和律师沟通,使用什么姿势,才你好我也好?这里有一份Tips请收下(合同篇)

如果律师开吐槽大会,话题榜前三名当中肯定有吐槽自己的客户和当事人(此处省略一万字)。

反过来,如果要给律师的客户体验满意度打分,平均分在服务业中的排名估计也不会高(此处同样省略一万字)。

但是,对于以信任和托付为特点的法律服务来说,如果没有高效的互动和心领神会的默契,怎么可能达到宇宙间的大和谐呢?

从供应端来说,如何理解客户的需求,如何和客户沟通,是好的律师团队必不可少的内训课程。

从需求端来说,如果你需要法律服务,首先当然是要选对律师、选好律师;在你选定之后,怎么沟通就很重要了。

这里的沟通,不是要说什么好听的,而是如何减少沟通成本,清晰、具体、准确地把你的需求传递给律师。

那么,how?

我们团队有时候会给我们的常年客户一份《法律事务工作沟通指引》,以便减少磨合过程,提高沟通效率,从而提供更高效、专业、优质的法律服务。

本文从中摘取一部分实用的Tips(这次放出的是合同篇),并加上注解,供各位参考,希望大家都能掌握到舒服、合适的姿势。

01、尽量使用文字表述 

不要只是打电话,尽量给出文字信息。律师不是什么时候都方便接电话,也不是什么时候都方便做文字记录,所有信息都在电话里说,容易出现偏差或遗漏。尤其是,如果这个工作不是由接电话的合伙人或者对接人直接承办,还要再交给其他律师去做,就进一步加大了出现信息偏差的概率。

而且,用文字写出来的过程,其实也是一个整理思路的过程,可以帮助你梳理清楚,自己想要实现什么,需要做什么,背景是什么,最终得出一个结构化的框架来。相反,直接拎起电话就打,往往东一句西一句的,效率会低很多。

当然,如果事情真的比较敏感,或者涉及到的问题比较微妙,那还是先打电话吧。如果吃不准的地方比较多,最好是面谈。

02、讲清楚情况 

发邮件或者发消息的时候,不要只是丢一个文件过来,还要提供必要的交易背景和情况说明。包括但不限于:

(1)交易的背景和主要诉求,或者希望达成的主要目标;

看医生的时候,不要直接说你要开什么药,而要告诉医生你现在的症状,因为你想开的药可能是不对症的。找律师的时候,不要笼统地说,给我一个什么什么合同的范本,而要告诉律师这次是想要办什么事儿、和谁办、目前进展如何、是否有碰到什么障碍等等,因为合同只是实现诉求和目标的手段,但是你凭朴素的直觉选择的措施和路径不一定总是正确和恰当的。

(2)交易的操作方式、时间节点、具体安排;

不要简单地说,给我一份投资协议。投资与被投的主体分别是谁?具体怎么投资?股权还是债权还是明股实债?公司还是合伙?新设还是入股?转让还是增资?有没有交割条件?要不要参与公司治理?要不要指派董事?需不需要一票否决权?有没有退出机制?要不要对赌?是否涉及税务筹划?等等。如果你没办法让律师一开始就参与你的投前尽职调查或者商业谈判,又不先把这许多问题都搞清楚,那只能是糊涂始,糊涂终,从头到尾一本糊涂账,也不可能指望律师交出一份称心如意的成果。

(3)与对方已经就哪些商务条款达成了一致;

对于这些条款中的交易条件,双方已经达成了一致的,律师可以无需修改,仅需对表述的精确性进行优化。一是避免无用功,二是减少无效沟通,三是避免制造矛盾。

(4)与对方在哪些商务条款上存在分歧,以及希望使用的交易方式/条件是什么;

对于这些条款,律师将根据需求,或者进行全面修改,或者从内容、表述、逻辑性等方面着重修改,并提出相应建议。

(5)对方是否处于强势地位,可以接受何种程度的修改;

基于双方的交易地位、强弱势情况以及过往的合作情况,我们有时候需要对协议进行大量修改,有时候可以只着重修改核心条款,有时候则仅进行风险提示。否则,不仅是涉及到工作量的浪费和重复劳动的问题,更有可能影响谈判气氛,干扰谈判进程,甚至危及成交。

(6)若提交审阅的合同是对方修改后的反馈版本,请告知哪些修改是可以接受的;

对于可以接受的条款,除非存在重大不利,否则律师仅进行风险提示并对表述进行修改。

(7)如果合同文本中没有反映出你是哪一方,请说明你是甲方还是乙方;

这一点看起来似乎没有必要提,但实际上经常发生。立场不同,方案不同,这一点务必不要忽略。

(8)若存在已准备完毕的附件,请将附件随合同一并提供。

很多时候,附件才是具体履约的标准和守则,也往往是发生争议时的胜负手。千万不要看到名字是附件,就掉以轻心,甚至不交给律师审核了。

03、注意预留时间 

不要等到最后一刻才来找律师看文件,也不要文件给出来之后就不停地问进度,因为合同审查真的不是“看一眼”这么简单,律师也没办法随时待命只为您一家服务。据我们了解,对于一般的日常合同,大部分律师的反馈时间大约在72小时左右。为了保障质量,一定要注意预留时间。

有时间要求的工作,最好在发送文件的同时告知相应的时间节点,而不要在最后时刻才突然着急起来开始催。如果真的事情紧急,可以事先说明,或者电话沟通一下,以便协调安排。

04、注意交易活动和交易文件的匹配 

常常会有这样一种情况,文件和执行两张皮,写归写,做归做,文件写好之后就扔到档案柜里去了,实际执行的时候还是拍脑袋,非要等到要打官司了,才来翻翻当初是怎么约定的。这种打法都是典型的前功尽弃、自毁长城。

合同签完,要对合同中的重要执行节点设置提醒,及时跟进,对于一个公司来说,这还涉及业务部门、财务部门等的合作。所以,就算是个高度保密的合同,也请把需要执行的各条款告知负责执行的部门。

另外,在相关的专项服务进行期间,要尽量避免进行可能影响到相关交易目的的活动(例如股权结构及重大人事变更等)。如果确实有需要的,也一定要事先与律师沟通。以及,很多交易文件中还会设置过渡期条款,不要因为忽略了过渡期义务,反而导致严重的违约责任。

05、集中沟通,事先预约 

(1)除非掐表计时付费,否则建议把问题集中起来,尽量一次性沟通解决,不要同样的问题反反复复;

(2)除非事情确实紧急,否则建议事先预约,不要随时提起电话就直接连环夺命call过去。

毕竟,时间就是生命,而律师出售的其实也就是自己的时间。尊重律师的时间,就是对律师最大的尊重,就是为律师创造良好的沟通氛围,律师也会更高效和贴心地为你提供服务。

06、不要忽视格式 

(1)请尽量提供word版本合同,请务必使用修订格式,一是方便工作,二是方便交易各方都能够直观地看出修改痕迹,以免徒增不必要的工作量,更徒增不必要的无名火;

(2)多次往返的合同,对于没有异议的修订痕迹,要注意吸收。否则改到最后,修订痕迹多到没法儿看,伤眼睛,伤颈椎,也伤腰;

(3)非常重要的一点,律师写的批注,很多是专门写给你看的,是提醒你注意,不仅有意见,还有很多不足为外人道的考虑、建议和方法。对于律师专门写给你的批注,一定要阅后即焚,千万不要傻乎乎地就这么直接发出去了。

07、能用范本就用范本 

如果根据业务情况,需要签订大量类似合同的,建议请律师起草范本,以便统一使用,一是避免就同类问题反复修改,二是便于合同管理、业务管理、以及风险管控。

或者,如果你对合同应该包含什么内容都是不清楚的,也可以请律师起草范本,这是你知道一个完整的合同应该长什么样的最便捷和可靠的方式。

还有,如果已经有范本了,请尽量使用范本。不要笑,明明有范本,却要从网上随便下载一个来用,这种情况真的不少见。

08、最重要的是,不要嫌烦 

说起来好笑,虽然请了律师,但很多人还是会嫌律师麻烦。要这要那的,问这问那的,滴滴答答的。

在谈合同这件事情上,做业务的人,往往不喜欢律师,觉得碍事儿:我们现在氛围这么好,谈得这么顺,其乐融融,你非要跑出来问:闹掰了怎么办啊,做不到怎么追究责任啊,这不是煞风景吗?我们都说好了凡事友好协商,你非要现在就讲清楚到底是谁说了算,这不是破坏气氛吗?洞房花烛夜,两个人正你侬我侬,你非要杀出来问,你们离婚的时候怎么分财产,怎么想的?搞得我们婚都结不成了,你就高兴了?四个字,交易杀手。委婉一点的,也会说,你们律师是不是把事情搞得太复杂了?可不可以简单点?可不可以不要那么啰嗦?

没错,“签约先谈违约,结婚先想离婚”,就是我们了。但是,我们为什么要这样呢?难道我们都是受迫害妄想症吗?

关于这件事情,我在2019年9月28日华为Digix talk分享会的演讲《什么叫做像律师一样思考?为什么要像律师一样思考?》里阐述得很清楚了。这个演讲将于2020年4月24日在“华为视频”和“滔客说”播出,欢迎大家届时观看。

在这里,我只想强调一个概念,就是:做生意,签合同,基本原则:有约定,从约定;无约定,从法定。任何事情,首先是看你们的约定。你们的合同,就是你们双方之间的法律。签约先谈违约,结婚先想离婚,不是因为我们悲观,而是因为我们是在做规划,是在做立法。我们要把后面走的路都一点一点地规划好,一条一条地设计好。我们是在为火车铺设轨道,希望大家合作的列车能开得更好、更安全、更稳固、更长久;如果不能一直开到底,那也不要紧,不用跳车,更不用把车炸掉,循着安排好的合同设计,至少也能临时停车、安全下车。

我们经常形容成熟健全的法律体系,可以从胚胎管到坟墓。其实好的律师,更像一名交易设计师,他让你不用摸着石头过河,他帮你规划路线图,逢山开路,遇水搭桥,拉着你的手,带你走过流沙河;好的合同,就像一本说明书,不仅有责任,更有操作,不仅完整,而且可执行,这个交易应该怎么做,不用问别人,不用事到临头了现商量、打乱仗,打开合同,就可以按图索骥,一条一条照着做就行了。

所以,你觉得我们条条框框太多,其实,我们是在为交易立法;你觉得我们强调规范只是为了照章办事,其实,我们是在立足长远,立足全局,通盘考虑。这是成年人的事业,这建立在懂交易、懂人性的基础上。

和律师沟通,应该使用什么姿势?Tips有很多,但最重要的一点是,不要轻视,不要嫌烦。要这要那,问这问那,是负责任的表现。给东西要给完整,讲事情要讲实在,大家互相理解,通力合作,才能皆大欢喜,共赴宇宙间的大和谐。

其实,这篇文章不是吐槽,而是为了让大家从另一个角度了解律师的工作,理解律师审查合同的流程和关注点。毕竟,好的沟通首先建立在互相理解的基础上。各位有什么要补充的,欢迎补充。

最后,做个小调查 

如果你是律师,最让你感到烦恼的客户是哪种?

如果你是客户,最让你感到困扰的律师是哪种?

咱们评论区见。

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