背景：日常工作中虽然会写邮件，不知道邮件能否真正传递到自己想传递的信息、达到想达到的目的。
目标：本次pm基础课讲的是邮件礼仪，希望通过这次课程学习&不断实践练习，能通过邮件传递最有效的信息给正确的人。
目的：写下本篇课后笔记，供以后在写邮件过程中参考，辅助练习，保证每一封邮件都是按照正确的邮件礼仪写成。
【写邮件的目的是什么？】
工作邮件是简单且重要的事项沟通。
- 确认邮件 → 存证据 eg：重要工作的安排和结论（邮件备忘、提醒参与者）；复杂项目的纪要（先开会，通过邮件周知会议记录）
- 需求邮件 → 给细节
- 反馈邮件 → 拿反映
- 通知邮件 → 广播站 eg：项目阶段性进展（提升曝光率）
对pm来说，邮件和沟通一样重要，甚至更加重要。邮件撰写能力和pm的靠谱程度成正比。
个人理解，邮件包含文字表达能力&文字沟通能力，写一封传递准确信息的邮件能够体现pm的多种素质。
【邮件书写技巧】
一、基础技巧
1.1 基础技巧-邮件格式
一封邮件每个位置该填什么内容？这部分将依次说明。
1.1.1 收件人、抄送、密送
- 收件人：和邮件内容直接相关的人
- 抄送：和邮件收件人&内容均有一定关系的人，比如收件人的leader等
- 密送：不希望收件人知道其他收件人有谁的时候，使用密送发送 eg：给甲方群发通知邮件；hr通知需要员工各自保密的内容
p.s.善于使用邮件组。
1.1.2 主题
- 主旨清晰，一目了然 eg：xx工具上线说明邮件
- 适当分类，简洁高效 eg：【上线通知】xx工具上线说明邮件
1.1.3附件
- 附件命名：附件标题简洁明了，便于收件人直接保存
- 附件说明：在正文中说明附件的数目、格式、内容概要
- 注意事项：如果正文写了有附件，一定记得把附件放进去！
1.1.4签名
- 介绍自己的身份和联系方式
- 收件人快速知道邮件来源和业务线
- 表达专业素养和职业信息
eg：用个人电脑伪造一个
1.2 基础技巧-写邮件有顺序
正确顺序：附件👉正文👉标题👉收件人
先放附件，避免发送后才发现没加附件
再写正文，根据正文再总结出标题
最后放收件人，避免在写邮件过程中误触发送，造成尴尬的局面
二、内容进阶
2.1 内容进阶-倒金字塔叙事（大纲）
- who - 制定owner，即邮件的抬头 eg. Hi xx组的伙伴们~
- what - 清晰描述需求or要求
- when - 明确期限，精确到年月日
- why - 强调重要性
- how - 尽可能明确操作方法
2.2内容进阶-提炼和归纳（扩展what，填充内容）
- 结论：精炼的总结
eg：
【今日重要进展】balabala……
- 详述：展开细节
eg：
【目前主要风险】balabala……
【运营侧todo】aaa……
【产品侧todo】bbb……
【开发侧todo】ccc……
- 注意事项：
- 邮件每段顶头写，不需要首行缩进。开头空两格是书面表达的习惯。
- 内容编号成体系，便于阅读人知道最细的颗粒度在哪里。（使用邮件自带的编号方式）
- 内容说完后有结束语，例如：以上为全部会议纪要，请各位了解，有问题随时联系。”
- 工作邮件少使用感叹号。
- 文字表述不要口语化，精炼清晰。
- （自己加的）图表说明优于文字说明。
建议延伸阅读：麦肯锡的MECE法则（属于结构思考力中的一条，附上之前上过的结构思考力课程笔记）
三、沟通礼仪
什么样的邮件沟通效果是更好的？邮件内容顺利传达到了，同时让对方心里有应当得到的舒适感。
为了达到这一效果，邮件沟通中也应当注意表达方式。
3.1 沟通礼仪-换位思考
- 沟通的目的是什么？更好的沟通是什么？ —— 事情可以搞定，关系也更好了。
- 技巧1：用对方的语言和思考方式。
- 技巧2：像和恋人说话一样沟通。
个人理解，在文字表达的修炼这颗技能树上，可学习的东西还有很多，在本次课程中没有展开，需要自己探索。
3.2 沟通礼仪-抄送和回复
3.2.1 关于抄送
- 加入更多收件人时，要周知新老收件人
eg：
+xxx知晓~
- 每个收件人都要和邮件内容有关，不加入无关的人
- 涉及讨论的内容先在线下搞定，通过邮件进行确认
3.2.2 关于回复
- 重要事件及时简要回复
- 无法立刻答复时，给出反馈时间
- 不要来回的回复同一封邮件
【邮件管理技巧】
-
定时查看
不必经常查看，打碎我们工作的整块时间。可以在做完一整块工作后查看一次邮件。 -
分组规则制定
使用分类文件夹进行归类，方便关注和自己相关的邮件，过滤无关邮件。比如“直接发给我的”，“来自xxx的”…… -
定期自动归档
这一功能主要是为了将工作邮件归档存起来。因为工作性质原因，应用邮件不频繁，可以动态关注邮件使用情况，等对邮件依赖增强以后启动。 -
学会使用标记
这一功能的作用是为了便于分类查看不同阶段/进程等的邮件。同上，待后启动。
个人理解，邮件管理技巧的使用要看个人诉求，根据需要进行规划。比如标记，定义分类的标签内容这一步就需要根据个人需求来定，直接套用其他人的标签会给自己带来困扰。
