，并汇总给相关负责人。
2. 熟悉了解各仓库现存物品的种类和数量，在年会物资准备过程中，清楚哪些不需要购买，直接申请即可。
3. 各区域的负责人也要牢记自己申请的物资有哪些，涉及义卖环节的，还需要了解义卖物品的背景和意义。
4. 物品一定要确保能够使用，且外表是无破损和干净的状态。
5. 增加和删减的物品种类，要做好相应的记录
6. 与各区域的负责人定期汇报后勤物资的准备情况
7. 年会前三天，一定要与负责人交接好物资，双方共同检查物品种类、数量和质量，不足的物品及时补足。
8. 需要擦拭和清洗的物品，要提前招募志愿者，最晚在年会前两天进行。
9. 打印的纸质版材料，涉及数字和年份的，要给有经验的同事查看，保证无错误的情况，才开始打印。
年会中：
1. 应急和补缺的物品，要做好区域的划分。
2. 各区域负责人领取物品时，务必要填写物资领取单
年会结束后：
1. 与各区域负责人交接好剩余物资的种类和数量（务必在当天进行）
2. 搬运过程中，需要打包的物品，一定要做好防范措施。
3. 剩余物品要归还到原位，像展架之类的大型易腐蚀物品，摆放整齐之后盖上防雨的胶布。（露天的情况下）
二、前期准备到年会结束的人员配备
1. 工作人员要及时沟通，在时间充裕的情况下，要现场一起准备。
2. 需要协调场地，音频或者桌椅的同事，一定要提前告知后勤相关负责人，不要所有事都推延到年会当天解决。
3. 后勤物资这块，前期工作比较多，当天可能不需要太多的协助人员，所以前期伙伴的参与度一定要积极。
4. 可以划区域分别准备物资，比如两个人准备节目组物资，两个人准备签到处物资，只要跟负责人做好交接就可以。
5. 打印和复印的材料，可以前期分配，专门安排一人负责，节省时间和精力。
三、志愿者参与需要注意的问题
1. 招募的时候可以让志愿者填写自己比较感兴趣的区域，并谈谈自己在这区域能够给予的一些帮助。
2. 志愿者的一些基本规范，在前期要告知清楚。
3. 志愿者时长的录入可以在年会结束后的一天内进行，妥善安排时间。
4. 后勤物资志愿者需要熟悉后勤基础物资的种类和数量。
5. 年会当天其他区域的人员领取物资时，要做好登记。
6. 没有特殊情况，不能擅自离开工作岗位。
7. 志愿者代表的是协作者的整体形象，一些最基本的文明礼仪不能缺失。
8. 志愿者需要保管好负责人让你管理的物资，切忌丢失和遗忘。
