【高效工作】怎样高效利用每天有限的时间?

每一个阳光明媚的清晨,被闹钟叫醒的我们,就像上了发条的钟表一样,被一把无形中的大手推着,主动或不情愿的去进行各自的学习和工作。

我们也不时会发出“时间都去哪了?”的感叹,下面寒武2731就以自己为例,试着回答一下这个比较有难度的问题。

疲于奔命的我们


一、每天从起床到上班,再到睡觉,我的时间都去哪儿了?

2016年年初开始,寒武2731有意识的去留意自己的时间花费并不断记录。

每天的详细记录如下:

起床 6:30

洗漱 6:30--6:45

出门前准备 6:45--6:55

出门 6:55

走路和等车 6:55--7:05

上班坐车7:05--8:05

走路、买早餐、到办公室 8:05--8:15

上班打卡 8:15

上班前准备 8:15--8:30

上午工作时间 8:30--11:45

午饭 11:45--12:15

饭后站立 12:15--12:30

午睡时间 12:30--13:45

下午工作时间 13:45--18:00

下班打卡18:00

走路和等车18:00--18:15

下班坐车 18:15--19:15

走路回家 19:15--19:20

洗漱准备吃晚饭 19:20--19:25

晚饭 19:25--19:50

饭后站立 19:50--20:10

洗碗 20:10--20:20

自由时间 20:20--22:00

洗漱洗衣 22:00--22:30

自由活动 22:30--23:00

睡觉 23:00

下图是我根据自己的每天的时间花费绘制的甘特图,纯手工制作,供小伙伴们参考

我的每日时间花费甘特图 By 寒武2731

甘特图给我的启示:

其实每天还是有很多的潜在时间可以被利用的,比如走路、等车坐车的时间可以听音频节目;晚饭后的黄金时间段,可用来阅读、整理写文章的思路、想想第二天的要做什么等等,通过合适的方法将这些时间利用起来,可以去做更多有价值的事情去提升自己。


二、深入分析我的时间花费:碎片时间都有哪些?

分析自己每天的花费后,我计算出各类时间的时长,在此基础上找出了可以更加充分利用的碎片时间,从而提高单位时间的工作和学习效率!

我每天的碎片时间有哪些?

有意识的提高自己单位时间的价值,本质上来说就是提高单位时间的工作和学习效率每个小时,可以试着把自己的时间细化到每15min或30min一个单位,利用最小单位的时间去做更多的事。

三、思考:我的碎片化时间可以做哪些事情?

下表是我根据实际情况整理的,供小伙伴们参考:

我的碎片时间详细用处

从上图可看出,利用碎片时间我可以做的事情主要有以下几类

听说读写类、生活整理类、工作类、学习类

听:喜马拉雅FM,得到App的音频、微信和QQ音频

说:讯飞语音记录写作灵感、给小伙伴打电话、给老妈老爸打电话、微信和QQ分享群聊天

读:朋友圈和公众号有价值的文章、印象笔记保存的文章、UC和魅族资讯刷新闻

写:讯飞语音写东西,准备简书写作素材,写当日任务清单、当日任务清单检视和总结

生活整理类:整理用品、整理衣物、打扫卫生、洗碗洗衣服、刷牙洗澡、电脑云盘资料归类,手机内存空间清理

工作类:整理产品经理相关资料、产品工具使用、产品视频和资料学习

学习类:写简书文章、思考阅读和写作计划、整理本周和本月学习清单、检视本周和本月学习清单、总结学习收获


四、经过半年多的实践,我都养成了哪些习惯?


寒武2731的习惯清单-01
寒武2731的习惯清单-02

最令我有成就感的是下面两个习惯

01.扇贝单词打卡447天(截至2016年8月27日)

扇贝单词每日坚持打卡

02.挖财记账547天(截至2016年8月27日)


挖财记账坚持547天

下图是每天记账的详情

挖财每天记账的详情


五、关于时间管理的个人思考


01.时间管理=行动管理+目标管理


高效利用时间

时间管理本质上讲,就是行动管理和目标管理的有机结合,有意识有计划的去安排自己的每一个动作,利用单位时间去完成更多有价值的事务,尽量避免无效动作。

其核心目的在于为我们的学习、工作和生活服务。

个人感觉时间管理本身是个不太到位的说法,每个人每天每周每月每年的时间是一定的,我们能做的只是把自己单位时间的价值最大化,尽可能提高自己做事的质量和效率。

当你把目标或任务拆分的颗粒度足够细,执行起来就像喝水、呼吸一样简单时,执行起来就没有任何阻力,完全不需要自制力、意志力等非常高的能力去保证目标的完成。

关于靠意志力去学习、工作不合理的具体内容,可参考另两篇经典的公众号文章:

《靠意志力的学习都是耍流氓》

《这6个问题,可以帮你省80%的无用功》

时间管理有很多不同的理论,在此不多做阐述,关于不同理论比较的比较,可以参考另一篇论述精辟的文章:

《第五代自我管理方法(乖,别去看时间管理类书籍了)》


02.行动管理

把工作和学习任务安排到某个具体的时间段内,到点就马上行动,不拖延。

把碎片化时间进行详细分类,遇到某一类的碎片时间,下意识反应就去做对应的事情,不再无聊发呆、浪费大好时光。

学以致用:只要看到书中有好的方法和技巧,结合自己的实际看可以怎么做,立刻行动。

对时间的规划安排,稍微留的充足一些。保证在规定时间内完成目标,完成后用剩余时间奖励自己去娱乐玩儿游戏等。

预留充足的时间也可以应对事前对复杂性预估不足的情况,用较多的时间去从容完成。完成之后检视自己的成果!

刻意培养对时间的敏感度,把这种敏感度精确到以十五分钟或半小时为单位,做事情的时候全身心投入,不需要特意用番茄钟来提醒,也不用一天多次打开手机看时间,仅凭对时间的敏感度就能很好的把控自己的时间。


03.目标管理(任务管理)


合理规划,踏实行动

原则:目标明确,行动果断,要事优先,定期检视


格雷戈·麦基沃恩在《精要主义》一书中阐述的核心主张:

只做最重要的事,做“更少”,但能做“更好。”

精要主义告诉我们,在各种繁杂的事情当中,要寻找最重要的事情,把核心的精力用在最重要的事情上。

如何做到“高效执行”?

三个注意事项:

1.设置缓冲带:多预留50%的时间,应对突发情况。

2.找短板:解决短板的问题,就能够让整个系统提高效率。

3.警惕完美主义:完成比完美重要。

《高效能人士的7个习惯》作者史蒂芬·柯维说:“头等大事,就是把它当做最重要的事。”

管理学大师彼得·德鲁克说:“因为说不,人们会变得高效。”

明确自己要做什么,需要什么准备工作,需要什么资源,何时完成。

把大的目标细化,颗粒度尽量小,标准是小目标能够独立完成和验证。

这些细化后的小目标,其实就是我们要去执行的一个一个的任务。所以完成小目标的过程,就是任务管理的过程。

对目标或问题的分解,可以参考经典的分析事物的5W2H模式:

5W2H:人事时地因法钱


参考上述原则并结合实际场景:

把想要完成的目标或待解决的问题,细化成一个一个小的任务。再把完成这些任务的行动,刻意培养成自己的习惯动作,再把这些已经培养出来的小习惯当作火种,去慢慢覆盖原有的习惯。

这样好习惯就会越来越多,再把这些习惯像呼吸和吃饭一样融入生活当中。

下图是我用滴答清单App进行每日任务管理的截图,供大家参考:

滴答清单做每日任务管理

如写文章时,对总体思路进行梳理,每一章的文字,图片素材安排具体实施的时间,保证实施时单线程运行,不被其他事务打扰保持心流状态,全心全意完成任务。

完成后给自己适当的奖励,满足自己内心对成就感渴求。


04.自我管理:持续自我更新


行动管理和目标管理做好之后,更高一级就是现在很多人推崇的自我管理。

把自己当作计算机系统一样,定期的进行自我更新,持续去补充自己的知识、提升自己的能力,这样才能在竞争激烈的未来社会拥有不可取代的核心竞争力。

自我管理的终极状态:目标清晰,行动果断,生活有质量,工作高效率!


自我管理的终极状态


05.写在最后的话


以上内容是根据个人情况展开的论述,具体操作时肯定会因人而异,大家可以根据实际情况去培养适合自己的好习惯,从而提高学习和工作效率。

总的来说,时间管理的本质是利用单位时间去完成更多有价值的事务。

不论哪一种时间管理的工具和理念,核心都是提高生活质量,提高工作、学习效率。

我们要时刻牢记核心,及时调整和优化自己的行为,日积月累,必有所得。

有句话经常说:脑袋里想象了千条路,不能睡醒还是走老路!

Keep Learnig,Be Outstanding !

最后用陆游的诗句与大家共勉:

纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行!


--End

温馨提示:

如果您对文中出现的记录方法、记录模板、高效工具感兴趣,欢迎简信交流或索取,寒武纪一定知无不言,言无不尽哈!


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