商务写作的时候，可以遵循四个步骤
1、主题鲜明。在文章的开始，我们需要把之前提炼出来的主题摆出来。主题要满足三个条件：1）预期：主题要跟接下来的信息高度相关，符合读者的预期。2）适度：主题为了吸引人，可以铺垫，但不宜过长，应该在开始的时候摆出来。3）避免没有思想的主题。
2、完善提纲。确定主题之后就应该按照写作大纲，阐述论点和论据来支持主题、完善大纲。
3、承上启下，注意结构与结构之间，段落与段落之间的过渡。1）良好的过渡能让读者知道结构的各个类别之间的关系，从而能够更好地跟着作者的思路思考。2）过渡相当于引出了下一部分的子主题，能够给读者一个预期，便于接受。3）可以使用不断制造疑问、进行回答的方法，更加吸引人。
4、结尾升华。一篇商务文章的结尾，在大多数场景下，结尾应该让读者感觉有一种采取行动的需求和愿望，因为大多数商务文章是为了说服受众。结尾升华一般有三种方法：阐明建议，阐明下一步计划，以及展望未来（描绘一个场景）。
关于修改文章
1、要检查主题和子主题是否明确。
2、检查文字的整体思路，也就是提纲，检查支持主题的子主题是否充分，结构是否合理。
3、检查文章的内容是否详实，也就是检查支持论据是否具体。
4、检查语言表述是否得体，检查你的传达目的是否能达到，语言是否尽量口语化了，有没有读者可能不清楚的概念，特别是一些术语，需要添加附注、附录或是附件等。
5、检查基本的语法、标点符合、词语有没有错误。
