12.5 有效控制工作的原则和基本要求
有效控制工作原则
为了保证对组织工作进行有效的控制，管理者必须遵循以下基本原则：
1．目标明确原则
控制的目的就是要保证组织目标的实现；换句话说，控制工作必须围绕既定的组织目标及为达成目标而制定的计划展开。管理者需要从整个计划和所有目标中挑选关键的指标，作为控制标准，并依据控制标准对实际工作绩效进行衡量，以判断执行过程是否出现偏差。
2．控制关键点原则
管理者的精力及其可以利用的资源都是有限的，因此，有效的控制要求管理者将主要精力放在最为重要的事项、活动或环节上。因为，关键点在很大程度上决定着整个计划的成败，关键点工作的顺利开展将为组织目标的实现奠定坚实的基础；另一方面，由于控制点减少了，管理者可以集中利用资源进行更有效的控制，提高控制工作的有效性。 根据关键点原则，管理者需要从实际出发，因地制宜地找出和确定最能反映或体现其所管辖单位工作成果的关键性因素，对之加以严密控制。有的放矢,可以收到事半功倍的效果。 抓关键点的同时，管理者还必须重视例外情况。由于缺乏准备，例外情况的出现往往让管理者感到措手不及，造成很大的影响。因此，管理者应集中精力迅速处理例外事件。
3．及时性原则
高效率的控制系统应能够迅速发现问题并及时采取有针对性的纠偏措施。控制的及时性原则，一方面要求管理者能及时准确地获取控制所需要的信息，避免事过境迁，使控制失去应有的效果；另一方面，管理者要能够预见可能发生的内外部环境变化，使采取的措施与变化着的环境相适应，即纠偏措施的安排应具有一定的预见性。从及时性原则看，控制信息的及时性非常重要。如果信息的收集和传递不及时，信息处理时间又太长，偏差便得不到及时矫正。
4．灵活性原则
尽管人们努力探索未来，预测事物发展趋势，但未来的不可预见性始终是客观存在的。我们努力追求预测的准确性，但不准确性总会发生。如果控制不具有弹性，则执行时不免会造成被动。
为了提高控制的有效性，应使控制系统具有一定的灵活性。灵活性原则要求制定多种应付变化的预案且留有一定的后备力量，并采取多种灵活的控制方式和控制方法来达到控制的目的。
5．经济性原则
控制是一项需要投入的管理活动，其耗费之大正是某些问题应予控制但没有加以控制的主要原因之一。控制工作的开展必须考虑其经济性，要把控制所需的费用与控制所产生的效果进行经济上的比较，只有当有利可图时才实施控制。
控制的经济性原则，一方面要求应有选择地实施控制，全面周密的控制不仅是不可能的往往也是不经济的。要因地制宜地选择关键点进行控制，控制点太多会不经济，控制点太少则会失去控制。另一方面，要努力降低控制的各种耗费而提高控制效果，不断改进控制方法和手段，以最少的投入查出偏差并采取有针对性的纠偏措施。花费少且效率高的控制系统才是有效的控制系统。
实施有效控制的基本要求
1．控制工作要具有全局观念
控制工作应当着眼于组织发展的整体需要，即从组织发展的全局出发，有计划、有步骤地开展。因此，在各个部门及其成员在为实现其个别的或局部的目标而努力的同时，一定要兼顾到组织全局的目标，切忌因局部目标而忽视全局的发展。
2．控制工作要同计划和组织相适应
管理的各项职能相互关联、相互制约。控制系统和控制方法的设计和选择应当与计划和组织的特点相适应。不同的计划具有不同的特点，因而控制所需的信息也各不相同。例如，对成本计划的控制信息主要是各部门或各环节发生的成本费用；对产品销售计划的控制，则需要收集有关产品的品种、规格、数量、交货期、销售网点等方面的信息。
同样，控制还应反映组织结构的类型和特征。有效的控制需要通过健全的组织结构予以保证，否则，只能是空谈。健全的组织结构有两方面的含义：一是要在组织中将反映实际情况和工作状态的信息迅速地上传下达，保证联络渠道的通畅；二是要做到职责明确，使组织中的各个部门、岗位和人员都能切实担负起自己的职责。否则，偏差一旦出现就难以及时纠正，控制也就不可能实现。
3．控制工作应确立客观标准
管理工作难免有许多主观因素掺杂其中，但是对下属工作绩效的评价，不应仅凭主观来判断。在需要凭主观来控制的地方，管理者的个性往往会影响对实际工作情况的准确判断。 但是，如果能够定期地检查并完善过去所拟定的控制标准和衡量绩效的方法，那么，人们客观地去控制计划的执行过程也就不会很难了。有效的控制需要有客观的、准确的和适当的标准。
4．控制工作要切合管理者的个人情况
控制系统和控制信息是为了协助每个管理者行使其控制职能，如果所建立的控制系统不能被管理者所理解、信任和使用，那么它就没有多大的用处了。因此，组织建立的控制系统必须符合每个管理者的情况及其个性，为管理者所理解、信任并自觉地使用。例如，不同的人喜欢采用的信息形式是不同的：统计师和会计师喜欢用复杂的表格形式，工程技术人员喜欢用数据或图表形式，等等。对于管理者来说，由于知识水平有限，不可能样样精通。因此，提供的信息时要能够为他们理解和接受。同时，控制技术也是如此。组织提供的控制技术应尽可能符合他们的偏好。
5．控制系统要与组织文化匹配
为了确保控制的有效性，任何控制系统或方法都必须适合组织文化。例如，在高等院校中，学术自由是基本的组织文化，学术自由也应是学校对教学、科研等工作进行控制的基本原则。其实，工作性质和工作技能决定了大学教师必然享有较大的自主管理和参与管理权。如果大学采用非常严格的控制系统，如由学校单方面规定教材、为教师指定研究方向、统一设计考卷考题等，其结果将大大违反教师意愿进而导致教学科研水平的降低。
