易效能第3个锦囊【排程】发言稿

一、导言

来自英国的小伙伴,大家晚上好!今天了,先用英语跟大家打个招呼!

Hello,my dear friends,welcome to zoom for 198,today I hope all of you will have a meaningful night!Thank you for your listening!

我的自我介绍就是下图。

琳琳

二、故事

废话不多说,我就开始进入正题了。

康德会在每天下午3点半的时候,定时出来散步,时间久了,邻居们纷纷以此来校对时间,而教堂的钟声也会在此时响起。这个习惯,康德保持了一辈子,唯一的一次例外,康德没有准时出来。这使得他的邻居们纷纷怀疑教堂的钟声响错了,自己家里的钟表坏了,而康德这一生唯一的一次例外,就是因为他被卢梭的《爱弥儿》深深的吸引打动,为了一口气看完,忘记了每天的定时散步。

听完了这个故事,我们可以明显感觉到他已经成为了时间的代名词,那么康德是如何做到的了让大家都向他看齐的了,理由是他的排程做的非常好!


三、互动环节

1、什么是行动三角形?


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Q:那么如何做到了?!

A:那么我们就需要学习易效能行动三角形中的排程。易效能时间管理LOGO的这两个三角型高度概括了其核心,高空的愿景系统,落地的行动系统。排程在行动三角型里是非常重要的,是行动三角型的核心。

Q:对了,我在这里想问下大家行动三角形是哪三个?请知道的小伙伴主动上麦或者直接文字输入。

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A:对,就是记录-排程-执行

Q:大家还记得上次上周杨倩教练给大家讲的记录吗?

Q:有知道收集意义的小伙伴请直接上来大声说出来,好吗?

A:记录的意义在于是大脑是cpu,而不是硬盘,收集可以将所有的事件从大脑中清空,以使我们的大脑不再被事件消耗能量与精力,而能使用它的cpu能力进行分析、总结、处理事件。

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那么经过了第一个环节“记录”之后,收件箱当中就有了很多的事件等待我们去处理,这个时候不能马上行动。让我们倒吸一口冷气,拳头握紧,倒数5、4、3、2、1。做什么🤔了?

此时要做的就是进行“排程”,因为只有通过“排程”,我们才能分清“轻重缓急”,做到“心里有数、处理有序”。


2、什么是排程?


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Q:别急,知道了收集完的下一个动作是“排程”后,我来问下大家,什么是排程?

A:伙伴们可以直接上麦或者文字打在公屏上?

A:好的,根据百度百科的定义,排程是将任务分配至资源的过程,在计算机或生产处理中尤为重要。

排程首要面对的就是效率问题。以数学而言,排班问题通常就是最佳化问题。以航空公司为例,使用机场每个登机口皆需计时付费,「分配登机口」就是一项任务,而「登机口」就是可供利用的资源,若将登机口使用数量及时间压到最低,亦即能节省最多的成本。

将排班多元程式规划系统的主要目的,是随时保有一个行程在执行,藉以提高cpu使用率。事实上,行程就是一种任务,可利用的资源即是cpu。若能最有效率完成运算,对使用者而言就不必久候。

刚说了一大堆都不是人话哈,那么我们简单来说,排程是什么了。就是将我们的任务分配到时间的过程,那么将每项任务的时间压到最低,完成的又快又好,提高效率,这就是排程的好处。


四、如何排程?

原则1:要事第一

分清轻重缓急

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方法1:易效能三问来进行筛选

—我要不要做

—我要的结果是什么?

—下一步行动是什么?

这样下来,清空收件箱就不是问题。


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原则2: 4D的原则

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让收件箱里的事情到它该去的地方

通过删除,委托,推迟,要做的,把原来的“杂事”进行整理归类

第一个D delete 删除的标准是既不重要又不紧急的事情,不做它对你的人生并没有什么影响,那么对于这类事情我们可以直接删除掉,比如闲聊、玩游戏、刷微信、逛淘宝。

删除完不做的事情来到了第二个D,delegate,只要能委托,就尽量委托他人处理为自己腾出时间;其实很多事情都不必自己来做,除了结婚生孩子这样的事情委托不了,其实大部分事情都是可以委托的。

委托不了的事情来到了第三个D,delay 推迟,在推迟之前,我们需要先做一个动作,判断它是否超过2分钟,如果小于2分钟,立马就去做。 我们推迟重要不紧急的事情,可以将它们放到“将来也许”。

最后一个D,do,最后剩下需要自己亲自做的事情就亲自做了。基本上这样的事件都是两周内的紧急事件,难么我们应该怎么做了?

1、需要放在日历中的事件就是有固定日程(日期、时间)的事情,直接放在日历就好。这样的事情注意两个原则:


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①严谨少量:日程事件往往与多人相关的,具有相当的严谨性,确定好时间地点后轻易不能修改或取消,一定不能安排得过多。一旦发生意外就会产生多米诺骨牌效应,一个赶不上,后面就会影响一大片。

②远粗近细。近期要做的事情,例如2周内的事务,要记录准确精细,精确到具体的时间。远期的事情,例如3个月后要去旅行,我们安排大概日期哪天到哪天,早一天晚一点没关系,还可以更改,但一定要先写上。

2、没有固定日程的放到清单当中。

放到清单的事情相对有弹性,可以根据自己的需要设置截止期限或者不设置截止期限。为了提高处理事件效率,我们要对事件进行情境管理,即综合时间、空间、精力等维度,对处理事情的情境进行分类,方便自己在合适的情境下批量处理事情(如外出清单、电脑清单、办公室清单、购物清单、电话清单等)。

3、高空(青蛙是从天上来)


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每天要挑出难度最大的事情(三只青蛙),预留出高精力的时间优先处理,具体的处理方法可以通过番茄工作法。


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五、排程工具

1、苹果系统

苹果自带的“日历”或下载“Calendars 5”来管理;

清单用OmniFocus(简介)

OmniFocus把高空愿景和行动进行了链接落地,是一款非常强大的工具。也是易效能时间管理的核心工具。所有的事件不仅有各种情境的分类,还有纵向上不同视角的维度(日,周,月,年)

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2、安卓系统用“Sol日历”和“奇妙清单”、“滴答清单”。

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安卓手机使用icloud同步共享日历的办法

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六、定期整理检视

收集、排程、行动是个动态的过程,我们需要定期整理检视,才能保证这个系统是最新最正确的。这样才能对我们的日常具有指导意义。

七、现场演示环节

时间还剩5分钟,有问题的小伙伴可以打6,我们现场解决你的问题。操作大家可以看我的手机屏幕。

问题1……

问题2……

八、结束语

感谢大家的聆听,我是你们的琳琳,就在咱们班级群里,有问题可以找我,有的时候因为时差,没办法及时回复,但我保证一定会回复您的!

另外这周大家打卡已经第21天啦!打卡合格的小伙伴现在就可以选修印象笔记、of、日历啦!

应主教练奶爸的要求,我们即将为大家建立班级资料库,希望组长尽快把账号收集到秘书长那里,让大家开始用起印象笔记,看看印象笔记作为资料库的大用处!

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